5. Управленческая документация предприятия. Состав и функциональное назначение
Документация– это упорядоченная совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. Более подробно ознакомиться с составом управленческой документации предприятия и образующими ее основными видами документов можно с помощьюОбщероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93.Он содержит унифицированные системы документации и образующие их формы документов, разрешенные к применению на предприятиях (в организациях, учреждениях) для обеспечения потребностей в документированной информации.
В составе ОКУД сегодня имеется девять унифицированных систем документации:
-унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
-унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
-унифицированная система банковской документации (УСБД);
-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФУОБД);
-унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);
-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);
-унифицированная система документации по труду (УСДТ);
-унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФР);
-унифицированная система внешнеторговой документации (УСВД).
Управленческую документацию предприятия образуют, таким образом, документы, отнесенные к УСОРД, т.е. документы, общее функциональное назначение которых состоит в организации и распоряжении деятельностью предприятия. В свою очередь в состав УСОРД входит 13 групп управленческой документации.
Основные группы управленческой документации в составе УСОРД:
1. Документация по созданию предприятия (организации, учреждения).
2. Документация по реорганизации предприятия (организации, учреждения).
3. Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения).
4. Документация по приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений).
5. Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения).
6. Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
7. Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения).
8. Документация по приему на работу.
9. Документация по переводу на другую работу.
10. Документация по увольнению.
11. Документация по оформлению отпусков.
12. Документация по оформлению поощрений.
13. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.
Рассмотрим далее функциональное назначение каждой из перечисленных групп документации основных видов управленческих документов, образующих соответствующие группы документации.
Документация по созданиюпредприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей"). Примерный состав документации по созданию предприятия представлен на рис.4.
┌──────────────────────────────────────────┐
│ Документация по созданию предприятия │
│ (организации, учреждения) │
└────┬───────────────┬───────────────────┬─┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявительные │ │ │ Организационно-распорядительные │
│ документы │ │ │ документы │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявление на │ │ │ Устав (положение, учредительный │
│ государственную │ │ │ договор) │
│ регистрацию │ │ │ │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Заявление об │ │ │ Свидетельство о государственной │
│ открытии расчетного │ │ │ регистрации │
│ счета │ │ │ │
└────────────────┬─────────┘ │ └──────────────┬──────────────────┘
┌────────────────┴─────────┐ │ ┌──────────────┴──────────────────┐
│ Письмо об изготовлении │ │ │ Приказ о создании │
│ печати (штампа) │ │ │ предприятия │
└──────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────────┘
│
┌─────────┴──────────────┐
│ Документы │
│ протокольных │
│ мероприятий │
└┬────────────────────┬──┘
│ │
┌───────────────────────┴───┐ ┌─────┴───────────────────┐
│ Протокол собрания │ │ Протокол собрания │
│ (конференции) трудового │ │ членов кооператива │
│ коллектива предприятия │ │ об утверждении Устава │
└───────────────────────────┘ └─────────────────────────┘
Рис.4. Состав документации по созданию предприятия
Функциональное назначение документации по реорганизациипредприятия (организации, учреждения) заключается в документировании факта его реорганизации в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (см. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах"). Основные документы данной группы документации представлены на рис.5.
┌──────────────────────────────────────────────┐
│ Документация по реорганизации │
│ (предприятия, организации, учреждения) │
└──────────────────────────────────────────────┘
┌───────────────────────────┐ ┌──────────────────────────┐
│ Протокол собрания │ │ Решение совета │
│ (конференции) трудового │ │ директоров (правления) │
│ коллектива предприятия │ │ о реорганизации │
└───────────────────────────┘ └──────────────────────────┘
┌────────────────────────┐
│ Приказ │
│ о реорганизации │
└────────────────────────┘
Рис.5. Состав документации по реорганизации предприятия
Документация по ликвидациипредприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта прекращения им своей деятельности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством. Примерный состав документации по ликвидации предприятия представлен на рис. 6.
