35. Правила распределения рабочего времени

Известны следующие правила распределения рабочего времени:

- правило 80/20;

- выделение времени для ожидаемого качества решения;

- распределение приоритетов дел;

- составление списка основных задач на неделю;

- ежедневная фиксация необходимой информации;

- выделение времена на размышление;

- определение эффективности использования времени;

- освоение техники быстрого чтения;

- классификация времени.

36. Правило 80/20 распределения времени

Чтобы сделать работу получше, Вам потребуется больше времени. Однако могут пострадать другие дела. Существует правило – «правило 80/20». Вы выполняете 80% ваших задач за 20% времени, а на выполнение остальных 20% задач уйдет 80% времени.

Беритесь за важнейшие и срочные дела, так как 80% времени отнимают маловажные дела.

37. Выделение времени для ожидаемого качества решения

Когда следует выполнить работу всегда надо решить для себя, каким будет ее удовлетворительное решение. В зависимости от качества ожидаемого решения выделяется соответствующее время.

Например, «к понедельнику можно принять хорошее решение», хотя к среде можно было бы сделать еще лучше, но будут затрачены дополнительные ресурсы, которые удорожат решение, а самое главное может снизиться актуальность в принятии решения, так как «ложка дорога к обеду».

38. Распределение приоритетов дел

Есть дела, которые должны быть сделаны сегодня, следует сделать сегодня и которые можно сделать после них.

Есть существенная разница между важной и неотложной работой.

Например, Вам необходимо предоставить отчет за полугодие. Он займет весь день. И все-таки кому-то необходимо всего 10 минут, чтобы Вы взглянули на окончательный вариант документа, чтобы отдать его печатать.

Следует выделить эти 10 минут для решения неотложного вопроса, прежде чем Вы начнете заниматься своим отчетом. Можно сделать 1-2 коротких телефонных звонка по текущим вопросам.

39. Составление списка основных задач на неделю

Составьте список основных задач на неделю и вероятных помех. В конце недели посмотрите, как Вы справились с ним.

40. Ежедневная фиксация необходимой информации

Вы должны контролировать свою работу и своих сотрудников. Записывайте необходимую информацию ежедневно, не рассчитывайте на свою память. Мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим и 10% того, что делаем.

При наличии большого количества оперативной информации, объем которой может превышает пропускную возможность обработки ее менеджером, часть документов теряется, по другим документам принимаются несвоевременные решения, то есть появляются проблемы в обработке информации. В этом случае рекомендуется создать базу данных, обычно с использованием Ехсеl.

База данных может иметь такую структуру: каталог всех документов и отчетов с указанием места расположения cпомощью гиперссылок (Ехсеl) и хранилища всех документов, составленных вWordили Ехсеl. Практическая реализация такой базы данных показала ее высокую эффективность.

41. Выделение времена на размышление

Найдите время и подумайте о ближайших 6 месяцах и дальше. Выделите день для размышлений.