8.2. Фильтрация

Аппарат фильтрации позволяет выделить нужные данные среди имеющихся. Средства фильтрации доступны через меню Данные +Фильтр, которое вызывает вспомогательное меню (рис. 8.2-1).

Пункты меню означают следующее.

Автофильтр – назначение средств фильтрации на каждое поле данных таблицы. Если предварительно выделены определенные столбцы, средства автофильтрации будут назначены только им. Повторный выбор этого пункта отменяет режим Автофильтрации (галочка-пометка будет снята).

Показать все – отмена фильтра (предъявляются все данные).

Расширенный фильтр – вызов средств установки сложного фильтра.

Автофильтрация. Самым простым является использование автофильтра (пункт Автофильтр). При выборе этого пункта слева от него изображается галочка, а в заголовке каждого столбца появится кнопка-треугольник выбора фильтра для данного поля (рис. 8.2-2).

(Все)

(Первые 10 ...)

(Условия ...)

Иван

Олег

Петр

(Пустые)

(Непустые)

	А	В	C	D
    1	Имя	Товар	Выручка	Дата
2	Петр	стул	10	1.01
3	Иван	стол	20	25.01

Рис. 8.2-2 Рис. 8.2-3

Щелчок по любой из кнопок выбора повлечет предъявление ниспадающего меню, содержащего список всех имеющихся значений поля. Например, нажатие на кнопку столбца Имя, вызовет меню (рис. 8.2-3), содержащее все значения, встречающиеся в столбце, отсортированные по алфавиту. В большой таблице их может оказаться сотни, что, конечно, сильно затрудняет поиск нужного элемента меню. Ускорить этот процесс можно нажав клавишу с первой буквой нужного слова. Меню правильно реагирует на такое действие, сразу перемещая нас на первую строку с указанной буквой. Если какая-то из кнопок была использована для назначения фильтра, треугольник в ней делается синего цвета (исходный цвет – черный).

Положим, в колонке Имя мы выбрали ключ Олег, а в колонке Товар – шкаф. Полученный результат изображен на рис. 8.2-4.

	А	В	C	D
  1	Имя	Товар	Выручка	Дата
4	Олег	шкаф	30	10.02
11	Олег	шкаф	10	16.04

Рис. 8.2-4

Пункты, заключенные в скобки (рис. 8.2-3), выполняют функции:

(Все) – предъявляются все данные (фильтр по этому полю отменяется).

(Первые 10) – предъявляется подмножество (например, 10 элементов) данных, находящихся в начале/конце отфильтрованной таблицы.

(Условия ...) – вызываются средства задания более сложного фильтра.

(Пустые) – предъявляются строки, не содержащие данных в колонке.

(Непустые) – предъявляются только непустые строки в колонке.

Последние два пункта включаются в меню, если в колонке имеются незаполненные клетки.

Разъясним некоторые из перечисленных элементов подробнее.

Пункт Первые 10 позволяет выделить некоторое подмножество из имеющихся данных. Здесь можно задать любое (а не только 10) число наибольших/наименьших элементов списка или процентов от всего множества данных. Управление отбором осуществляется через интерфейс, изображенный на рис. 8.2-5. Назначение его элементов прокомментировано.

Рис. 8.2-5

Пункт Условия ... дает возможность организовать более сложный фильтр, нежели просто выбор одного из существующих значений. Положим, нужно найти все продажи, совершенные в первом квартале 2001г. На рис. 8.2-6 изображено окно задания такого фильтра для колонки Дата. Здесь установлено условие Дата>=1.1.01 И Дата<1.4.01, что позволит отобрать данные о продажах, происшедших с 1.1.2001 по 1.4.2001 (т.е. в январе, феврале и марте).

При задании ключа фильтрации могут использоваться символы шаблона * и ?. Их применение позволяет осуществлять поиск по не полностью заданному ключу. Положим, нам нужно отделить всех сотрудников, фамилии которых начинаются с букв “Пе”. Задание шаблона вида “Пе*” покажет нам все строки, содержащие фамилии Петр, Петров, Пешков, Петраков и др. Шаблон вида “?????” отделит всех сотрудников с фамилиями, состоящими строго из пяти букв. Шаблон “*цкий” – отфильтрует работников с фамилиями, оканчивающимися на “цкий” и произвольным числом предшествующих знаков.

Рис. 8.2-6

Другой пример. Пусть надо показать только продажи столов и стульев. Хотя в речи мы использовали союз И, здесь подразумевается логическая функция ИЛИ, а интерфейс Пользовательского автофильтра должен быть следующим (рис. 8.2-7).

Рис. 8.2-7

Очевидное ограничение инструмента Пользовательский автофильтр – это невозможность задать более двух условий на одну колонку одновременно и слабая возможность комбинировать сложные условия для разных колонок.

Расширенная фильтрация. Пункт Данные+Фильтр+Расширен­ный фильтр дает возможность задать сложный критерий отбора данных непосредственно в клетках рабочего листа без ограничения числа условий. Этот критерий должен содержать точные названия заголовков колонок (лучше создать их копированием), для которых формируется критерий, а под ними собственно условия фильтрации. Условия, находящиеся в одной строке, объединяются в фильтре логической функцией И, условия, находящиеся на отдельных строках – функцией ИЛИ. Допускается соединение условий И и ИЛИ в одном фильтре.