┌───────────────────────────────────────────┐
│ Документация по ликвидации │
│ предприятия (организации, учреждения) │
└───┬────────────────────────────────┬──────┘
┌───────────────────┴────────┐ ┌───────────┴──────────────────┐
│ Документы │ │ Организационно- │
│ протокольных │ │ распорядительные │
│ мероприятий │ │ документы │
└────────────────┬───────────┘ └─────────────┬────────────────┘
┌────────────────┴───────────┐ ┌─────────────┴────────────────┐
│ Протокол │ │ Приказы о принятии решения │
│ собрания (конференции) │ │ о ликвидации и о создании │
│ трудового коллектива │ │ ликвидационной комиссии │
└────────────────┬───────────┘ └─────────────┬────────────────┘
┌────────────────┴───────────┐ ┌─────────────┴────────────────┐
│ Решение совета директоров │ │ Акт о ликвидации │
│ (правления) о ликвидации │ │ │
└────────────────────────────┘ └──────────────────────────────┘
┌──────────────────────┐
│ Уведомительные │
│ документы │
└─┬────────────────┬───┘
┌──────────────────────────┴──┐ ┌──┴───────────────────────────┐
│ Письмо │ │ Письмо участника о выходе │
│ с сообщением о ликвидации │ │ из совместного предприятия │
└─────────────────────────────┘ └──────────────────────────────┘
Рис.6. Состав документации по ликвидации предприятия
Функциональное назначение документации по приватизациигосударственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений) состоит в документировании факта перехода права собственности на приватизированное предприятие в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (рис.7).
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Документация по приватизации │
│ государственного (муниципального) │
│ предприятия (организации, учреждения) │
└────┬──────────────────────────────────┬─────┘
┌──────────────┴────────┐ ┌────────┴─────────────────────┐
│ Заявка на участие │ │ Протокол собрания │
│ в конкурсе │ │ (конференции) трудового │
│ │ │ коллектива предприятия │
└───────────────────────┘ └──────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────┐
│ Свидетельство о государственной │
│ регистрации │
└─────────────────────────────────────┘
Рис.7. Состав документации по приватизации предприятия
Документация по распорядительной деятельностипредприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования основных управленческих решений по руководству повседневной деятельностью предприятия (рис.8).
┌──────────────────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по распорядительной деятельности │
│ предприятия (организации, учреждения) │
└───┬──────────────────────────────┬───────┘
┌────────────────┴───────────┐ ┌──┴───────────────────────┐
│ Документы коллегиального │ │ Документы единоличного │
│ органа управления │ │ органа управления │
└──────────┬─────────────────┘ └─────────────┬────────────┘
┌──────────┴─────────────────┐ ┌─────────────┴────────────┐
│ Постановление (решение) │ │ Приказ │
│ │ │ по основной деятельности │
└──────────┬─────────────────┘ └─────────────┬────────────┘
┌──────────┴─────────────────┐ ┌─────────────┴────────────┐
│ Протокол │ │ Приказ о распределении │
│ │ │ полномочий │
└────────────────────────────┘ └─────────────┬────────────┘
┌────────────────────────────────────────────┤
┌─────────────┴──────────────┐ ┌─────────────┴─────────────┐
│ Распоряжение │ │ Указание │
│ │ │ (оперативного характера) │
└────────────────────────────┘ └───────────────────────────┘
Рис.8. Состав документации по распорядительной деятельности предприятия
Функциональное назначение документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия(организации, учреждения) заключается в документировании основных управленческих решений организационно-нормативного характера, принимаемых преимущественно по вопросам перспективной деятельности предприятия (рис.9).
