8.3. Итоги

Использование функции Итоги из меню Данные позволяет выполнить детальный анализ сводных показателей для групп данных, объединенных каким-либо общим признаком. Чтобы формирование итогов имело смысл, необходимо предварительно отсортировать исходные данные по желаемому признаку.

Положим, нам нужно найти суммарную выручку каждого из работников организации. Для этого таблицу следует предварительно отсортировать по колонкеИмя. Затем с помощью меню Данные+Итоги нужно вызвать окно Промежуточные итоги (рис. 8.3-1), где в поле (При каждом изменении в) группировки задать имя этого поля (в данном случае поля Имя). В поле Операция задать обобщающую функцию Сумма, а в поле Добавить итоги по выбрать поле Выручка, нажать Enter или выбрать кнопку Ок  . Результаты перечисленных действий показаны на рис. 8.3-2. Как видим, подведены итоги по выручке для каждого из работников и общие итоги по всей организации.

Эти сводные данные отображаются во вновь образованных строках, содержащих функцию вычисления промежуточных итогов. Например,

C5=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C4)

С18=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;C2:C16).

Поля и переключатели в окне Промежуточные итоги (рис. 8.3-1) имеют следующий смысл.

Операция: Определяет вид “итоговой” функции. Итоги выводятся под столбцом, который был выбран в разделе Добавить итоги по.

Имеется возможность выбора следующих функций:

Сумма – сумма элементов. Используется по умолчанию для подведения итогов по числовым полям.

Кол-во значений – число строк данных. Используется по умолчанию для нечисловых полей.

Рис. 8.3-2

Среднее – среднее арифметическое элементов.

Максимум – максимальное числовое значение в группе.

Минимум – минимальное числовое значение в группе.

Произведение – произведение всех значений в группе.

Кол-во чисел – количество строк, содержащих числовые данные.

Смещенное/несмещенное отклонение –

смещенная/несмещенная оценка среднего квадратического отклонения генеральной совокупности по выборке данных.

Смещенная/несмещенная дисперсия –

смещенная/несмещенная оценка дисперсии по выборке.

Добавить итоги по. Определяет столбец, в котором должны появиться итоги. Можно указать более, чем один столбец.

Заменять текущие итоги. Заменяет все полученные ранее итоги новыми. Если убрать этот флажок, то новые итоги будут вставлены под полученными ранее, а не заместят их. Это позволяет, при необходимости, выполнить процедуру Итоги несколько раз. Так, если нам нужно вычислить не только суммы продаж по каждому из продавцов, но и число самих продаж, следует в окошке Операция указать функцию Кол-во значений. В окошке Добавить итоги установить флаг Товар и сбросить флаг Заменять текущие итоги.

	A	B	C	D
1	Имя	Товар	Выручка	Дата
2	Иван	стол	20	25.01
3	Иван	шкаф	60	25.03
4	Иван	стул	80	12.04
5	Иван Кол-во значений		3
6	Иван Всего		160	Рис. 8.3-3

В результате (фрагмент приведен на рис. 8.3-3) над строкой итогов Иван Всего появится строка Иван Кол-во значений, где в столбце Товар – цифра 3 (число продаж). Аналогичные результаты будут сформированы для других сотрудников и для всех данных целиком.

Конец страницы между группами. Автоматически вставляет конец страницы перед каждой группой данных, для которой вычисляются итоги. Это обеспечивает печать каждой группы на новой странице.

Итоги под данными. Помещает строки итогов и общих итогов под соответствующими данными. В противном случае они будут размещены вверху над данными.

Убрать все. Удаляет все итоги из таблицы.

Рис. 8.3-4

Дальнейшую возможность обобщения и анализа данных предоставляет появившаяся слева “карта” структуры данных с кнопками свертки  +  и  –  . Щелчок по кнопке со знаком “–” влечет свертку всей соответствующей группы от которой остается только одна итоговая строка, а на кнопке появляется знак “+”. Аналогичный результат получается, если щелкнуть по кнопке с цифрой в левом верхнем углу таблицы – при этом свертываются все группы данного уровня. Пусть нас интересуют выручка по товарам только для Ивана, а для остальных достаточно сведений о результатах (Всего). Окончательный вид таблицы представлен на рис. 8.3-4 (получен из таблицы на рис. 8.3-2). Назначение кнопок прокомментировано.

Рис. 8.3-5

Следующий пример. Найти итоги продаж по видам товаров. Здесь сначала следует отсортировать данные по полю Товар, а затем определить итоги по полю Товар с Суммой по полю Выручка (рис. 8.3-5).

Как уже указывалось, используя инструмент Итоги можно сформировать несколькоуровневую сводку (встроенные итоги).

Пусть нужно получить не только сводку по продавцам (как в примере на рис. 8.3-2), но по группам товаров, продаваемых каждым из них.

Последовательность действий здесь такова.

• Данные сортируются по полю Товар, а затем по полю Имя.

• Формируется итог по полю Имя с Суммой по полю Выручка.

• Формируется внутренний итог по полю Товар и Суммой по полю Выручка. Флаг Заменить текущие итоги должен быть сброшен.

Результат представлен на рис. 8.3-6.