Создание базы данных с помощью мастера

Чтобы создать новую базу данных, нужно запустить программу Microsoft Access и активизировать команду Создать базу данных меню Файл.

В появившемся на экране окне Создание следует выбрать вкладку новая база данных. На экране (рис.2.6) появится список баз данных предлагаемых мастером.

Рис. 2.6. Окно Создание для выбора базы данных

Выберите из списка соответствующий вариант и подтвердите свой выбор нажатием кнопки ОК.

В диалоговом окне Файл новой базы данных выберите из раскрывающегося списка папку, в которой будет хранится файл базы данных. а в поле Имя файла введите имя базы и нажмите кнопку Создать.

В открывшемся диалоговом окне (рис.2.7) нажмите кнопку Далее чтобы перейти к следующему шагу в работе мастера.

В результате откроется диалоговое окно (рис. 2.8) для определения таблиц и списка полей создаваемой базы данных. В этом окне диалога следует внимательно изучить информацию о структуре базы данных и в случае необходимости внести соответствующие коррективы в поля Таблицы базы данных и Поля таблицы.

Рис 2.7. Создание базы данных

Выделенной в правой части окна таблице соответствует список полей, размещенный в правой части диалогового окна. Устанавливая или снимая флажки для полей, выберите перечень полей таблицы. Завершив диалог, нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.8. Окно для выбора списка полей

В следующем диалоговом окне (рис. 2.9) выберите из предложенных вариантов вид оформления экрана и нажмите кнопку Далее.

Рис 2.9. Окно для выбора вида оформления экрана

Воткрывшемся затем диалоге мастера создания базы данных следует определить вид создаваемых для базы данных отчетов (рис. 2.10). Выбрав соответствующий вид, нажмите кнопку Далее.

Рис. 2.10. Окно для выбора вида оформления отчета

На следующем шаге работы мастера появляется диалоговое окно (рис. 2.11), в котором можно задать название базы данных и логотип компании, котрый будет появляться во всех создаваемых отчетах. Логотип следует выбрать из имеющихся графических файлов. Для того, чтобы выбранный логотип появлялся во всех генерируемых отчетах, следует в поле Добавить рисунок во все отчеты? установить флажок Да.

Рис.2.11. Окно для задания названия базы данных

На завершающем этапе работы мастера, нажав кнопку Готово, вы запускаете мастер на создание базы данных с выбранными вами параметрами. Чтобы изменить некоторые параметры, следует использовать кнопку Назад.

После завершения процесса создания мастером базы данных, можно приступить к загрузке таблиц базы данных, просмотра форм и отчетов.

Если же результаты работы мастера вас не устраивают, можно создать пустую базу данных и добавить в нее такие таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули, которые бы удовлетворяли сформулированным вами критериям.

Некоторые аспекты создания таблиц и запросов базы данных будут рассмотрены в последующих параграфах на примере создания базы данных Товарная база.

Технология создания таблиц базы данных

Чтобы создать таблицу базы данныхAccess нужно выбрать вкладку Таблицы в окне базы данных (см., например, рис. 2.4) и нажать кнопку Создать. Затем в диалоговом окне Новая таблица (рис.2.12) выбрать один из предлагаемых режимов создания таблицы.

Рис. 2.12. Окно диалога для выбора режима создания таблицы

В правой части окна Новая таблица расположен перечень возможных режимов создания новой таблицы:

• Режим таблицы - позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы

• Конструктор - позволяет создать новую таблицу в режиме конструктора

• Мастер таблиц - позволяет создать новую таблицу с помощью мастера

• Импорт таблиц - позволяет осуществить импорт таблицы из другого файла

• Связь с таблицами - позволяет создать таблицу, связанную с таблицами из внешних файлов

Режим конструктора предоставляет пользователю широкие возможности для выбора оптимальных параметров полей таблицы.