┌─────────────────────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по организационно-нормативному │
│ регулированию деятельности │
│ предприятия (организации, учреждения) │
└─────────────────────┬───────────────────────┘
┌──────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────────┐
│ Правила внутреннего │ │ │ Положение о структурном │
│ трудового распорядка ├─────┼────────┤ подразделении │
└──────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────┘
┌──────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────────┐
│ Структура и численность ├─────┼────────┤ Должностная инструкция │
└──────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────┘
┌──────────────────────────┐ │ ┌─────────────────────────────┐
│ │ │ │ Договор на производство │
│ Штатное расписание ├─────┴────────┤ (оказание) продукции │
│ │ │ (товаров, услуг, работ) │
└──────────────────────────┘ └─────────────────────────────┘
Рис.9. Состав документации по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия
Документация по оперативно-информационному регулированиюдеятельности предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования информации оперативного характера, преимущественно на этапе подготовки и принятия различных управленческих решений (рис.10).
┌───────────────────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по оперативно-информационному │
│ регулированию деятельности │
│ предприятия (организации, учреждения) │
└┬────────────────────┬───────────────┬─────┘
┌────────────┴───────┐ │ ┌─────┴─────────────────────┐
│ Акт │ │ │ Деловое письмо │
└────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘
┌─────────┴────────┐
│ Справка │
└──────────────────┘
Рис.10. Состав документации по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия
Функциональное назначение документации по приему на работусостоит в документировании фактов приема на предприятие новых работников в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 10-13 ТК РФ). Основные документы данной группы документации представлены на рис.11.
┌─────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по приему на работу │
├─────────────┬──────────────┬┘
┌─────────────────────┴┐ │ ┌┴────────────────────┐
│ Заявление о приеме │ │ │ Трудовой договор* │
│ на работу │ │ │ │
└──────────────────────┘ │ └─────────────────────┘
┌───────────┴─────────────┐
│ Приказ (распоряжение) │
│ о приеме на работу │
└─────────────────────────┘
──────────────────────────────
*В отношении отдельных категорий работников - контракт.
Рис.11. Состав документации по приему на работу
Документация по переводу на другую работупредназначена для документирования фактов перевода работников предприятия на другие места работы (должности) в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством. Примерный состав документации по переводу на другую работу представлен на рис.12.
┌──────────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по переводу на другую работу │
└───┬─────────────┬───────────┬────┘
┌───────────────────────┴───────┐ │ ┌───────┴─────────────────────┐
│ Заявление о переводе │ │ │ Представление │
│ на другую работу (назначении) │ │ │ о переводе (назначении) │
│ на другую должность │ │ │ │
└───────────────────────────────┘ │ └─────────────────────────────┘
┌────────────┴────────────────┐
│ Приказ (распоряжение) │
│ о переводе (назначении) │
└─────────────────────────────┘
──────────────────────────────
* В отношении отдельных категорий работников - контракт.
Рис.12. Состав документации по переводу на другую работу
Функциональное назначение документации по увольнениюзаключается в документировании фактов прекращения (действия) трудового договора с работниками предприятия, ранее заключившими такие договоры, по основаниям и в порядке, предусмотренными законодательством. Основные документы данной группы документации представлены на рис.13.
┌────────────────────┐
│ Документация │
│ по увольнению │
└┬────────┬────────┬─┘
┌───────────────────────┴─┐ │ ┌┴──────────────────────────┐
│ Заявление об увольнении │ │ │ Протокол, отражающий │
│ (только по инициативе │ │ │ мотивированное мнение │
│ работника) │ │ │ представительного органа │
│ │ │ │ профсоюзной организации │
└─────────────────────────┘ │ └───────────────────────────┘
┌───────────┴─────────────┐
│Приказ об увольнении │
└─────────────────────────┘
──────────────────────────────
* В необходимых случаях - представление к увольнению.
Рис.13. Состав документации по увольнению
Документация по оформлению отпусков предназначена для документирования фактов предоставления работникам предприятия отпусков в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством (гл. 19 ТК РФ). Примерный состав документации по оформлению отпусков представлен на рис.14.
