6. Правила оформления и печати документов на компьютерах

6.1. Печатание служебных документов в Генеральной прокуратуре осуществляется специалистами отдела подготовки документов управления документационного и методического обеспечения и другими работниками прокуратуры на компьютерах, а также с помощью вспомогательной компьютерной техники.

Делопроизводители управлений и отделов вышестоящих прокуратур обязаны печатать описи дел, надзорных и наблюдательных производств, подлежащих сдаче в архив прокуратуры, акты о выделении к уничтожению дел и документов, протоколы собраний, производственных и оперативных совещаний, приказы по личному составу, другие внутренние документы, а также письма объемом до страницы машинописного текста.

6.2. Подготовленный для печатания материал должен быть написан исполнителем разборчиво на стандартных листах бумаги. Текст документа необходимо тщательно выверить и согласовать с непосредственным руководителем. Документы объемом более десяти машинописных листов или сданные повторно визируются руководителем подразделения.

6.3. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии, пунктуации, использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий.

Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других чернил, кроме указанных, или исправленные карандашом.

6.4. В верхнем левом углу рукописи указываются количество экземпляров, фамилия и номер телефона исполнителя, дата направления в отдел подготовки документов, номер переписки.

6.5. Документы печатаются в порядке их поступления. В первую очередь печатаются документы особого контроля, адресованные руководителям органов государственной власти и управления, приказы, указания, распоряжения, материалы координационных совещаний, заседаний коллегии и отдельные документы по поручению руководства прокуратуры.

6.6. Все документы должны печататься четко, без ошибок, с расположением и оформлением текста в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, соблюдением правил написания отдельных наименований, слов и словосочетаний, дат, чисел, единиц измерения и т.д.

Текст документа и отдельные элементы его реквизитов печатаются в текстовом редакторе Word одним стандартным шрифтом Times New Roman размером N 14. Реквизит "отметка об исполнителе" допускается печатать размером шрифта N 10 - 12.

При оформлении инструкций, положений для выделения разделов, подразделов могут использоваться разные шрифты.

Документы должны иметь поля (мм):

левое - не менее 25;

верхнее - не менее 20;

правое - не менее 10;

нижнее - не менее 20.

Документы информационно-справочного характера могут печататься с оборотной стороны листа.

Для выполнения работ на компьютерах используются положения верхней линейки (приложение N 38).

Адресат документа печатается на расстоянии 8,5 см от левого поля через межстрочный интервал "точно, 12 пт" и располагается на документе, напечатанном в том числе и на бланке, с соблюдением вышеприведенного верхнего поля.

Название вида документа печатается прописным полужирным шрифтом.

Абзацный отступ в тексте документа начинается с красной строки и располагается на расстоянии 1,25 см от левого поля. Текст печатается с выравниванием по ширине.

Реквизит "отметка о наличии приложений" отделяется от текста одинарным интервалом.

Приложение, состоящее из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал "точно, 12 пт".

При этом вторая и последующие строки должны располагаться под первым словом первой строки приложения в соответствии с п. 5.7.1.

Должность и классный чин лица, подписывающего документ, печатаются от левого поля через межстрочный интервал "точно, 12 пт".

Инициалы и фамилия лица, подписывающего документ, располагаются с выравниванием по правому полю документа.

Документы печатаются, как правило, через межстрочный интервал "одинарный". Через межстрочный интервал "полуторный" печатаются доклады и документы, подготовленные для издания типографским способом.

Документы, насчитывающие несколько страниц, нумеруются вверху посередине страницы (шрифт Times New Roman размером N 12 - 14).

Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами.

В грифах согласования и утверждения наименование должности относительно положения верхней линейки в одной строке должно занимать не более 7 см.

Реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами "одинарный".

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через межстрочный интервал "точно, 12 пт". При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения" и "гриф согласования" отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом "точно, 12 пт".

Расшифровка подписи в реквизите "подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.

При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей отделяются 3 - 4 межстрочными интервалами "одинарный".

При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р 6.30-2003.