Тема 5 «Документационное обеспечение управления в авиапредприятиях»

1. Документооборот и документирование

Под документационным обеспечением (делопроизводством) понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Делопроизводство включает в себя документооборот и документирование.

Документооборот – это комплекс работ с готовыми документами, созданными данным предприятием и полученными из вне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, формирование дел, хранение и использование документов, движение документной информации по инстанциям.

Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документирование включает все операции по подготовке, согласованию и изготовлению документа.

2. Назначение документов в авиапредприятии

По мнению наших ученых документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графика, рисунка, фотографии, звукозаписи. Как видно, общее и наиболее характерное свойство всех документов заключается в том, что они являются источниками или носителями информации.

Как носители информации они способствуют улучшению внутренней организации любого предприятия, служат основанием для принятия решения, обобщения и т.д.

Управление предприятием требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.д.

Так, коллегиальная деятельность предприятия фиксируется в протоколах. Распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу;

Работа ревизионных комиссий – в актах;

Производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах.

3. Классификация документов

Документы классифицируются:

- по способу фиксации информации делятся на письменные, графические, фото, кинодокументы.

Письменные включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных множительных аппаратах и типографским способом.

К графическим относятся чертеже, карты, рисунки, схемы;

- по содержанию документы подразделяются на ОРД, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые;

- по способу изготовления документы могут быть: типовые, трафаретные, индивидуальные. Типовые составляются заблаговременно и служат для индивидуальных целей (типовые правила, инструкции для однородных предприятий).

В трафаретных – часть текста отпечатана на бланке, а часть вписывается при его заполнении (состоят из постоянной и переменной информации).

Эта форма позволяет экономить время и облегчает машинную обработку.

- по степени сложности: простые и сложные.

К первым относятся – содержащие один вопрос, ко вторым – два или несколько вопросов.

- по месту составления различают внутренние и внешние документы.

- по срокам исполнения – на срочные и несрочные.

- по происхождению – на служебные и официально-личные (заявления, письма, жалобы).

- по юридической силе различают – подлинные и подложные документы.

Подлинные считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, а подложные – те, содержание которых не соответствуют истинным (ложные сведения, делают поправки, подчистки).

4. Роль делопроизводства в управленческой деятельности

Качество управления в авиапредприятиях существенно зависит о системы поиска информации, формы обработки документов. От того, как поставлено делопроизводство, зависят оперативность, экономичность, организация, культура и уровень механизации труда руководителя, что в конечном счете влияет на качество и своевременность основного акта управления – управленческого решения.

Хорошая организация делопроизводства в аппарате управления характеризуется быстротой и четкостью документооборота; наличием рациональной технологи обработки документов с минимальным количеством операций;

Механизацией основных делопроизводственных операций; своевременным обеспечением специалистов информацией.

Литература:

1. Делопроизводство и документооборот. А.Н. Белов, 2005 г. стр. 13-53.

2. Организация работы руководителя авиапредприятия, стр. 4-8

Контрольные вопросы:

1. Что Вы понимаете под делопроизводством?

2. Что такое документооборот?

3. Что такое документирование?

4. Классификация документов.

5. Роль делопроизводства в управленческой деятельности.