Положим, требуется отделить все продажи, состоявшиеся в марте месяце. Чтобы освободить место для условий, переместим сами данные ниже на три строки (рис. 8.2-8). Удобно, чтобы между областью условий и областью данных находилась пустая строка (здесь строка 3). Названия колонок и условия фильтрации введем в область А1:В2. Собственно сортировка осуществляется с помощью окна, показанного на рис. 8.2-9.

	A	B	C	D
1	Дата	Дата
2	>=1.3.2001	<1.4.2001
3
4	Имя	Товар	Выручка	Дата
5	Петр	стул	10	1.01

Рис. 8.2-8

Здесь же, если нужно, можно указать и новое местоположение отфиль­трованных данных (кнопка Скопировать результат в другое место и поле ввода Поместить результат в диапазон). Эти средства предоставляют возможность сформировать результат в другом месте книги с тем, чтобы обстоятельно его проанализировать, например, подвести итоги по отобранным данным и напечатать результат. При желании можно также заблокировать повторение строк с одинаковым значением ключа (флаг Только уникальные записи). Это, например, может оказаться полезным, если нужно построить список чего-либо, например, список сотрудников или перечень товаров.

В изображенном на рис. 8.2-9 окне Расширенный фильтр сформирован фильтр вида Дата>=1.3.2001 И Дата<1.4.2001. Результат фильтрации показан на рис. 8.2-10, где предъявлены данные, относящиеся только к марту месяцу.

Рис. 8.2-9

	A	B	C	D
1	Дата	Дата
2	>=1.3.2001	<1.4.2001
3
4	Имя	Товар	Выручка	Дата
11	Петр	стол	60	2.03
12	Петр	стол	30	2.03
13	Олег	стул	40	21.03
14	Иван	шкаф	60	25.03

Рис. 8.2-10

Другой фильтр. Пусть требуется показать продажи столов и стульев в этот же период времени, т.е. сформировать условие вида

(Дата>=1.3.2001 И Дата<1.4.2001 И Товар=стол)

ИЛИ (Дата>=1.3.2001 И Дата<1.4.2001 И Товар=стул).

Результат показан на рис. 8.2-11 (даты в области условий повторены). Здесь Исходный диапазон:  $A$5:$D$18 , а Диапазон условий:  $A$1:$C$3  .

	A	B	C	D
1	Дата	Дата	Товар
2	>=1.3.2001	<1.4.2001	стол
3	>=1.3.2001	<1.4.2001	стул
4
5	Имя	Товар	Выручка	Дата
12	Петр	стол	60	2.03
13	Петр	стол	30	2.03
14	Олег	стул	40	21.03

Рис. 8.2-11

Еще фильтр. Нужно выявить продавцов-кандидатов на премирование. Пусть, это работники, имевшие выручку более 50 тыс. руб. или продавшие шкафы (положим, шкафы покупаются плохо).

	A	B	C	D
1	Товар	Выручка
2	шкаф
3		>50
4
5	Имя	Товар	Выручка	Дата
9	Олег	шкаф	30	10.02
12	Петр	стол	60	2.03
15	Иван	шкаф	60	25.03
16	Иван	стул	80	12.04
17	Петр	шкаф	10	10.04
18	Олег	шкаф	10	16.04

Рис. 8.2-12

Если Исходный диапазон задать прежним, а Диапазон условий – A1:B3, результат фильтрации будет таким, как показано на рис. 8.2-12. Здесь реализован фильтр Товар=Шкаф ИЛИ Выручка>50.

Отмена действия любого фильтра осуществляется выбором пункта меню Данные+Фильтр+Отобразить все.

Инструмент Расширенный фильтр позволяет использовать в качестве критерия ссылки на ячейки и формулы. Пусть нам нужно показать продажи на сумму больше средней в полтора раза. В клетку А2 помещаем выражение

A2=C5>1,5*СРЗНАЧ($C$5:$C$17),

где значение выручки для первой продажи исходной таблицы (клетка С5) сравнивается с найденным средним значением, умноженным на 1,5. Результат фильтрации показан на рис. 8.2-13.

	A	B	C	D
1	Больше 1,5 средней
2	ЛОЖЬ
3
4	Имя	Товар	Выручка	Дата
10	Олег	стол	50	25.02
11	Петр	стол	60	2.03
14	Иван	шкаф	60	25.3
15	Иван	стул	80	12.04

Рис. 8.2-13

Хотя в самой формуле сравнение происходит только с клеткой С5, после выполнения действий в окне Расширенный фильтр, оно будет распространено на весь диапазон данных. В Диапазон условий здесь включена область А1:А2, которая обязательно должна содержать заголовок, не совпадающий ни с каким из заголовков собственно данных, в том числе и даже пустую клетку (в нашем случае – слова Больше 1,5 средней). В клетке А2 может быть выведено слово ИСТИНА или ЛОЖЬ, в зависимости от того, каково значение ячейки С5 и на него не нужно обращать внимания.