27. Правила проведения беседы.

Деловые беседы – наиболее частый вид общения в самых разных деловых ситуациях.

Для эффективности беседы следует соблюдать ряд условий:

1. Заранее четко определить цель беседы.

2. Подготовить план беседы, отвечающий ее целям (вопросы, варианты позиции собеседника).

3. Определить длительность беседы, согласовать ее с собеседником.

4. Выбрать место и время встречи.

5. Проявите вежливость, не опаздывайте.

6. Беседа должна быть целенаправленной.

7. Внимательно выслушивать собеседника, задавать иногда уточняющие вопросы.

8. Всегда важно поинтересоваться правильно ли вас поняли и правильно ли вы поняли собеседника.

9. Ход беседы нужно фиксировать.

10. При любом исходе беседы важно, чтобы у собеседника оставалось ощущение полезности контакта, возможности дальнейшего позитивного развития деловых отношений.

11. Делать критический разбор своего поведения после беседы.

28. Правила проведения совещания

Совещания и собрания представляют собой своеобразные формы развернутых бесед с большим числом участников.

Эффективность совещания зависит также соблюдения следующих правил:

- необходимо поставить четкую цель;

- продумать выступление, необходимую аргументацию;

- подготовить ответы на возможные вопросы и наглядные пособия;

- выбрать время и место, чтобы они устраивали большинство участников;

- подготовить ключевые доклады, докладчиков;

- подобрать опытного председателя;

- обеспечить целенаправленное проведение совещания;

- во время совещания фиксировать его ход;

- в конце совещания подвести итоги.

29. Правила проведения переговоров.

Организация переговоров предполагает решения:

- протокольных вопросов;

- проведение переговоров.

Решениепротокольных вопросоввключают следующие мероприятия:

- формирование делегации,

- определение места и времени проведения переговоров,

- подготовка необходимого помещения и размещения участников переговоров за столом.

Формирование делегации.

Формирование делегации предполагает определение ее количественного и персонального состава, а также назначение главы делегации. Руководством фирмы составляются списки сотрудников учреждения, допущенных к участию в переговорах и к ведению самих переговоров. Из этих лиц затем формируется делегация. При формировании делегации на двусторонних переговорах, как правило, исходят из примерного равенства их численного состава. Принцип равенства относится и к уровню представительства на переговорах.

Язык, на котором планируется проведение переговоров, определяется по договоренности сторон. Им может быть язык как одной из сторон, так и третьей стороны.

Определение места и времени проведения переговоров

Место и время встречи определяется по взаимной договоренности ее участников. При этом ни одна из сторон не должна навязывать другой стороне своего предложения о месте и времени встречи. Особенно это относится к инициатору встречи, который хотя и может ненавязчиво сообщить удобное для него время и место встречи, но окончательное решение по этому вопросу необходимо оставить за приглашенной стороной.

В случае изменения времени переговоров или персонала их на другие дни необходимо поставить об этом в известность всех участников переговоров.

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников или же нейтральная территория.

Предмет встречи желательно оговорить заранее, с тем чтобы стороны могли подготовиться, подобрать и изучить необходимые документы и т.д.

Подготовка необходимого помещения и размещение участников переговоров за столом

Встречи, особенно с официальными представителями, желательно проводить в специально подготовленных помещениях.

На столах не должно быть никаких лишних документов. На них могут лежать блокноты, карандаши, спички, сигареты, стоять пепельницы (если считается, что в данном помещении разрешается курить), бутылки с минеральной водой и фужеры (перевернутые – признак их неиспользованности). Кроме того, на столах могут стоять цветы в низких вазах. В зависимости от формы стола они располагаются или в центре стола или по его краям.

Встречающий делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе находится в этом помещении.

Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.

Рассадка за столом, за которым ведутся переговоры, должна быть произведена в соответствии с общепринятыми правилами и с учетом рангов и служебного положения участвующих лиц.

Существует несколько вариантов рассадка за столом переговоров. Главы делегаций могут сидеть во главе стола (переводчики находятся сбоку), а далее за столом располагаются остальные члены делегации по рангам.

Чаще используется другой вариант рассадки: главы делегаций сидят в центре стола, друг напротив друга, рядом с ними находятся переводчики и далее члены делегаций по рангам.

Если в переговорах участвуют три и более сторон, то они рассаживаются по алфавиту по часовой стрелке вокруг круглого или прямоугольного стола. Председательствуют по очереди по алфавиту или на первом заседании председательствует хозяин, а далее – по алфавиту.

Наконец, еще один вариант рассадки, когда вокруг стола сидят только главы делегаций, а за ними остальные члены делегаций. В данном случае используется стол в виде «бублика», поскольку участвует много сторон, и за обычный круглый стол усесться невозможно.

Форма стола, кроме протокольного, имеет еще психологическое значение. Круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом. Однако круглый стол снимает статусные различия между участниками переговоров или беседы, т.е. руководитель делегации и ее члены психологически оказываются на одном уровне. При рассадке за круглым столом важно в равной мере распределить рабочее пространство между участниками.

Квадратный стол может создавать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции. Он хорош для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от вас, скорее всего, будут более расположены к сотрудничеству с вами, чем сидящие слева. А сидящие напротив вас – настроены наиболее оппозиционно.

Прямоугольный стол чаще всего используется при ведении переговоров. Английский исследователь М. Аргайл считает, что размеры стола могут иметь очень большое значение. Чем больше стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками, т.е. тем легче выразить несогласие, сказать «нет».