Тема 10. Систематизация документов, номенклатуры для их формирования и хранения.

Для какой цели составляется номенклатура дел, требования к формированию дел, порядок подготовки документов к архивному хранению.

[4. с.100-106]; [8, с. 60-73]

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться их номенклатура.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел составляется специалистом, который утверждается руководителем организации и отвечает за работу с документами.

Номенклатура включает реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

- дату;

- номер;

- место составления;

- гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- основание;

- текст;

- подпись;

- гриф согласования;

- отметку об ознакомлении.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники отделять от копий;

- в деле группируются документы одного календарного года (кроме личного дела);

- дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 см.

- запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Для какой цели составляется номенклатура дел?

2. Что такое номенклатура дел?

3. Назовите реквизиты номенклатуры дел.

Тема 11. Подготовка приказа по личному составу

Порядок подготовки проекта приказа по личному составу. Реквизиты приказа, составленные части приказа, кто готовит проекты приказов.

Литература: [4, с. 68-70]

Распорядительная деятельность предприятия документируется в основном посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и по основной деятельности.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируются работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказ имеет следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- название вида документа;

- дата;

- индекс;

- место издания;

-гриф утверждения;

- заголовок к тексту;

- текст;

- визы;

- подпись.

Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «Приказываю» так это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, перевести, уволить, командировать, предоставить отпуск

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Кто готовит проекты приказов?

2. Назовите реквизиты приказов.

3. Из каких частей состоит приказ?