11. Использование автоматизированной информационной системы

"АРХИВНОЕ ДЕЛО"

11.1. Автоматизированная информационная система "Архивное дело" предназначена для автоматизации деятельности работников делопроизводственных и архивных служб органов и учреждений прокуратуры в части:

составления номенклатур дел, в том числе сводной номенклатуры дел;

формирования дел и производств и их оформления;

выделения к уничтожению и отбору на хранение дел и производств, оформления актов о выделении к уничтожению и описей для хранения;

поиска дел и производств;

систематизации архивного хранения;

контроля движения дел и производств при архивном хранении;

контроля сроков хранения дел и производств.

11.2. Система "Архивное дело" интегрирована с АИК "Надзор". Сведения о документах, списанных после исполнения, из АИК "Надзор" переносятся в систему "Архивное дело", а также осуществляется перенос составленной сводной номенклатуры дел (после утверждения) на предстоящий год из системы "Архивное дело" в АИК "Надзор".

11.3. В органах и учреждениях прокуратуры систему "Архивное дело" надлежит использовать по мере создания всех необходимых условий (наличие техники, установление компьютерной программы, обучение работников, издание организационно-распорядительных документов) для ее функционирования.

11.4. Все формы, создаваемые в электронном виде: номенклатуры дел, акты о выделении к уничтожению, описи хранения и т.д., должны быть идентичны данному документу на бумаге. Например, электронная номенклатура дел (в АИК "Надзор" и при наличии в системе "Архивное дело") должна полностью соответствовать номенклатуре дел на бумажном носителе.

11.5. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают защиту информации на электронных носителях от несанкционированного доступа, сохранность базы данных и функционирование системы "Архивное дело".

11.6. Информационно-технологические службы органов прокуратуры обеспечивают предоставление прав пользователям для работы с документами в системе "Архивное дело".

12. Обеспечение сохранности документов, дел и производств.

УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

12.1. Обеспечение сохранности документов, дел и производств

12.1.1. Прокурорские и делопроизводственные работники несут ответственность за сохранность находящихся непосредственно у них служебных документов, дел, производств, иных материалов, вещественных доказательств, аудио- и видеокассет, печатей, штампов, гербовых бланков и учетно-регистрационных форм.

В нерабочее время все вышеуказанное хранится только в личных сейфах прокурорских работников или в специально выделенных для этого помещениях отделов делопроизводства, канцелярии, архива, экспедиции, опечатываемых личными печатями. При этом дела в помещениях канцелярий в нерабочее время хранятся только в сейфах.

12.1.2. Учет, выдачу ключей от сейфов, металлических печатей осуществляет Первый отдел, при его отсутствии - руководитель службы делопроизводства.

В случае утраты ключа от хранилища немедленно ставятся в известность указанные подразделения. Выдача запасных ключей производится только по указанию начальника управления (отдела) и с разрешения начальника Первого отдела или руководителя службы делопроизводства.

12.1.3. Руководители органов прокуратуры, начальники подразделений регулярно проверяют соблюдение установленного режима хранения перечисленных в п. 12.1.1 объектов.

В случаях утечки информации, утраты документов, дел, бланков, печатей, штампов и т.д. проводится служебная проверка, по результатам которой к работникам, допустившим нарушения, принимаются меры дисциплинарного или иного характера.

12.1.4. Изъятие и выдача каких-либо документов из любых дел и производств не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения или районного прокурора. В деле остаются заверенная копия изъятого документа и акт о причинах изъятия подлинника.