Тема 2. Работа руководителя с документами

Роль документа в труде руководителя. Специфика труда руководителя. Трудоемкость работы руководителя с документами. Основные направления по совершенствованию работы руководителя с документами. Задачи руководителя по совершенствованию работы с документами.

Литература: [5, с. 5-10].

Документ для руководителя – это не только источник информации, но и юридическое удостоверение свершенного действия, средство, которым он должен уметь пользоваться в повседневной работе. При рассмотрении компонентов труда руководителей различных рангов можно обнаружить специфику их труда. Руководитель должен выполнять функции организатора (менеджера) и координатора совместного труда.

Он несет персональную ответственность в пределах своей компетенции за вверенную ему работу. Задача руководителя состоит в том, чтобы организовать подчиненных ему работников на выполнение задач различного содержания, стоящих перед предприятием, и побудить работников к достижению цели более эффектно, с наименьшими затратами трудовых, материальных и финансовых ресурсов. Решению этих задач способствует хорошо организованное документирование и документационное обеспечение управления. Труд руководителя имеет единый предмет труда – информацию, носителем которой он является.

В технологии управленческого процесса все категории работников располагают общим информационным банком дынных. Этот банк данных вносится в персональные компьютеры и может быть связан единой сетью с руководителями различных категорий. Эффективность работы руководителя определяется оперативностью и качественной проработкой всех этапов принятия и реализации управленческих решений и зависит от качества необходимой информации, скорости её получения и обработки, глубины анализа поступающей информации, содержащейся в документах, полноты и оперативности реализации принятых управленческих решений.

В общем объеме трудозатрат руководителей различных рангов доля делопроизводственных операций занимает значительное место. Анализ рабочего времени руководителей показывает, что 20% рабочего времени он затрачивает на чтение и просмотр поступающих документов. Плохо поставленное делопроизводство, недостаток оргтехники, применяемой в управленческом труде, продлевает время рутинной работы руководителя. Совершенствование работы руководителя с документами может происходить по трем направлениям:

- повышение уровня знаний и квалификации в области документоведения и документационного обеспечения процесса управления;

- повышение мастерства работы с документами;

- широкое внедрение организационной и компьютерной техники.

Совершенствование работы с документами предусматривает внедрение электронно-вычислительной техники и АСУ, научной организации управленческого труда.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Роль документа в труде руководителя.

2. Основная задача руководителя.

3. Чем определяется эффективность работы руководителя?

4. Направления совершенствования работы руководителя.

Тема: 3. Планирование и организация штабной работы в авиапредприятиях

Планирование организационных мероприятий. Понятие о летно-методической работе. Планирование задач руководителя и личной работы руководителя. Факторы, влияющие на качество управленческой деятельности в авиапредприятии. Информационное обеспечение управления. Организация и проведение служебных совещаний. Организация труда руководителя.

[3, с. 4-12]

Отказ от директивно-централизованного управления в условиях рыночной экономики, предоставление предприятиям ГА хозяйственной самостоятельности, создание новых форм организации предприятий (авиакомпаний, концернов, корпораций, малых, совместных и т.д.) предъявляют еще большие требования к разработке и реализации организационных планов мероприятий в них. К организационным относятся годовой и квартальные ланы, месячные планы работы отделов и служб. При планировании управленческой деятельности необходимо предполагать: чего следует достичь, кто в ответе, срок исполнения. Хорошо составленный план позволяет избегать стихийности, случайности. план должен вытекать из стратегии развития всего предприятия. Организация подготовки плана целиком возлагается на начальника штаба предприятия (там где он есть).

Затянувшийся кризис в ГА может быть объяснен отсутствием или снижением требований вообще к планированию деятельности предприятия.

В план летных подразделений включаются основные мероприятия по организации летной работы, безопасности полетов и т.д. Структурное построение месячного плана работы летного отряда рекомендуется следующее.

1. Организационные мероприятия.

Выполнение и контроль мероприятий по информации вышестоящего руководства по организации летной работы, по выполнению полетов по новым трассам, вводу в строй, подготовке по минимуму погоды летного состава, повышению классности и др.

2. Летно-методическая работа.

Подготовка летного состава по программам, видам работ и полетов, тренировочные и контрольно-проверочные полеты, изучение руководящих документов, профессиональная подготовка летного состава, методическая работа с советом командиров ВС, инструкторами, обобщение и распространение передового опыта.

Планирование личной работы руководителя любого ранга является одним из важных элементов правильного стиля деятельности. План должен опираться на оперативные и стратегические задачи. Большую помощь в планировании окажет разработанный ТАЙМ-МЕНЕДЖЕР – организационно-техническое средство, разработанное в Дании.

Личный план руководителя содержит задачи, которые должны быть решены в точно указанные сроки. Принято различать долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные планы личной работы (на квартал, месяц, неделю). Существует и оперативный план на день. В личном плане следует предусмотреть время, необходимое для:

- проведения различных совещаний;

- личных бесед в узком кругу;

- приема посетителей;

- участие в служебных разборах;

- учебы, служебных командировок;

- обхода предприятия и других видов работы.

К основным факторам, влияющим на качество управленческой деятельности, относятся:

- информационное обеспечение управления;

- организация и проведение служебных совещаний;

- организация руководителем своего труда.

Служебное совещание – это важный фактор организации деятельности всего органа управления. При расширении системы личной ответственности можно, безусловно, сокращать и время на совещания и комиссии. Организация труда руководителя любого ранга тесным образом связана с организацией всех процессов управления. Если руководитель постоянно занят текучкой, не управляет собственным временем, то он постоянно утрачивает способность увидеть за конкретными ситуациями фундаментальную проблему и превратиться просто в диспетчера. Руководителю необходимо постоянно повышать свою квалификацию.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Организационные планы предприятия.

2. Структурное построение месячного плана работы летного отряда.

3. Содержание личного плана руководителя

4. Факторы, влияющие на качество управленческой деятельности.