Литература

1. М. Бобылева. Документооборот в организации: современные подходы// Финансовая газета. N 16. Апрель 2005.

2. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – М., 2005.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. М.,2005.

4. Материалы с сайта www.distance.ru. Документоведение и делопроизводство. Авторский коллектив: Т.А.Панфилова Т.Н.Кондратьева

Тема №1 «Организационно-распорядительные документы».

Виды организационно-распорядительных документов:

Приказ. Указание. Инструкция. Положение. Деловое письмо. Акт. Докладная записка. Заявление. Объяснительная записка. Принципы их построения и оформления.

1. Организационные документы.

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, называется организационными документами. В соответствии с уставом предприятия разрабатывается его структура и определяется штатная численность, что закрепляется в соответствующем документе. Здесь указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии, должности и количество штатных единиц по каждой из должностей.

Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором (см. приложение 6).

Должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы закрепляетсяв штатном расписании.

Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения и количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия, при этом в графе утверждения указывается общая численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Форма штатного расписания дана в приложении 8. Изменения в штатное расписание вносятся приказом директора предприятия (см. приложение 9).

Организацияработы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектовый режим отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале.

Эти документы составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором предприятия. Форма правил внутреннего распорядка приведена в приложении 10., образец приложения о персонале – в

приложении – 11.

Если в структуру предприятиявходят несколько подразделений, то для каждого из них разрабатывается положение о структурном подразделении, в котором определяется правовой статус, задачи, ответственность подразделения.

Текст положения должен содержать следующие основные разделы:

1. «Общие положения»

Определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения руководителя в период его отсутствия.

В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.

2. «Основные задачи»

Излагаются направления длительности данного структурного подразделения.

3. «Функции».

Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.

3. «Права и обязанности».

Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.

3. «Ответственность»

Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, не использование представленных прав.

3. «Взаимоотношения. Связь.»

Определяются служебные отношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.

3. «Организация работы»

Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации. Положение о структурном подразделении предприятия разрабатывается руководителем подразделения и им подписывается, согласовывается с заместителем директора предприятия, юристом и утверждается директором.

Форма положения дана в приложении 12.

Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. «Общие положения»

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. «Функции».

Определяются направления деятельности специалиста.

3. «Должностные обязанности».

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста, указывается форма его участия в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

4. «Права»

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5. «Ответственность».

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6. «Взаимоотношение. Связь.»

Перечисляются круг должностных лиц, с которыми специалист выступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения,при отсутствии структурных подразделений – специалистом, занимающим данную должность, подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом – разработчиком,утверждается директором предприятия, согласовывается с юристом и начальником ПФУ и доводится до работника под расписку.Форма должностной инструкции дана в приложении 14.

Должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

- при изменении названия предприятия или структурного подразделения;

- при изменении названия должности;

- при изменении фамилии работника;

Распределение должностных обязанностей между руководящимиработниками предприятия устанавливается распорядительным документом – приказом директора (см. приложение 16).