4. Функции рабочего листа

4.

ФУНКЦИИ

РАБОЧЕГО

ЛИСТА

Главным инструментом пользователя при работе с электронными таблицами являются клеточные функции, основные из которых приведены ниже. Напомним, что ввод адресов и ключевых слов, используемых в функциях, можно осуществлять как заглавными, так и строчными буквами. Если выражение не содержит ошибок, после нажатия клавиши Enter они автоматически преобразуются в заглавные. Ввиду этого, лучше вводить такие данные строчными буквами, что позволит быстро выявить допущенные синтаксические ошибки. Непреобразование их в заглавные будет означать, что соответствующий элемент введен неверно. Напомним также, что при вводе всем функциям должен предшествовать 8ень длинный, необозримый вид. В этих случаях удобно разбивать их на отдельные строки внутри клетки, используя клавиши Alt+Enter.

Некоторую помощь при вводе формул пользователю может оказать панель инструментов. Пиктограмма  fx  открывает доступ к Мастеру функций, дающему возможность быстрого поиска и формирования нуж­ных функций рабочего листа (здесь не рассматривается).

Excel содержит массу клеточных функций, но прежде следует обратить внимание на следующие (сгруппированы по категориям):

 СУММ(), ОКРУГЛ(), ОКРВВЕРХ(), ОКРВВЕРХ(), ОТБР();

 НАЙТИ(), ПОИСК();

 ЕСЛИ(), И(), ИЛИ(), НЕ();

 ВЫБОР(), ПОИСКПОЗ(), ГПР(), ВПР(), ИНДЕКС(), СЧЁТ(), СЧЁТЕСЛИ(),

СУММЕСЛИ() МИН(), МАКС();

 СЕГОДНЯ(), ДЕНЬНЕД(), ГОД(), МЕСЯЦ(), ДЕНЬ(), ДАТАМЕС(),

КОНМЕСЯЦА(), ДОЛЯГОДА();

 функции работы с массивами (раздел 4.15).

Замечания.

1. Некоторые из перечисленных функций не входят в ядро Excel и становятся доступны только при загрузке дополнительного Пакета анализа из меню Сервис+Надстройки. Все такие функции помечены в тексте двумя галочками.

2. Ниже в качестве аргументов функций применяются термины <число>, <текст> и т.д. В подавляющем большинстве случаев в качестве этих значений могут использоваться не только константы соответствующих типов, но и ссылки на ячейки, а часто и блоки ячеек, содержащие данные указанных типов.

3. По принятым в компьютерной литературе соглашениям, квадратные скобки обрамляют необязательные параметры функции, треугольные – конкретные вводы пользователя в данном месте.

4.1. Функция суммирования

В виду особой важности этой функции, ее рассмотрение вынесено в отдельный раздел.

Функция имеет следующий формат:

СУММ(<число1>;<число2>; ...) – возвращает сумму чисел, входящих в список аргументов. Список может содержать до 30 элементов. Если в суммируемом блоке встречаются нечисловые элементы, они участвуют в суммировании как нули.

Примеры: СУММ(3;2)=3+2=5,

СУММ(A1;2;A2:C3)=A1+2+A2+B2+C2+A3+B3+C3.

Выражение, содержащее функцию суммирования, можно ввести с клавиатуры, а можно с помощью пиктограммы Автосуммирование     (см. раздел 2.4) или комбинации клавиш Alt+=.

Функция суммирования аналогична простому перечислению слагаемых со знаком плюс. Следующие выражения в Excel совершенно эквивалентны: =СУММ(A1:A3) и =A1+A2+A3. В каких же случаях следует пользоваться функцией суммирования, а в каких сложением? Функция СУММ() удобна, если слагаемых много и они находятся в смежных ячейках. Очевидно, что гораздо проще набрать выражение СУММ(D1:D400), нежели адреса четырехсот слагаемых D1+D2+D3+ … + D400. Кроме того, при большом числе элементов это может оказаться технически невозможным, поскольку длина клеточного выражения ограничена. Имеется еще одно отличие. Если среди слагаемых имеется нечисловой элемент, он будет пропущен функцией СУММ(…), но приведет к ошибке при сложении через знак плюс.

