Глава 1. Знакомство с системой “1с:бухгалтерия”.

$ 1 . ЧТО ТАКОЕ ТИПОВАЯ КОНФИГУРАЦИЯ.

«1С: Предприятие» является системой программ для автоматизации различных отраслей экономической деятельности. Она состоит из отдельных составляющих: «1С: Бухгалтерии», «1С: Оперативного учета», «1С: Торговли» и др.

Компонента «1С: Бухгалтерия» предназначена для автоматизации бухгалтерского учета.

Систему программ «1С: Бухгалтерию » можно разделить на ТЕХНОЛОГИЧЕСКУЮ ПЛАТФОРМУ и КОНФИГУРАЦИИ.

Технологическая платформа представляет собой набор программ для автоматизации бухгалтерского учета в общем случае вне зависимости от конкретного законодательства и методов учета.

Конфигурация – это набор прикладных программ для автоматизации конкретного типа бухучета.

Фирма «1С:» разработала набор ТИПОВЫХ КОНФИГУРАЦИЙ для бухучета на предприятиях различного конкретного типа.

Изучаемая нами типовая конфигурация предназначена для бухучета на хозрасчетных предприятиях. Существуют типовые конфигурации для бухучета в организациях других видов ( госбюджетных, на предприятиях торговли и т. п.).

$2. ЗАПУСК ПРОГРАММЫ.

Запуск программы производится с рабочего стола с помощью ярлыка «1С» или через проводник. После запуска появляется окно « ЗАПУСК 1С: ПРЕДПРИЯТИЯ» ( см. рис. 1.1),в котором мышью нужно установить режим «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ». (Возможны режимы КОНФИГУРАТОР, ОТЛАДЧИК, МОНИТОР). Студент запускает программу в режиме МОНОПОЛЬНО, для чего ставит галочку в окошке с надписью «МОНОПОЛЬНО». В окне «ЗАПУСК 1С: ПРЕДПРИЯТИЯ» имеется окошко с несколькими строками наименования различных учебных групп. По указанию преподавателя студент выбирает свою строку и нажимает кнопку ОК.

Для удаления или изменения записей служат кнопки «УДАЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ», «ДОБАВИТЬ».

$3. КОМАНДЫ МЕНЮ.

После загрузки перед пользователем возникает окно с меню и панелями кнопок. (См. рис. 1.2)

Рис.1.1. Окно запуска программы 1С: Предприятие.

В его верхней части расположено ГЛАВНОЕ МЕНЮ, ниже – ПАНЕЛИ КНОПОК. Главное меню состоит из отдельных команд.

При подводе курсора к команде раскрывается окно подкоманд данной команды. Рассмотрим некоторые команды главного меню.

Каждая команда меню раскрывается обычным для программ «MicrosoftOffice» способом (Подвести

курсор и нажать левую клавишу мыши). При этом раскрывается окно подкоманд данной команды.

В этой главе мы рассмотрим только некоторые команды меню программы 1С: Бухгалтерия и их операции.

Большинство операций будет рассмотрено при решении конкретных задач бухучета.

А)Команда «файл».

Она состоит из обычных для MicrosoftOfficeопераций : «Новый», «Открыть», «Закрыть», «Сохранить», «Сохранить как», «Печать» и т.п.

Б) Команда « Операции» среди других содержит операцию УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИМИ ИТОГАМИ при раскрытии которой появляется окно УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИМИ ИТОГАМИ ( См. рис. 1.3)

В нем при начале работы следует установить рабочий квартал.

В меню существует еще не показанная на рис .1.2 команда ДЕЙСТВИЯ ,которая появляется при вызове некоторых документов.

В) Команда «Справочники». При раскрытии этой команды раскрывается окно подкоманд по вызову различных справочников. Все используемые нами в дальнейшем справочники будут рассмотрены в главеII«СПРАВОЧНИКИ»

Рис.1.2 Интерфейс программы “1С: Бухгалтерия”.

Г). Команда « Документы».Подкоманды этой команды вызывают различные необходимые нам для работы документы. Они будут рассмотрены при решении конкретных задач бухгалтерского учета.

Д). Команда «Журналы».Подкомандами этой команды вызываются журналы проводок, хозяйственных операций, общий и многие другие.

Командой ЖУРНАЛЫ – ЖУРНАЛ ПРОВОДОК вызывается журнал проводок.

Как известно, отражение движения средств в бухгалтерском учете записывается в виде операций и

Рис. 1.3. Окно управления бухгалтерскими итогами.

