8.6.Создание

серийных документов

Excel позволяет создавать только табличные отчеты. Очень часто, однако, требуется сформировать так называемые серийные документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми и другими данными, взятыми из таблиц (из баз данных).

	A	B	C	D	E	F
1	Сегодня:	09.09.01
2		Клиенты банка
3	Фирма	Директор	Пол	Сумма	Дата	Задержка
4	Весна	Иван	м	50т	02.сен	7д
5	Спорт	Петр	м	12т	25.сен
6	Сервис	Ольга	ж	70т	25.авг	15д
7	Союз	Олег	м	8т	20.авг	20д
8	Восток	Сергей	м	30т	01.сен	8д
9	Всего просрочено:			158т

Рис. 8.6-1. Файл Клиенты.xls

Положим, источником таких данных является Excel-таблица Клиенты.xls (рис. 8.6-1), содержащая сведения о кредитах (колонка Сумма), взятых в банке некоторыми фирмами и ожидаемых датах их возврата. Здесь в столбце F (Задержка) вычисляется число дней задержки выплат (F4=ЕСЛИ( B$1>E4;B$1-E4;0)) относительно установленной даты, а в клетке D9 – сумма всех просроченных долгов клиентов (D9=СУММЕСЛИ(F4:F8;">0";D4: D8)).

Директору фирмы Весна Уважаемый Иван Напоминаем, что срок взятого Вами 02.сен кредита в размере 50 тыс. руб. истек 7 дней назад. Просьба срочно погасить кредит. Президент банка Васильев А.А.

Рис. 8.6-2. Желаемый вид уведомления

Нам требуется сформировать и разослать массовые уведомления должникам о возврате кредита, превышающего 10 т. руб., например, в виде документа, изображенного на рис. 8.6-2.

Поскольку не весь рабочий лист участвует в формировании серийных документов (не участвуют строки 1, 2 и 9 рис. 8.6-1), заблаговременно выделим на рабочем листе только содержательную часть таблицы (область А3:F8) и присвоим ей имя DOLG.

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, где следует выполнить следующие действия:

 Ввести текст уведомления без конкретных данных (рис. 8.6-3). Назовем этот документ-шаблон именем Уведомление.doc. Если такой документ уже имеется на диске, им также можно воспользоваться.

 Через меню Word Сервис+Слияние вызвать окно Слияние (рис. 8.6-4), где соединить текст уведомления с данными из таблицы.

Здесь мы имеем дело с тремя объектами:

Основной документ – документ Word с текстом уведомления (у нас файл Уведомление.doc).

Источник данных – таблица Excel с данными о фирмах-должниках (у нас файл Клиенты.xls).

Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными должников.

Директору фирмы Напоминаем, что срок взятого Вами кредита в размере тыс. руб. истек дней назад. Просьба срочно погасить кредит. Президент банка Васильев А.А.

Рис. 8.6-3. Пустой шаблон уведомления (Уведомление.doc)

?

Используйте это диалоговое окно для настройки процесса слияния. Для

начала нажмите кнопку "Создать"

Слияние

Основной документ

Создать 

Источник данных

Получить данные 

Рис. 8.6-4. Окно

формирования

серийных

документов

3

Объединение

Объединить…

Последовательно рассмотрим технологию формирования серийных документов.

Формируем или выбираем на диске Основной документ. Щелчок на кнопке Создать вызовет список-меню, где запрашивается тип будущих серийных документов (рис. 8.6-5).

Если выбрать пункт Каталог в качестве типа серийного документа, все уведомления будут выводиться сплошным потоком без разбивки на страницы. Это удобно для небольших документов. Тогда по завершении печати, их можно будет отделить ножницами.

Создать 
Документы на бланке		– документы располагаются на разных листах
Наклейки		– формирование адресных наклеек на конверты
Конверты		– формирование надписей на конвертах
Каталог		– документы выводятся на листе непрерывно
Преобразовать в обычный текст		– шаблон преобразуется в обычный текст

Рис. 8.6-5

Мы же выберем пункт Документы на бланке, поскольку это официальные письма, которые к тому же будут печататься на бланке учреждения (банка) с его логотипом.

В последующем диалоге (не показан) выберем Активное окно как источник основного документа (поскольку документ Уведомление. DOC нами уже открыт).

Задаем Источник данных. Щелчок на кнопке Получить данные откроет меню (его фрагмент изображен на рис. 8.6-6), в котором мы выберем пункт Открыть источник данных. В ответ Excel предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel:

Тип файлов: Книги MS Excel (*.xls)  ,

после чего найти на диске и открыть файл Клиенты.xls (рис. 8.6-1).