Прежде чем создавать таблицы базы данных необходимо определить их структуру исходя из анализа предметной области и задать набор свойств для каждого поля таблицы. Каждое поле имеет набор свойств, которые определяют параметры обработки, сохранения и отображения данных. Например, свойство Размер поля позволяет указать максимальное число символов, которые могут быть введены в текстовое поле. Чтобы задать значения свойств поля, следует открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать поле в верхней части окна, а затем в нижней части окна указать требуемое свойство (см., например, рис. 2.13)

Набор свойств каждого поля определяется указанным для поля типом данных. Тип данных поля следует выбирать из раскрывающегося списка в поле столбца Тип данных. В Microsoft Access разрешено использовать следующие типы данных:

Текстовый

Числовой

Денежный

Счетчик

Даты/времени

Логический

Поле МЕМО

Поле объекта OLE

Гиперссылка

Мастер подстановок

Каждый из этих типов данных наделен собственными свойствами. которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора:

Размер поля - задает максимальное число символов для ввода в поле

Формат поля - задает формат вывода значений поля

Маска ввода - задает маску для ввода значений в поле

Подпись - определяет текст, который выводится в качестве подписи поля

Значение по умолчанию - значение, автоматически добавляемое в поле для новой записи

Условие на значение - задает требования к данным, вводимым в поле

Сообщение об ошибке - сообщение, появляющееся при вводе значения с нарушением заданных условий, определенных в свойстве Условие на значение

Обязательное поле - указывает, что ввод значений в это поле обязателен

Индексированное поле - если ДА, то создает индекс¹ по этому полю

Набор свойств поля Код клиента показан на рис 2.14.

Рис. 2.13. Окно определения структуры таблицы Клиенты

Технологию создания таблиц базы данных рассмотрим на примере создания таблиц БД Товарная база.

Постановка задачи

Полагаем, что основным направлением в работе товарной базы являются оптовые поставки мебельной продукции юридическим и физическим лицам, и что каждое изделие имеет уникальное название и что ему соответствует определенный тип отделки. Отделка каждого изделия должна соответствовать одной из девяти цветовых гамм.

Исходя из анализа заданной предметной области и специфических операций, которые должна выполнять информационная система, моделирующая деятельность фирмы по оптовым поставкам продукции, полагаем, что база данных должна отражать движение товарных запасов на складе, учитывать поставщиков и заказчиков товарной продукции, предоставлять возможность оперативного учета заказов и их исполнения. Следовательно, база данных должна состоять из следующих основных таблиц: Заказы, Клиенты, Каталог, Поставки, Прайс - лист, Состав заказа, Состав поставок и Тип отделки.

В соответствии с технологией реляционной базы данных структура каждой таблицы должна определяться составом реквизитов информационного объекта.

Исходя из предварительного анализа, параметры структуры и свойства полей объекта Клиенты представлены в таблице 1.

Рассмотрим более подробно создание структуры таблицы Клиенты в режиме конструктора. В окне базы данных, выбрав вкладку Таблицы, нажмите кнопку создать. В открывшемся затем окне диалога Новая таблица выберите Конст2руктор и нажмите ОК. В результате этих действий откроется окно конструктора таблиц (рис. 2.14)²

Таблица 2.1. Параметры структуры и свойства полей таблицы Клиенты

Имя поля	Клю-чевое	Обязате-льное	Тип данных	Раз-мер	Маска ввода	Индекси-рованное
Код клиента	Да	Да	Текстовый	10		Да
Наименование		Да	Текстовый	50
Фамилия		Да	Текстовый	20
Имя		Да	Текстовый	20
Отчество		Нет	Текстовый	20
Адрес		Да	Текстовый	50
Телефон		Да	Текстовый	15	Да

Верхняя часть окна конструктора таблиц состоит из трех колонок ‑ Имя поля, Тип данных и Описание.

Используя данные таблицы 2.1, введите в первую строку колонки Имя поля имя поля Код клиента и завершите ввод нажатием клавиши [Enter]. В результате курсор переместится в поле Тип данных. Из раскрывающегося списка выберите Текстовый³ и нажмите [Enter]. В результате курсор переместится в поле Описание, в которое с клавиатуры введите «Уникальный код для идентификации клиента и размещенных им заказов» (см. рис. 2.13).

В области Свойства поля, расположенной в нижней части окна, активизируйте поле Размер поля и введите цифру 10. Затем щелкните на поле Обязательное поле и выберите значение Да. Действуя аналогично, выберите для поля Индексированное поле значение Да (Совпадения не допускаются).

Поле Код клиента нужно объявить полем первичного ключа. Для этого, выделив поле Код клиента, активизируйте команду Ключевое поле меню Правка или щелкните на кнопке Ключевое поле панели инструментов Конструктор таблиц.

Действуя аналогичным образом, создайте остальные поля в соответствии с данными, представленными в таблице 2.1.

Чтобы завершить работу по созданию таблицы, активизируйте команду Сохранить меню Файл. Затем в открывшемся окне диалога (Рис. 2.14) Сохранение в поле Имя таблицы введите имя таблицы Клиенты.