┌────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по оформлению отпусков │
└────────┬─────┬─────┬───────┘
┌──────────────────────┴───┐ │ ┌───┴──────────────────┐
│ Заявление │ │ │График отпусков │
│ о предоставлении отпуска │ │ │ │
└──────────────────────────┘ │ └──────────────────────┘
┌──────────────────┴───────────────────┐
│Приказ о предоставлении отпуска │
└───────────────────────────┘
Рис.14. Состав документации по оформлению отпусков
Функциональное назначение документации по оформлению командировок состоит в документировании фактов направления работников в командировки в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством (гл. 24 ТК РФ), а также заданий на командировки и отчетов об их выполнении. Основные документы данной группы документации представлены на рис.15.
┌──────────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по оформлению командировок │
└─┬──────────┬────────────┬────────┘
┌───────────────────────┴───┐ │ ┌──────┴───────────────────────┐
│ Задание на командировку* │ │ │ Приказ об откомандировании │
└───────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────┘
┌──────────────┴──────────────────┐
│ Командировочное удостоверение │
└─────────────────────────────────┘
──────────────────────────────
* Включает, кроме того, формализованный краткий отчет о выполнении.
Рис.15. Состав документации по оформлению командировок
Документация по оформлению поощренийпредназначена для документирования фактов поощрения работников предприятия в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и локальными актами предприятия (гл. 30 ТК РФ). Примерный состав документации по оформлению поощрений представлен на рис.16
┌─────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по оформлению поощрений │
└──┬──────────┬─────────┬─────┘
┌────────────────────────┴────┐ │ ┌────┴─────────────────────────┐
│ Представление о поощрении │ │ │ Протокол общего собрания │
│ │ │ │ работников │
└─────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────┘
┌──────────┴────────────┐
│Приказ о поощрении │
└───────────────────────┘
Рис.16. Состав документации по оформлению поощрений
Функциональное назначение документации по оформлению дисциплинарных взысканийзаключается в документировании фактов привлечения работников к дисциплинарной ответственности в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством и локальными актами предприятия (рис.17).
┌─────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по оформлению дисцлинарных │
│ взысканий │
└┬────────┬────────────────┬──┘
┌──────────────────────────┴─┐ │ ┌─────┴─────────────────┐
│ Объяснительная записка │ │ │Докладная записка │
└───────────────────────┬────┘ │ └─────┬─────────────────┘
┌────────────────────────┴────┐ │ ┌─────┴─────────────────┐
│ Представление о привлечении │ │ │ Протокол │
│ к дисциплинарной │ │ │ общего собрания │
│ ответственности │ │ │ работников │
└─────────────────────────────┘ │ └───────────────────────┘
┌───────────────┴──────────────────────┐
│ Приказ о привлечении │
│ к дисциплинарной ответственности │
└──────────────────────────────────────┘
──────────────────────────────
* Может дополняться материалами расследования факта нарушения трудовой дисциплины.
** В необходимых случаях.
Рис.17. Состав документации по оформлению дисциплинарных взысканий
И, наконец, документация по учету труда и его оплатыпредназначена для документирования основных учетных показателей труда работников предприятия. Примерный состав документации по учету труда и его оплаты представлен на рис.18.
┌───────────────────────────────┐
│ Документация │
│ по учету труда и его оплаты │
└──┬──────────┬─────────┬───────┘
┌────────────────────────┴────┐ │ ┌────┴─────────────────────────┐
│ Личная карточка │ │ │ Учетная карточка научно- │
│ │ │ │ педагогического работника │
└────────────────────────┬────┘ │ └────┬─────────────────────────┘
┌────────────────────────┴────┐ │ ┌────┴─────────────────────────┐
│ Табель учета рабочего │ │ │ Расчетно-платежная │
│ времени │ │ │ ведомость │
└─────────────────────────────┘ │ └──────────────────────────────┘
│
┌────────┴────────┐
│ Лицевой счет │
└─────────────────┘
──────────────────────────────
* В необходимых случаях.
** Либо платежная и (или) расчетная ведомость.
Рис. 18. Состав документации по учету труда и его оплаты
Среди перечисленных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления.
Рассмотрим состав и правила оформления реквизитов ОРД в следующей главе.