проводок. Одна операция отражает одну хозяйственную операцию на данном предприятии. Она может содержать несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит только одной операции.

Рассмотрим журнал проводок (Рис.1.4).

Рис.1.4 Журнал проводок.

В верхнем поле журнала помещен заголовок «Журнал проводок». Ниже выводятся дебет, кредит и субконто проводки, которая в настоящее время активизирована , т.е. которую подсвечивает курсор ( На рисунке – проводка от 05.07.01).

Каждая строка журнала проводок состоит из нескольких полей. Первое поле – дата. Она устанавливается

автоматически. Студент ни в коем случае не должен устанавливать ее самостоятельно.

Следующее поле – это вид документа ( на рисунке – операция) и его номер.

Следующее поле – номер дебетуемого счета, затем идет вид субконто дебет, номер счета кредита, субконто кредита.

В последних полях пишутся количество, если оно есть, сумма в валюте или сумма в рублях, содержание проводки и номер журнала, в который она заносится.

Термин СУБКОНТО введен для обозначения набора значений, используемых в аналитическом учете. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет: основные средства, организации, товары и т. д. Слева расположена панель кнопок.

Первая кнопка - « ВВОД НОВОЙ СТРОКИ». Ее используют при необходимости ввести новую запись.

Эта кнопка имеется практически в каждом окне «1С: Бухгалтерии».

Третья кнопка - «ВВЕСТИ ДОКУМЕНТ». Ее используют для ввода новых документов.

При ее нажатии возникает окно ( см. рис1.5), в котором можно выбрать интересующий нас документ.

Кнопка с косым красным крестом служит для пометки строки, которую мы желаем удалить.

Остальные кнопки журнала проводок мы рассмотрим по мере необходимости в дальнейшем.

Командой ЖУРНАЛЫ – ЖУРНАЛ ОПЕРАЦИЙ вызывается журнал операций (Рис.1.6)

Журнал операций состоит из двух частей. Нижняя часть воспроизводит рассмотренный выше журнал проводок

В верхнюю часть заносится операция ,одновременно она автоматически отражается нижней части..

В верхней части , кроме того, имеются кнопки ПЕЧАТЬ – для вывода результатов на бумажный носитель, ВВЕСТИ ДОКУМЕНТ. Панель кнопок,

Рис.1.5. Окно выбора вида документа.

Расположенная слева, аналогична панели кнопок журнала проводок.

Рис.1.6 Окно журнала операций.

Е). Команда «Действия» появляется при раскрытии команд ОПЕРАЦИИ – ЖУРНАЛ ОПЕРАЦИЙ и ОПЕРАЦИИ – ЖУРНАЛ ПРОВОДОК и содержит , в частности, операцию«Интервал операций»,в которой устанавливается интервал журнала операций ( Студентам при работе следует устанавливать текущий квартал). Группа операций этой команды управляет проводками.

Ж).Команда «Отчеты»вызывает отчеты различных видов, как-то оборотно - сальдовые ведомости, сводные проводки, журнал- ордер, анализ субконто и др.

З).Вкоманде «Сервис»для нас представляет интерес операция «Панели инструментов», с помощью которой вызываются панели инструментов «1С: Бухгалтерии».

$4.ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ.

В 1С: БУХГАЛТЕРИИ существуют следующие панели инструментов:

СТАНДАРТНАЯ, КОМАНДЫ БУХГАЛТЕРИИ, ЖУРНАЛ РАСЧЕТОВ, РЕДАКТОР ТАБЛИЦ, ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР, ФОРМЫ, СЕРВИС.

Все панели устанавливаются командой СЕРВИС – ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, при вызове которой появляется окно с перечислением всех панелей. Для установки той или иной панели следует поставить галочку в окошке около названия панелей.

Панели можно передвигать по экрану и устанавливать горизонтально или вертикально.

А). СТАНДАРТНАЯ ПАНЕЛЬ практически полностью соответствует стандартным панелям WORDиEXCEL.

Б).ПАНЕЛЬ КОМАНД БУХГАЛТЕРИИ приведена на рис 1.7

Рис.1.7 Панель команд бухгалтерии.