Рис. 2.14. Окно для сохранения таблицы Клиенты

Анализируя предметную область - товарная база, можно показать, что таблицаПоставщики имеет аналогичную структуру и отличается от таблицы Клиенты только именем ключевого поля - Код поставщика. Поэтому таблицу Поставщики создаем путем копирования структуры таблицы Клиенты и внесения необходимых исправлений в названия таблицы и ключевого поля.

Рис. 2.15. Окно диалога для создания структуры таблицы Поставщики

Для этого в окне базы данных выделите таблицу Клиенты и активизируйте команду Копировать меню Правка, а затем в окне БД выполните команду Вставить меню Правка. В открывшемся диалоговом окне Вставка таблицы в поле Параметры вставки установите значение переключателя только структура, а в поле Имя таблицы введите ее имя - Поставщики (см. рис.2.15).

Как следует из предметной области и постановки задачи, исходные данные для структуры таблиц Заказы и Состав заказов можно представить в виде таблиц 2.2 и 2.3 соответственно.

Таблица 2.2. Структура и свойства полей таблицы Заказы

Имя поля	Клю-чевое	Обязате-льное	Тип данных	Раз-мер	Фор-мат	Индекси-рованное
Код клиента	Да	Да	Текстовый	10		Да
Код заказа	Да	Да	Текстовый	10		Да
Дата заказа		Да	Дата/время		краткий формат
Учтено на складе		Нет	Логичес-кий		Да/Нет
Дата выполнения		Нет	Дата/время		краткий формат
Примечание		Да	Текстовый	64

Таблица 2.3. Структура и свойства полей таблицы Состав заказа

Имя поля	Клю-чевое	Обязате-льное	Тип данных	Раз-мер	Фор-мат	Значе-ние по умолч.	Индек-сирова-нное
Код клиента	Да	Да	Текстовый	10			Да
Код заказа	Да	Да	Текстовый	10			Да
Код мебели	Да	Да	Текстовый	50			Нет
Отделка	Да	Да	Числовой	Целое		0	Нет
Заявлен- ное к-во						0	Нет
Фактичес-кое к-во						0	Нет
Дата доставки			Дата/время		краткий формат		Нет
Примечание			Текстовый	64			Нет

Используя изложенную выше методику создания таблиц в режиме конструктора, создайте таблицы Заказы и Состав заказа в соответствии с данными таблиц 2.2 и 2.3.

А затем, чтобы создать таблицы Поступления на склад и Состав поставок, скопируйте поочередно структуры подобных им таблиц Заказы и Состав заказа и внесите необходимые изменения так, как это было изложено при создании таблицы Поставщики.

Чтобы приступить к созданию схемы данных, необходимо создать структуры еще трех таблиц: Каталог, Остаток на складе и Тип отделки.

Таблица Каталог должна включать в себя четыре поля:

• Код мебели (ключевое, тип данных - текстовый, размер - 50, обязательное поле - Да, индексированное - Да (Допускаются совпадения)

• Отделка (ключевое, тип данных - числовой, размер - целое, обязательное поле - Да, индексированное - Да (Допускаются совпадения)

• Тип изделия (тип данных - текстовый, размер - 50, обязательное поле - Да)

• Рисунок (тип данных - поле объекта OLE, обязательное поле - Нет).

Таблица Остаток на складе должна включать в себя четыре поля:

• Код мебели (ключевое, тип данных - текстовый, размер - 50, обязательное поле - Да, индексированное - Да (Допускаются совпадения)

• Отделка (ключевое, тип данных - числовой, размер - целое, обязательное поле - Да, индексированное - Да (Допускаются совпадения)

• тип изделия (тип данных - текстовый, размер - 50, обязательное поле - Да)

• Кол-во (тип данных - числовой, размер - целое, значение по умолчанию - 0, условие на значение - Not Is Null, обязательное поле - Да)

Таблица Тип отделки должна включать в себя два поля:

• Код отделки (ключевое, тип данных - числовой, размер - целое, обязательное поле - Да, индексированное - Да (Совпадения не допускаются)

• Наименование отделки (тип данных - текстовый, размер - 50, обязательное поле - Да)

Таблицы Заказы, Состав заказа, Поступления на склад, Состав поставок, Каталог и Остаток на складе должны иметь составные ключи. Для создания составных ключей нужно в каждой из этих таблиц выделить указанные в структуре таблицы ключевые поля и выполнить команду Ключевое поле меню Правка.