2. Понятие делопроизводства

Терминологически понятие "делопроизводство" требует определенной дифференциации.

Так, в соответствии с государственным стандартом РФ ГОСТ Р51141-98 делопроизводство(документационное обеспечение управления - ДОУ)представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую "документирование и организацию работы с официальными документами". Таким образом, данное определение сразу же позволяет выделить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления:

-документирование;

-организация работы с документами.

Документирование управленческой деятельностипредприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов. Под документом, как это следует из ГОСТ Р51141-98, следует понимать зафиксированную (т.е. записанную и оформленную надлежащим образом) "на материальном носителе информацию с реквизитами - совокупность элементов содержания и оформления, обеспечивающих надлежащую подготовку документа с учетом функционального назначения последнего и его юридическую силу, позволяющими ее идентифицировать".

В свою очередь, управление документациейпредприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по учету, систематизации, хранению документов, а также их перемещению (выдаче и приему в места хранения).Документация- это не что иное, как упорядоченная (т.е. сгруппированная в соответствии с определенными правилами) совокупность документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.

Схематически понятие "делопроизводство" (ДОУ) в рассматриваемом терминологическом значении и его важнейшие составляющие представлены на рис. 2.

Рис. 2. Делопроизводство как направление повседневной деятельности по управлению предприятием

Кратко рассмотрим еще два определения делопроизводства - определения "неофициальные", но тем не менее сохраняющие свое значение для надлежащей организации повседневной управленческой деятельности.

Согласно одному из них делопроизводство- это структурное подразделение, в компетенцию которого входит общая организация документирования деятельности и управления документацией предприятия.

Согласно другому определению под делопроизводствомможет также пониматься участок работы, предназначенный для выполнения действий по записи и оформлению информации на материальные носители, а также последующему учету, систематизации, хранению и перемещению документированной информации (в виде бумажных или электронных документов). Иными словами, это  одно или несколько помещений, соответствующим образом приспособленных для выполнения перечисленных действий, и прежде всего для учета, систематизации, хранения и перемещения документов.

Поэтому оправданно звучат распоряжения, например : "Получите документ N... в делопроизводстве" или "Сдать текст документа в делопроизводство на оформление".

Продолжая разговор о делопроизводстве предприятия, - на этот раз в классическом толковании этого понятия - обратимся к рассмотрению его назначения.