Тема 4. Организация документирования и делопроизводства на предприятиях га

Основные понятия и определения. Организационные формы делопроизводства. Проблемы документационного обеспечения управленческого труда. Недостатки в организации делопроизводства.

Литература: [4, с. 83-96]; [6, с. 312-338]

Под документационным обеспечением понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций. Делопроизводство – это органическая часть менеджмента, важный ресурс управления. Документирование включает все операции по подготовке, авиапредприятия (структурной единицы) осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним Положением о предприятии (службе, отделе и т.д.).

Организация делопроизводства в предприятии определяется инструкцией по делопроизводству, являющейся документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном предприятии (учреждении) с учетом специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в данном предприятии (учреждении) документов, справочно-методический материал.

Объем информации, структура входящих и исходящих потоков определяет технику и технологию процесса обработки, состав и объем трудозатрат управленческого персонала. На всех уровнях управления информации должна быть унифицирована так как ее необходимо использовать в автоматизированных системах управления. Наиболее распространенный недостаток организации делопроизводства в аппаратах управления – многоступенчатость их регистрации слабое использование компьютерной техники.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что Понимается под документационным обеспечением предприятия?

2. Чем определяется организация делопроизводства в предприятии?

3. Недостатки в организации делопроизводства в предприятии.

Тема 5. Документационное обеспечение управления в авиапредприятиях

Документы и их классификация. Классификация документов по содержанию, наименованию, способу изготовления, степени сложности, месту составления, срокам исполнения, по происхождению, степени гласности, юридической силе, по назначению. Роль делопроизводства в управленческой деятельности.

Литература: [5, с. 5-18]; [6. с. 13-69]

Документы классифицируются по:

- способу фиксации (письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.)

- содержанию (организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые и т.д.);

- наименованию (положения, приказы, распоряжения, инструкции, письма и т.д.);

- способу изготовления (типовые, трафаретные, индивидуальные);

- месту составления (внутренние, внешние);

- срокам составления (срочные, несрочные);

- происхождению (служебные, официально-личные);

- степени сложности (простые, сложные).

Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих функций.

Качество управления в авиапредприятиях существенно зависит от системы поиска информации (СПИ), формы обработки документов, справочно-информационного фонда, информационно-вычислительного центра и т.д. Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Классификация документов по способам фиксаций, содержанию и наименованию.

2. Роль делопроизводства в управленческой деятельности.

3. Взаимосвязь управления и системы информации.