Тема 6 «Современные требования к составлению и оформлению документов»

1. Правила подготовки и оформление документов. Состав реквизитов и порядок их расположения.

Каждый документ должен отвечать определенным требованиям по своему назначению: - достоверности;

- юридической силе;

- четкой структуре;

- удобству в обработке;

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документа, а также машинописного оформления их отдельных реквизитов.

Стандарты несколько дополняют и меняют выработанные практикой правила, помогают по иному решать многие вопросы, связанные с составлением и оформлением документов.

Элементы, из которых состоит документ (дата, подпись. адрес, текст и др.) называются реквизитами.

В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 ОРД имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

В перечень реквизитов ОРД входят:

1. Государственный герб.

2. Эмблема предприятия.

3. Изображение наград.

4. Код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД);

6. Наименование министерства или ведомства (т.е. наименование вышестоящей организации для предприятия ,имеющих ведомственную подчиненность);

7. Наименование предприятия;

8. Наименование структурного подразделения;

9. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке.

10. Наименование вида документа;

11. Дата;

12. Индекс;

13. Ссылка на индекс и дату входящего документа;

14. Адресат;

15. Гриф утверждения;

16. Резолюция;

17. Гриф ограничения доступа к документу;

18. Резолюция;

19. Заголовок к тексту;

20. Отметка о контроле;

21. Текст;

22. Отметка о наличии приложения;

23. Подпись;

24. Гриф согласования;

25. Визы;

26. Печать;

27. Отметка о заверении копии;

28. Фамилия исполнителя документа и номер его телефона;

29. Отметка об исполнении документа и направлении в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинный носитель;

31. Отметка о поступлении.

Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отдельных для них полей даны в прилоении1.

- Реквизиты «Код организации и код формы документа».

Коды располагаются в правом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций, затем код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.

Код имеют все зарегистрированные предприятия. Этот код может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.

Например: 1221052 – должностная инструкция;

0222152 – штатное расписание;

0276030 – график отпусков.

- Реквизиты «наименование (название) вида документа»

Название вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указываются на всех служебных документах, кроме писем.

- Реквизиты «Дата»

Дата подписания, утверждения, согласования документа оформляются цифровым способом

Например:

- 12 апреля 2008 г. следует оформлять 12.04.2008.

- реквизиты «Индекс» - регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации.

- реквизиты «ссылка на индекс и дату входящего документа».

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и индекса письма.

- реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» («ДСП», «секретно»). В коммерческих структурах «Конфиденциально» - в правом верхнему углу.

- реквизит «Гриф утверждения» - располагается в правом верхнем углу и должен состоять из слова «Утверждаю», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. (см. приложение 12).

- реквизит «Резолюция» - указания по исполнению полученного документа (см. приложение 27) – проставляется в правом верхнем углу между реквизитами «Адресат» и «Текст» или в любом свободном месте.

- реквизит «Заголовок к тексту» – это краткое содержание к тексту. Например приказ «О реорганизации структуры предприятия». (см. приложение 7).

- реквизит «Отметка о контроле» - проставляется только на тех документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает буку «К» или слово «Контроль» и располагается на левом поле документа напротив реквизита «Заголовок к тексту».

- реквизит «Текст»: требования:

а) краткость и точность изложения информации;

б) объективность и достоверность информации;

в) широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

- реквизит «Отметка о наличии «Приложения»: на 3л. 2 экз.

- реквизит «Подпись» - директор предприятия Агат подпись Н.И. Потанов.

Главный бухгалтер подпись Г.И. Фомина

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор фирмы Директор завода

«Маяк» «Электрон»

подпись А.И. Иванов подпись М.Б.Егоров

- реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов. Виза включает: личную подпись, ее расшифровки и дату, а при необходимости – должность визирующего.

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п. 7 не согласен», «Замечания прилагаются».

Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности:

- составитель документа;

- руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

- заинтересованные лица;

- общественные организации (при необходимости);

- руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

- заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

- руководитель юридической службы. Виза ознакомления (документа) служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен», подпись, расшифровка, дата.

- реквизит «Печать» оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая и подлинность.

Перечень документов, на которых ставится печать, приведен в приложении 3.

- реквизит о заверении коми.

Второй и последующий экземпляры документа, напечатанные под копировку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме: ставится ниже реквизита «Подпись»

Верно

Секретарь подпись М.К. Сидорова

При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

- реквизит «Фамилия исполнителя и номер его телефона».

Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Иванов 123-78-89.

- реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает: краткие сведения об исполнении.

Например: вопрос решен по телефону с главным бухгалтером фирмы «Маяк» 29.04.2008 г. подпись

- реквизит «отметка о поступлении»

Отметка о поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного штампа или от руки.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стоны первого листа документа.

Например: АО «Маяк» 04.03.02 г. № 5.

2. Общие требования к подготовке и оформлению служебных документов

Каждый документ должен отвечать определенным требованиям по своему назначению:

- достоверности;

- юридической силе;

- четкой структуре;

- удобству в обработке – это было сказано в первом вопросе;

При подготовке и оформлении служебных документов должны соблюдаться общие требования:

- документ должен быть кратким, точным, отредактированным, не допускающим различных толкований;

- служебный документ должен составляться, как правило, по одному вопросу. Исключение допускается лишь для отчетов, планов мероприятий;

- текст документа должен состоять из двух частей. В первой части указывается обоснование или основание к составлению документа, а второй излагаются выводы, предложения, решения, просьбы;

- документы, составленные во исполнение законов, указов, постановлений, должны содержать ссылки на них;

- каждый документ должен иметь комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

3. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов. Структура и требования, предъявляемые к составлению и оформлению текстов приказов и указаний. Справочно-информационная документация

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «Адресат» и «Гриф утверждаю»). Наряду с этим отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа, независимо от его вида. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

К обязательным реквизитам относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа.

Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

ГОСТОМ 6.38 – 90 установлены два вида служебных бланков для ОРД в зависимости от состава реквизитов в них:

- бланк для писем;

- общий бланк (для всех остальных ОРД).

В бланк для писем входят реквизиты: «Эмблема организации» (при наличии), «Коды», «Наименование министерства или ведомства», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа». Образец в приложении 4.

В общий бланк входят реквизиты: «Код», «Наименование министерства или ведомства», «Дата», «Индекс», «Место составления или издания», образец дан в приложении 5.

Оба вида бланков могут иметь угловое (в левом верхнем углу документа) и продольное (вдоль верхнего поля документа) расположения реквизитов.

Для писем более рациональным является угловое расположение реквизитов бланка.

При изготовлении служебных бланков используют два стандартных формата бумаги: А4 (210-297 мм) и А5 (148-210 мм).

Бланки документов должны иметь поля, мм:

- левое – 20 мм;

- верхнее – 10 мм;

- правое и нижнее – не менее – 0,8 мм;

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Документы, оформленные на двух и более листах нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «Страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Среди различных форм ОРД – организационно-распорядительной деятельности предприятия ведущее место занимает издание правовых актов распорядительного характера.

К документам такого типа относятся: постановление, распоряжение, положения, приказы, указания, инструкции, рассмотренные ранее.

Составляются они в соответствии с реквизитами на данные документы.

Справочно-информационные документы, используемые в управленческой деятельности, включают в себя информацию отчетного характера о выполнении планов, заданий, поручений. Эти документы используются для решения внутренних задач.

К такой информации относят также акты, деловые письма, заявления, объяснительные записки, протоколы, телеграммы.

Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредствам издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида:

- по основной деятельности;

- по личному составу.

Он является актом единоначального управления, т.е. предприятие возглавляется одним лицом. Указанный документ является актом внутреннего управления.

Приказ по основной деятельности оформляется на бланке предприятия и содержит следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа;

- дата;

- индекс;

- место составления;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст;

- подпись;

- визы;

- отметка об исполнении документа;

- отметка о переносе данных на машинный носитель;

Текст приказа состоит из двух частей:

- констатирующая

- распорядительная

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послужившим основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Распоряжения и указания – это разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая част текста отделяется от распорядительной в распоряжениях и указаниях словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Образцы приказов, распоряжений, указаний даны в приложениях 17, 19, 20.

Литература:

1. Делопроизводство и документооборот. А.Н. Белов, 2005 г.. стр. 21-53

2. Методические указания стр. 17-18

3. Организационная работа авиапредприятия. стр. 9-44.

Контрольные вопросы:

1. Требования, предъявляемые при подготовке и оформлении служебных документов.

2. Перечислите реквизиты документа.

3. Перечислите распорядительные документы.

4. Перечислите организационные и информационно-справочные документы.