4. Организационные формы делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятиях определяется инструкциями по делопроизводству.

Министерства и ведомства утверждают типовые инструкции по делопроизводству для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых разрабатываются индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.

Инструкции по делопроизводству являются нормативными документами, регламентирующими организацию, правила, прием и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном предприятии (учреждении) с учетом специфики его деятельности.

Делопроизводство организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности конкретного предприятия (структурной единицы).

По объему документооборота учреждения делятся на категории:

I - учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;

II - от 25 000 до 100 000;

III - от 10 000 до 25 000;

IV - до 10 000;

В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной и смешанной.

При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.

При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие,

как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.

В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство.

Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.

Ответственность за организацию и составление делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии, в подразделении ГА несет руководитель.

Процесс управления делопроизводством как обеспечивающей деятельностью включает:

-изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ), в частности, выявление реального соотношения между потребностями предприятия в реализации тех или иных функций и задач по подготовке и обработке документов и его организационными, финансовыми, материальными, техническими и иными возможностями;

-подготовку и принятие управленческих решений;

-информирование структурных подразделений (должностных лиц) о принятых решениях и вытекающих из них задачах (действиях), объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;

-подготовку структурных подразделений (должностных лиц) к выполнению принятых управленческих решений, включая предоставление им соответствующей информации (в том числе документированной) и полномочий;

-организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями (должностными лицами) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

-организацию и поддержание обеспечения структурных подразделений (должностных лиц) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);

-руководство (административное и методическое) структурными подразделениями (должностными лицами) непосредственно в ходе выполнения ими задач (действий), включая адекватное (т.е. своевременное и точное) реагирование на возможные изменения условий их выполнения;

-организацию и осуществление надлежащего контроля за ходом выполнения задач (действий);

-оказание структурным подразделениям (должностным лицам) помощи, в том числе посредством изменения ранее установленных параметров выполнения задач (действий),  по объемам, содержанию, срокам, последовательности и т.п. (в необходимых случаях);

-оценка выполнения задач (действий) на предмет соответствия фактических результатов планируемым, в том числе по полноте, своевременности и качеству.

Таким образом, в качестве основного объекта управления делопроизводством выступает документированная информация - документы или их упорядоченная совокупность, т.е. документация предприятия. Одновременно осуществляется управление персоналом определенной квалификации и численности, привлекаемым к выполнению соответствующих задач (действий), а также управление различными видами ресурсов, необходимость в которых определяется объемом и содержанием задач (действий), последовательностью и сроками их выполнения.

Однако перечисленные объекты представляют собой лишь один из элементов системы управления, которая в соответствии с канонами современного менеджмента должна включать в себя и другие элементы, в том числе органы (субъекты) управления и каналы управления. Таким образом, управление делопроизводством предприятия можно представить схематически (рис.3).

Орган управления

Объект управления

Канал информирования

│ об управленческих решениях

Канал информирования о результатах

выполнения управленческих решений

Рис.3. Принципиальная схема управления делопроизводством предприятия

Роль органа управления на предприятии выполняет его руководство - должностные лица с соответствующими полномочиями. При этом следует помнить, что содержание управленческой деятельности весьма многообразно, а делопроизводство представляет собой лишь одно из вспомогательных (обеспечивающих) звеньев этой деятельности, хотя и весьма значимое. Следовательно, для того чтобы обеспечить требуемую эффективность делопроизводства, руководитель предприятия должен делегировать часть своих управленческих полномочий другому должностному лицу.

В зависимости от объемов и содержания задач (действий), выполнение которых позволит удовлетворить потребности предприятия в документированной информации (в подготовке и обработке документов), эти полномочия могут быть переданы либо "посреднику" - т.е. должностному лицу, которое в свою очередь также уступит часть своих полномочий по управлению делопроизводством, либо непосредственному организатору делопроизводства на предприятии.

Как свидетельствует практика, на больших и средних предприятиях со значительными потребностями в документированной информации соответствующие полномочия передаются от руководителя предприятия, например генерального директора, к одному из его заместителей (допустим, к заместителю по управлению), а от последнего к должностному лицу, непосредственно отвечающему за организацию делопроизводства предприятия (к примеру, руководителю соответствующего структурного подразделения - службы ДОУ). На предприятиях, испытывающих менее значительные потребности в документированной информации, делегирование полномочий по управлению делопроизводством, как правило, производится минуя "посредника", т.е. от руководителя к непосредственному организатору ДОУ.