Глава II. Справочники «1с: бухгалтерии» и их заполнение.

Справочники конфигурации «1С: Бухгалтерии» предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов. Обычно справочниками являются списки основных средств, материалов, организаций, валют, товаров, сотрудников и др.

С их помощью можно проводить аналитический учет на счетах и вводить различную информацию в первичные документы.

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто.

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций и документов. Однако мы, для более четкого понимания процессов автоматизированного бухучета, заполним большую часть используемых справочников заранее.

Некоторые реквизиты справочников являются ПЕРИОДИЧЕСКИМИ. Значения этих реквизитов зависят от даты ввода этих значений. Например, в справочнике «СОТРУДНИКИ» одним из периодических реквизитов является реквизит «ОКЛАД». В типовой конфигурации редакции 4.0 для работы с периодическими реквизитами справочников присутствует кнопка «ИСТОРИЯ», которая позволяет вывести для просмотра и редактирования всю историю данного периодического реквизита.

Как уже упоминалось во введении, все дальнейшее изучение пакета «1С: Бухгалтерия» производится на примере учета хозяйственных операций гипотетического предприятия «МАРИНА», учрежденного группой физических и юридических лиц для производства мебели.

$1 СПРАВОЧНИК «ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ».

Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

( Рис2.1) используется для ведения аналитического учета в разрезе подразделений на счетах 20 – ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, 25- ОБЩЕПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ, 26 – ОБЩЕХОЗЯЙ-СТВЕННЫЕ РАСХОДЫ, 79 – ВНУТРИХОЗЯЙСТВЕННЫЕ РАСХОДЫ и др.

Для этого в справочник по усмотрению данной

Рис2.1. Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ.

организации вносятся наименования подраз делений, например, АДМИНИСТРАЦИЯ, ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и т. д. Справочник – одноуровневый, т.е. подразделения нельзя объединять в группы. Он вызывается командой СПРАВОЧНИКИ – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ главного меню.

В справочнике два столбца – КОД ( обычно – порядковый номер) и НАИМЕНОВАНИЕ..

Слева – панель кнопок . Основными из них являются:

ВВОД НОВОЙ СТРОКИ; Ее следует нажать при занесении нового подразделения;

ИЗМЕНИТЬ(ОТКРЫТЬ) СТРОКУ. Кнопка открывает уже заполненную активную ( подсвечиваемую курсором) строку для внесения в нее изменений.

ВЫБРАТЬ ДАННУЮ СТРОКУ: кнопка нажимается при необходимости ввода какой – либо строки (вида подразделения) в тот или иной документ.

Кнопка пометки удаляемых по какой либо причине строк ( см. глава 1, $5 ).

Задача 1.Руководство «МАРИНЫ» решило организовать три подразделения: ОСНОВНОЕ ПРОИЗВОДСТВО, ВСПОМОГАТЕЛЬНОЕ ПРОИЗВОДСТВО и АДМИНИСТРАЦИЯ. Ввести эти подразделения в справочник «ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ».

Решение. Командой СПРАВОЧНИКИ – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ главного меню вызовем справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ и, нажав кнопку НОВАЯ ЗАПИСЬ, введем в него запись о первом подразделении: АДМИНИСТРАЦИЯ.

Аналогично, нажимая каждый раз ту же кнопку, введем записи о двух других подразделениях.

$2. СПРАВОЧНИК «СОТРУДНИКИ».

Рис.2.2. Окно справочника СПИСОК СОТРУДНИКОВ.

Предназначен для хранения информации о сотрудниках организации. Он используется при выписке первичных документов и для ведения аналитического учета на счетах: 69 – РАСЧЕТЫ ПО СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ И ОБЕСПЕЧЕНИЮ (субсчета 69.1 …69.3), 70 – РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА, 71 – РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ, 73- РАСЧЕТЫ С ПЕРСОНАЛОМ ПО ПРОЧИМ ОПЕРАЦИЯМ и др.

