Тема № 2 Работа руководителя с документами

1. Роль документа в труде руководителя.

Документ для руководителя– это не только источник информации, но июридическое удостоверение свершенного действия, побуждение к новому действию, средство, которым он должен уметь пользоваться в повседневной работе.

Документы способствуют выполнению многочисленных функций руководителя и представляют собой материальную основу действий руководителя в принятии управленческого решения – основного управленческого акта, реализующего функцию руководства.

1.1. Специфика труда руководителя.

Руководитель как должностное лицо обладает соответствующими правами, выполняет функции организатора и координатора совместного труда подчиненного ему трудового коллектива, действует на основе коллегиальности и единоначалияи несет персональную ответственность в пределах совей компетенции за работу вверенного ему предприятия (отдела, службы).

Основная задача руководителя в том, чтобы организовать подчиненных ему работников на выполнение поставленных задач, создать для этого необходимые условия и побудить работников к достижению цели наиболее эффективно, с наименьшими затратами труда, материальных и финансовых ресурсов. Решению этой задачи способствуютхорошо организованные документирование и документационное обеспечение процесса управления, которые опосредуют все виды деятельности руководителя.

Руководство представляет собой совокупность вполне определенных и достаточно однотипных трудовых операций, выполняемых руководящими работниками на различных уровнях управления: принятие управленческих решений, отдача распоряжений, контроль исполнения, индивидуальный и групповой инструктаж подчиненных, анализ положения и т.д.

1.2. Трудоемкость работы руководителей с документами

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К делопроизводственнымотносятся обработка поступающей документации:

- вскрытие к4онвертов;

- регистрация;

- печатание документа;

- считывание;

- перемещение документа;

- контроль исполнения;

- согласование;

- визирование;

- подписание (утверждение).

Логические операциивключают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых расчетов, наложение визы и др.

Творческие операции, которые отражают специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернатив решения, выбора оптимального решения, документирования принятого решения. Каждое действие руководителя сопровождается либо операцией, выполняемой с документом (чтением, резолюцией (см. приложение 27), либо созданием документа (приказ, указание и т.п.)).

Анализ рабочего времени руководителей показывает, что 30 % рабочего времени они уделяют чтению и просмотру поступающих документов. У руководителей отделов также занимают значительное место – 20 %, у главного специалиста – 10 %.

Руководители крупных предприятий, где документооборот составляет от 20 до 30 тысяч документов в год, только на организационно – распорядительной документации делают около 20 тысяч подписей.

Данные хронометрических исследований показывают, что в среднем на ознакомление и подпись одного документа они затрачивают 30 сек., а в год более 20 восьмичасовых рабочих дней.

Пооперационный анализ технологии выполнения основных видов работ с документами у руководителей различных рангов позволял выявить ряд недостатков, снижающих эффективность их работ:

- неоправданно большие затраты рабочего времени на делопроизводственные операции, которые более свойственны делопроизводственному персоналу;

- отсутствие документов, необходимых и достаточных для управления на каждом иерархическом уровне. Руководители, особенно высшего звена загружены документами решения по которым не входят в их компетенции;

- недостаточное использование средств оргтехники для составления и изготовления документов, которое обусловлено либо ее отсутствие, либо незнанием и неумением руководителей ею пользоваться. Рациональная организация делопроизводства и документационного обеспечения аппарата управления способна уменьшить трудоемкость выполнения основных операций при работе с документами и соответственно повысить эффективность трудозатрат руководителей.

1.3. Основные направления по совершенствованию работы с документами.

Совершенствование работы руководителя с документами может происходить по двум основным направлениям:

- повышение уровня знаний и квалификации в области документоведения, документирования и документационного обеспечения процесса управления, применение их в совей работе и в работе подчиненного аппарата управления;

- повышение мастерства, выполнения основных операций в работе с документами.

Первое направлениетребует от руководителя постоянного изучения новейших достижений науки в области теории информации, разработки новых способов и методов отработки документов для удобства использования их в процессе управления. Техника управления как орудие руководителя должна располагаться непосредственно на его рабочем месте.

Второе направление– повышение мастерства выполнения трудовых операций присущих данной должности. Оно реализуется в основном распространением передового опыта наиболее компетентных руководителей.

Третье направлениесовершенствования работы руководителя с документами – рационализация составления служебных документов. Она требует знания определенных правил и норм, а также особенностей служебных документов.

1.4. Задачи руководителя по совершенствованию работы с документами. В научных и практических работах по совершенствованию управления внимание руководителей акцентируется на проблемах совершенствования структуры управления, внедрения электронно-вычислительной техники и АСУ, научной организации управленческого труда.

Особое внимание руководитель должен уделять рационализации делопроизводства, отнимающего у основных исполнителей большой объем времени и контроль исполнения документов.

Контроль исполнения документов несет две функции:

- управления;

- делопроизводственного обеспечения.

Техника контроля исполнения документов во многом определяется принятой системой регистрации документов.

Наиболее распространенным методом контроля исполнения документов является карточныйспособ контроля (по срокам, исполнителям и т.д.). Система контроля исполнения может быть механизированной и автоматизированной.

Важное знание для совершенствования делопроизводственного обеспечения аппарата управления имеет правильная группировка документов в дела в соответствии с принятой номенклатурой. Разработка номенклатуры дел очень важна. Она предопределяет всю систему хранения документов, оказывается на оперативности выдачи справок, когда необходимо, чтобы отдельные подборки документов имели отчетливую маркировку и т.д.

Контрольные вопросы:

1. Роль документа в труде руководителя.

2. Основная задача руководителя по исполнению документа.

3. Основные направления по совершенствованию работы руководителя с документами.

4. Задачи руководителя по совершенствованию работы с документами.

Литература:

1. Методические указания по изучению дисциплины стр. 8-9

2. Организация работы руководителя авиапредприятия стр. 4-16

3. Курс делопроизводства М.В. Кирсанов 2004 г. стр. 239-249

4. Организация работы с документами (учебник) В.А. Кудряева стр. 156-158.