3. Оформление данных

3. ОФОРМЛЕНИЕ ДАННЫХ

Следует иметь в виду, что фактические данные и их видимое отображение в Excel могут и не совпадать. Форматирование данных позволяет придать информации наглядный и удобный вид.

Проиллюстрируем возможности форматирования на числе 5267,468. Прежде всего, мы можем определить желаемое количество отображаемых целых и десятичных разрядов, например: 5267,468; 5267,46800; 5267,5; 005267,4680. Результаты применения некоторых других форматов изображены ниже.

526747%	процентный	5 267,47 р.	денежный
2.06.14 11:13	дата+время	5,2675	масштабирование
2.июн	дата	№ 5267	пользовательский
5267 1/2	дробь	Тел 000-52-67	пользовательский
5,27E+03	научный	+++++++5267	пользовательский

Как видим, результат может очень сильно отличаться от оригинала, но это все то же самое число.

Рис. 3.1-1

Средства оформления данных доступны через центральное (пункт Формат+Ячейки) или контекстное (пункт Формат ячеек) меню. В этом случае последует предъявление окна Формат ячеек, где можно получить доступ к полному управлению внешним видом таблицы. Здесь имеется (рис. 3.2-1) несколько вкладок управления шрифтами, обрамлением, заливкой, защитой данных, форматированием числовых данных, выравниванием содержимого ячеек. Ниже мы рассмотрим две последние. Действие остальных вполне очевидно. Кроме того, некоторые важнейшие средства оформления (кнопки) присутствуют в панели инструментов.

3.1. Выравнивание данных

Эти три кнопки (По левому краю, По центру, По правому краю) реализуют средства определения местоположения данных относительно границ клетки, и, как ясно из их названий, выравнивают содержимое клеток к левой границе, в центре и к правой границе. По умолчанию Excel числовые данные выравнивает к правой границе, а текстовые – к левой. Примеры перечисленных способов выравнивания приведены на рис. 3.1-2.

А	В	С
Рис. 3.1-2 Слово	Слово	Слово

Кнопка Объединить и поместить в центре осуществляет слияние предварительно выделенных смежных (по горизонтали или по вертикали) клеток рабочего листа. Если в таких клетках имеются данные, они центрируются в выделенной области. Это средство очень удобно для оформления заголовков таблиц.

Примеры действий по выравниванию приведены на рис. 3.1-3 (слева исходный вид, справа – новый). Здесь слова Май и Июнь прижаты к правой границе. Слиты клетки C1, D1 и А1, А2, А3, А4, а данные, находящиеся в них, отцентрированы. Надпись Отдел №8 повернута вертикально (средство поворота находится в меню Формат+Ячейки+Выравнивание+Ориента­ция). Здесь обратим внимание на разницу в результатах применения пиктограммы Объединить и поместить в центре и пунктом Вырав­нивание по центру выделения из меню Формат (точнее Формат+ Ячейки+вкладка Выравнивание+Выравнивание по горизонтали+по центру выделения). Последняя располагает данные в центре выделенной области, не объединяя ячейки таблицы. Это несколько удобнее, поскольку необъединенные ячейки проще перемещать и копировать. С другой стороны до этого средства долго добираться, а пиктограмма доступна сразу.

	A	B	C	D		A	B	C	D
1	Отдел №8	Ф.И.О.	Месяц			Отдел №8	Ф.И.О.	Месяц
2		Петров	Май	Июнь			Петров	Май	Июнь
3		Лукин	2000р	1800р			Лукин	2000р	1800р
4		Васин	1350р	600р			Васин	1350р	600р

_{Рис. 3.1-3}

Кнопки (Уменьшить/Увеличить отступ) управляют отступом данных в ячейке относительно ее границ. Следует сказать, что внесение для этой цели пробелов перед или после числовых данных, содержащихся в клетке, системой игнорируются. Применение указанных кнопок удобно при необходимости установить произвольное (а не центральное или прижатое к одной из границ) положение слова в объединенных ячейках таблицы. Одно нажатие на кнопку отступа влечет перемещение данных на один символ.

_{Рис. 3.1-5}

_{Рис. 3.1-4}

В случае, если возможностей кнопок недостаточно, можно обратиться к окну Формат ячеек (рис. 3.1-1), где сейчас на передний план выдвинута вкладка Выравнивание. В разделе окна Выравнивание по горизонтали открывается меню (рис. 3.1-4), дающее возможность управлять горизонтальным положением содержимого клеток. Некоторые из этих средств дублируются кнопками панели управления. Перечислим их.

по значению – это выравнивание действует по умолчанию. Текст прижимается к левой границе, числа – к правой, логические значения и сообщения об ошибках центрируются.

по левому краю – данные прижимаются к левой границе области. На панели инструментов этому действию соответствует кнопка .

Здесь же в полеотступ может быть указан отступ от левой границы на заданной число символов (до 15-ти). Кнопка .

по центру – данные центрируются в области. Кнопка .

по правому краю – данные прижимаются вправо. Кнопка .

с заполнением – данные, находящиеся в самой левой клетке выделенной области, будут повторены во всех ячейках этой области.

по ширине – разбивает содержимое ячейки на несколько строк и устанавливает промежутки между словами так, чтобы ширина строк соответствовала ширине ячейки.

по центру выделения – содержимое текущей клетки будет отцентрировано по ширине выделенной области (клетки не объединяются). Если установлен флаг объединение ячеек, выделенные клетки будут объединены в одну.

С помощью флагов в разделе Отображение можно уточнить способ выравнивания:

переносить по словам – текст, не умещающийся в ячейке будет автоматически размещаться в следующих строках внутри клетки.

автоподбор ширины – размер шрифта уменьшается таким образом, чтобы содержимое ячейки размещалось в ней целиком.

объединение ячеек – выделенные клетки объединяются в одну ( ).

В разделе окна Выравнивание по вертикали находятся инструменты (рис. 3.2-5) управления положением данных по вертикали. Их действие очевидно. В разделе Ориентация – средства поворота данных как с помощью мыши, так и прямым указанием угла поворота. Здесь же возможна вертикальная ориентация текста и без разворота (буква под буквой). Ориентация и выравнивание могут сочетаться желаемым образом.