В типовой конфигурации для справочника предусмотрена трехуровневая структура, т.е. сотрудников в справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы.

В типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенный для обслуживания справочника «СОТРУДНИКИ».

К ним относятся: ПРИКАЗ О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ; ПРИКАЗ О КАДРОВЫХ ИЗМЕНЕНИЯХ; ПРИКАЗ ОБ ИЗМЕНЕНИИ ОКЛАДОВ; ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ», (вызывается командой ЖУРНАЛЫ – КАДРЫ главного меню.

Окно с уже заполненным справочником ( нам предстоит внести это заполнение ниже) приведено на рис 2.2.

В нижней части справочника расположены кнопки, позволяющие получить информацию по выбранному (выделенному курсором) сотруднику ( ОТЧЕТ ПО СОТРУДНИКАМ). Или по всем сотрудникам (ОТЧЕТ ПО ВСЕМ СОТРУДНИКАМ), а также оформить документы по новому приему ( НОВЫЙ ПРИКАЗ).

Слева расположена панель кнопок. Так как справочник – трехуровневый, то по сравнению со справочником ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ добавлены две кнопки:

-«НОВАЯ ГРУППА». При ее нажатии в окне СПИСОК СОТРУДНИКОВ формируется новая группа (папка), куда заносится группа сотрудников, и

- «УСТАНОВКА РЕЖИМА ВЫВОДА СПИСКА ПО ГРУППАМ», рассмотренная в главе I. В зависимости от ее включения или выключения в окне выводятся только папки или весь список сотрудников.

Запись сведений о новом сотруднике можно производить нажатием кнопки ЗАПИСЬ НОВОЙ СТРОКИ. При этом появляется окно СВЕДЕНИЯ О СОТРУДНИКЕ: НОВЫЙ с пятью закладками. Окно представлено на рис 2.3.

В первой закладке вводятся общие сведения о сотруднике, во второй – установленный ему оклад, в последней – его паспортные данные.

Задача 2.Приказом №1 от ( текущая дата для студента) на работу зачислены сотрудники, данные о которых приведены в таблице 1.1:

Рис.2.3.Окно «СВЕДЕНИЯ О СОТРУДНИКАХ».

Табл.1.1

№	Ф.И.О.	Должность	Нал. детей	Оклад	Паспортные данные
					Серия	№	Выдан
1	Яньков Владимир Юрьевич	Руководитель	1	15000	V-МЮ	428644	7 о. м. г. Москвы 12.03.77
2	Попов Александр Алексеевич	Гл. бухгалтер	0	12000	XI-ПС	765478	5 о.м. г. Москвы 24.05.91
3	Краснов Евгений Андреевич	Кассир	2	8000	X-КЕ	123765	7 о. м. г. Москвы 15.06.88
4	Бычков Леонид Владимирович	Гл. механик	0	12000	XV-МВ	897561	24о.м. г. Москвы 31.03.91
5	Парменов Леонид Васильевич	Начальник производства	1	14000	VI-МА	675834	121о.м.г.Москвы 23.08.79
6	Якушева Нина Анатольевна	Зав. складом	1	4000	XXV-КМ	654987	109о. м. г. Москвы 09.02.88

Льгот по налогам ни у одного сотрудника нет.

Занести эти реквизиты в справочник СОТРУДНИКИ.

Для оформления приказа №1:

1.Командой СПРАВОЧНИКИ- СОТРУДНИКИ главного меню вызовем СПИСОК СОТРУДНИКОВ.

2. Нажав кнопку НОВАЯ СТРОКА, откроем окно СВЕДЕНИЯ О СОТРУДНИКЕ :НОВЫЙ, и занесем туда на первую закладку только фамилию, должность и тип подразделения ( администрация) руководителя предприятия В.Ю.ЯНЬКОВА.

Закроем окно. Аналогично внесем записи о ФИО, должности и подразделении остальных сотрудников (все относятся к администрации, кроме зав. складом Якушевой, относящейся к вспомогательному производству).