Ее кнопки слева направо вызывают окна:

Общего журнала документов, Журнала операций, Журнала проводок, Типовых операций (о типовых операциях будет рассказано во второй части учебного пособия), Плана счетов, Оборотно – сальдовой ведомости, Анализа счетов, Карточки счета, Анализа счета по субконто, Анализа счета по датам, Отчета по проводкам, Платежного поручения, Счета. Как и для кнопок панелейWORDиEXCELимеются подсказки, возникающие через одну – две секунды после подвода курсора к той или иной кнопке. Чаще всего используются именно эти панели инструментов.

В) ПАНЕЛЬ ФОРМЫ.

Панель формы приведена на рис 1.8. Она состоит из кнопок( слева направо) : ВВОД НОВОЙ СТРОКИ, ИЗМЕНИТЬ ( ОТКРЫТЬ СТРОКУ), ВВЕСТИ НОВУЮ СТРОКУ, СКОПИРОВАВ ТЕКУЩУЮ, УДАЛИТЬ ТЕКУЩУЮ СТРОКУ,ЗАПИСАТЬ ИЗМЕНЕНИЯ, ВЫБРАТЬ ДАННУЮ СТРОКУ, ПОКАЗАТЬ КОНТЕКСТНОЕ ОПИСАНИЕ.

Упражнение 1.Установить самостоятельно панели стандартную , бухгалтерских расчетов и формы.

Рис 1.8 Панель ФОРМЫ

$ 5. УДАЛЕНИЕ ПРОИЗВЕДЕННЫХ ЗАПИСЕЙ.

В процессе работы возможны ошибки. Для удаления ошибочной записи в пакете нужно:

Произвести загрузку системы в монопольном режиме.

1. Войти в соответствующий документ( журнал операций, журнал проводок, окно справочника контрагентов и т.д.).

2. Пометить все удаляемые операции, выделив их поочередно и нажав кнопку с рисунком, перечеркнутым красным крестом, ответив «ДА» на вопрос : ОПЕРАЦИЯ БУДЕТ ПОМЕЧЕНА НА УДАЛЕНИЕ. ВЫПОЛНИТЬ?

3. Закрыть все окна,

4. Выполнить команду ОПЕРАЦИИ – УДАЛЕНИЕ ПОМЕЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ, ответив ДА на вопрос о продолжении удаления операций,

5. В появившемся окне УДАЛЕНИЕ ПОМЕЧЕННЫХ ОБЪЕКТОВ нажать кнопку КОНТРОЛЬ.

6. В окне появится сообщение о возможности удаления помеченного объекта . В случае благоприятного ответа нажать кнопку УДАЛИТЬ.

7. Ответить ДА на вопрос: Помеченные операции будут удалены. После этого закрыть окно удаления и окно перечня удаленных операций.

В некоторых случаях система сообщает о невозможности удаления, например, при удалении контрагента, который участвует в проводке. Одновременно нужно пометить на удаление и данную проводку.

ВЫЗОВ ЗАПОЛНЕННЫХ ОКОН. В графе, где занесены итоговые сведения о данном факте два раза щелкнуть мышью

$6. ПЛАН СЧЕТОВ.

ПЛАН СЧЕТОВ – это схема регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (финансовых, хозяйственных операций и др.) в бухгалтерском учете, в которой приведены наименования и коды счетов ( счетов первого порядка ) и субсчетов ( счетов второго порядка) .

Рис.1.9. План счетов.

План счетов является главной составляющей типовой конфигурации. Состав счетов и их свойства определяют методологию учета, реализованную в данной конфигурации, и влияют практически на все части конфигурации, имеющие отношение к бухгалтерскому учету.

В типовую конфигурацию 1С: Бухгалтерии 7.7 включен План счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности предприятий, утвержденный приказом Министерства Финансов РФ от 31 октября 2000 г. №94н.

План счетов можно вызвать, нажав на панели команд бухгалтерии кнопку со сдвоенным изображением буквы Т или через главное меню командами ОПЕРАЦИИ – ПЛАН СЧЕТОВ.

Он представлен на рис. 1.9.

Каждый счет и субсчет имеют в окне плана счетов пиктограмму в виде буквы Т в начале строки. Желтый ее цвет означает , что учет по данному счету ведется только в разрезе субсчетов. Попытки указать в проводках такой счет в целом будут безуспешными.

Синий цвет пиктограммы означает, что этот счет не имеет субсчетов.

Если пиктограмма отмечена красной галочкой, то это означает, что счет или субсчет редактируется только в режиме конфигурации.