Получить данные 
Создать источник данных		– создать новый источник данных
Открыть источник данных		– воспользоваться готовым источником

Рис. 8.6-6

При этом Excel запросит через специальное окно (рис. 8.6-7) диапазон данных в рабочем листе, который будет принимать участие в формировании серийных документов. В нашем случае возможен выбор одного из двух вариантов –Весь лист или область по имени DOLG. Мы выберем последнее.

Теперь следует покинуть окно Слияние и вернуться в Основной документ. В интерфейсе Word мы обнаружим новую панель управления слиянием документов. Рассмотрим только важнейшие из доступных пиктограмм.

Кнопка-меню Добавить поле слияния (рис. 8.6-8) используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста основного документа необходимые данные – поля Фирма, Директор, Дата, Сумма и Задержка (рис. 8.6-10).

Добавить поле слияния 			Добавить поле Word 
Рис. 8.6-8 Рис. 8.6-9 Фирма Директор Пол Сумма Дата Задержка			1. ASK 2. FILLIN 3. IF…THEN…ELSE 4. MERGEREC 5. MERGESEC 6. . . .

С помощью кнопки-меню Добавить поле Word (рис. 8.6-9) можно осуществить некоторое “программирование” вывода. В нашем случае нужно предусмотреть к мужчине обращение словом “Уважа­емый”, а к женщине – “Уважаемая”. Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий вида IF…THEN…ELSE, которая выведет нас в специальное окно (не показано) задания критерия выбора и реакций на него системы (в нашем случае это – IF пол="м" "Уважаемый" "Уважаемая", что соответствует условию ЕСЛИ пол="м", то "Уважаемый", иначе "Уважаемая").

Директору фирмы «Фирма» Уважаемый «Директор» Напоминаем, что срок взятого Вами «Дата» кредита в размере «Сумма» тыс. руб. истек «Задержка» дней назад. Просьба срочно погасить кредит. Президент банка Васильев А.А.

Рис. 8.6-10. Заполненный шаблон (поля представлены именами)

Содержание основного документа со всеми подробностями можно увидеть, если отобразить все поля с помощью клавиш Alt+F9 (рис. 8.6-11). Обратный переход осуществляется аналогично.

Директору фирмы {MERGEFIELD Фирма} {IF {MERGEFIELD Пол } = "м" "Уважаемый" "Уважаемая"} {MERGEFIELD Директор} Напоминаем, что срок взятого Вами {MERGEFIELD Дата} кредита в размере {MERGEFIELD Сумма} тыс. руб. истек {MERGEFIELD Задержка} дней назад. Просьба срочно погасить кредит. Президент банка Васильев А.А.

Рис. 8.6-11. Заполненный шаблон (поля раскрыты)

–кнопка Поля/Данные позволяет нам перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными (аналогично рис. 8.6.-2) или вернуться в режим показа полей.

  – эти кнопки дают возможность перемещаться внутри источника данных (в нашем случае внутри таблицы Клиенты). В маленьком окошке показывается номер предъявляемой строки внутри диапазона DOLG.

Теперь, наконец, вернемся в окно Слияние (рис. 8.6-4) для завершения процесса генерации серийных документов. Поскольку уведомление нужно посылать не всем клиентам, а только тем, у кого истек срок кредита и у кого долг больше 10 т. руб., нам нужно еще выполнить отбор записей для писем. Заметим, что в разделе Объединение окна Слияние появилась нужная нам кнопка  Отбор записей  , с помощью которой мы отфильтруем желаемое подмножество.

Рис. 8.6-12. Окно отбора данных (должников)

Рис. 8.6-13. Окно Слияние после завершения операций

Щелчок по ней вызовет окно Отбор записей, где мы выберем одноименную вкладку (рис. 8.6-12) и введем критерий отбора (в нашем случае Задержка>0 И Сумма >10). Такой критерий может быть достаточно сложным (до 6-ти условий, связанных функциями И/ИЛИ). Одновременно здесь же (вкладка Сортировка записей) возможна и сортировка на глубину до трех уровней. Если теперь нажать кнопку  Объединить  , в окне Слияние можно указать “пункт назначения” документа. Если здесь выбрать Новый документ, формируется файл с именем Формы1. DOC, где на каждом листе будет представлено одно уведомление. Далее их можно напечатать, вложить в конверты и отправить адресатам. По завершении всех описанных действия окно Слияние примет вид, изображенный на рис. 8.6-13.

Рис. 8.6-14 Формирование серийных документов

Графически процесс формирования серийных документов иллюстрирует рис. 8.6-14.