Другое удобство заключается в том, что функция автоматически реагирует на изменение (включение/удаление строк в диапазоне суммирования) размеров таблицы. На рис. 4.1-1 приведены результаты суммирования данных из области А1:А2 в числовом и формульном виде с использованием обеих формул. Они одинаковы (результат равен 6).

	A	B		A	B		A	B		A	B
1	2			2			2			2
2	4			4			5			5
3	6	6		=A1+A2	=СУММ (A1:A2)		4			4
4							7	11		=A1+A2	=СУММ (A1:A3)

Рис. 4.1-1 Рис. 4.1-2

На рис. 4.1-2 в диапазон суммирования между первой и второй строками вставлена строка, содержащая цифру 5. Видим, что результат, полученный с помощью функции СУММ(), правильный, поскольку функция автоматически учла новое слагаемое (выражение =СУММ(A1:A2) изменилось на =СУММ(A1:A3)). Формула же =А1+А2 осталась прежней и, как следствие, результат неверный. Такое адаптивное поведение вообще характерно для любых функций Excel – они, в основном, правильно учитывают изменения в структуре таблиц.

Однако здесь имеются два исключения – вставка строки непосредственно над областью обработки (*) и непосредственно над строкой (**), содержащей суммы (рис. 4.1-3).

	A			A
1	Заголовок		1	Заголовок
2			2	вставка*
3			3
4	=СУММ(A2:A3)		4
Рис. 4.1-3 5			5	вставка**
6			6	=СУММ(A3:A4)

Функция СУММ() не откликается на эти действия, продолжая считать своими аргументами только те клетки, которые были аргументами и до вставок (на рисунке заштрихованы), игнорируя новые строки. Таким образом, пользователю в каждом подобном случае предстоит редактировать итоговую строку, что, конечно, очень обременительно. В нашем примере в А6 придется изменить выражение =СУММ(A3:A4) на =СУММ(A2:A5).

Что можно предпринять для учета этих обстоятельств? Нужно сделать так, чтобы крайние верхняя и нижняя строки перестали быть таковыми.

1. Неудобств, связанных с вставкой данных над областью суммирования, можно легко избежать, если включить в нее заголовок столбца, т.е. изменить формулу в A4 на =СУММ(A1:A3). Такой заголовок обязательно должен быть нечислового типа, иначе он будет участвовать в суммировании. Если же он содержит числа, можно поступить иначе – непосредственно под заголовком, но выше собственно области данных включить пустую строку, участвующую в суммирования. Если затем такую строку скрыть, то внесение новой строки вверху видимого диапазона суммирования повлечет правильную автоматическую коррекцию итоговой функции.

2. Для корректной вставки строки непосредственно над строкой, где формируется сумма, также целесообразно иметь пустую строку, включенную в область суммирования. В этом случае добавление новой строки над суммой (точнее над пустой строкой) не потребует какой-либо правки итоговой функции. Неудобством является сама пустая строка – она может попасть в готовый напечатанный документ.

Заметим, что включение дополнительных технических строк/столб­цов в обрабатываемую область может искажать результаты некоторых функций, что иногда делает невозможным применение указанных подходов. Если несколько усложнить выражение итоговой строки, можно избежать проблем со вставкой новых строк в любом месте диапазона суммирования. К этому вопросу мы вернемся позже.

 Начиная с версии Excel-2000 предусмотрен механизм, во многом снимающий эту проблему. Соответствующая установка имеется в меню Сервис+Параметры+вкладка Правка. Если здесь установить флажок Расширять форматы и формулы в списках, то дополнение таблицы в любом ее месте влечет автоматическое копирование в новую строку/столбец и форматов и формул из предыдущих строк/столбцов. Чтобы это свойство проявилось нужно только, чтобы повторяющиеся форматы и формулы были, по крайней мере, в трех из пяти предшествующих рядах таблицы. При этом не только автоматически добавляются формулы в заполняемой строке, но и корректируются итоговые выражения, находящиеся под/справа таблицы. Однако следует отметить, что указанный механизм может не работать в случаях сложных итоговых функций и в самом начале таблицы.

Резюмируя материал, относящийся к функции СУММ(), отметим. Сложение с помощью знака плюс можно использовать в простых случаях, когда изменение размера таблицы в направлении суммирования не предполагается и когда суммируется немного клеток. В других обстоятельствах удобнее применять функцию СУММ(). Все вышесказанное относится и к другим функциям, использующим диапазонное представление аргументов.