Каждая строка плана состоит из граф: КОД ( номер счета), НАИМЕНОВАНИЕ, ВАЛЮТА, КОЛИЧЕСТВЕННЫЙ, ЗАБ., АКТИВНЫЙ, СУБКОНТО 1, СУБКОНТО 2, СУБКОНТО 3,ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ( на рисунке не поместился).

В графе Кол. ставится +, если возможен количественный учет,

Графа Заб. говорит о забалансовом счете.

Счета бухгалтерского учета делятся на БАЛАНСОВЫЕ и ЗАБАЛАНСОВЫЕ. ЗАБАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА – счета, сальдо которых не входит в бухгалтерский баланс. Эти счета не корреспондируют между собой или балансовыми счетами.

В графе Акт. Ставятся буквы А – активный, П – пассивный или АП – активно – пассивным является данный счет.

АКТИВНЫМ называется счет, на котором учитываются средствапредприятий. Он показывает наличие, состав и размещение средств. В активных счетах увеличение средств записывается по дебету, а уменьшение – по кредиту.

ПАССИВНЫЙ СЧЕТ – Счет, на котором учитываются источники средствпредприятия. В пассивных счетах увеличение источника средств (или задолженности за полученные хозяйственные средства) отражается по кредиту, а уменьшение – по дебету.

Для каждого счета плана возможна установка до трех СУБКОНТО.

В окне плана счетов имеется панель кнопок, некоторые из которых рассмотрены выше. Рассмотрим кнопку

Это кнопка УСТАНОВКА (ОТКЛЮЧЕНИЕ) ВЫВОДА СПИСКА ПО ГРУППАМ. При ее нажатии в окне плана счетов высвечиваются: только счета, без субсчетов, если активен ( подсвечивается курсором) один из счетов, или один счет со своими субсчетами, если активен один из субсчетов.

Такая кнопка существует и в других окнах.

В нижней части окна плана счетов имеется пять кнопок : кнопка вывода счета на ПЕЧАТЬ, кнопка ОТЧЕТА, кнопка вызова окна СУБКОНТО, кнопка ПОДРОБНО - подробного описания активизированного ( подсвеченного курсором) счета и кнопка ЗАКРЫТИЯ окна.

Для быстрого поиска нужного счета необходимо поместить курсор в тот столбец плана, где расположены номера счетов, и набрать на клавиатуре номер искомого счета.

Типовая конфигурация разрешает производить ввод в план счетов новых счетов и добавление в уже имеющиеся счета новых субсчетов в режиме «1С: ПРЕДПРИЯТИЕ».

$7.ВИДЫ СУБКОНТО.

Для организации аналитического учета по бухгалтерским счетам в 1С: Бухгалтерии используются ВИДЫ СУБКОНТО.Термин СУБКОНТО введен для обозначения набора значений, используемых в аналитическом учете. В качестве субконто выступают объекты, по которым ведется аналитический учет: основные средства, организации, товары и т. д. ВИД субконто определяет совокупность объектов конкретного типа, которые используются в аналитическом учете.

Состав субконто, используемых в типовой конфигурации, определяется, с одной стороны, требованиями Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности предприятия, а с другой стороны, возможностью получения бухгалтерских итогов в разрезе объектов аналитики, как для составления отчетности, так и для внутренних целей предприятия.

Если на каком – либо счете плана счетов, на котором предусмотрено ведение аналитического учета, перед субконто стоит сокращение (об), это означает, что на этом счете в разрезе данного субконто учет ведется только по оборотам.

Виды субконто в данной конфигурации имеют тип ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ и СПРАВОЧНИК.

Тип субконто «перечисление».Виды субконто, имеющие тип ПЕРЕЧИСЛЕНИЕ, используются в системе для описания наборов постоянных (не изменяемых пользователем) значений.

Типичными примерами перечислений являются виды оплаты (наличная, безналичная, бартер), тип учредителя

( юридическое лицо, физическое лицо), типы сотрудников предприятия ( штатный, совместитель) и т.д.

Просмотр значений субконто типа «перечисление» для каждого счета доступен в окне плана счетов после нажатия кнопки «СУБКОНТО».

Тип субконто «справочники».

Виды субконто, имеющие тип «Справочники», предназначены для ведения аналитического учета с набором значений, задаваемых пользователем. Конкретный набор значений обычно определяется объектами учета конкретного предприятия.

Как правило, справочник имеет наименование, совпадающее с названием соответствующего ему виду субконто.

В данной конфигурации максимальное количество субконто по одному счету аналитического учета установлено равным трем.