10.4 Основные требования к оформлению документов

10.4.1. Реквизиты документа, их краткая характеристика

Рассмотрение вопросов оформления управленческих документов представляется целесообразным начать с состава реквизитов и их краткой характеристики, руководствуясь при этом положениями государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов". Эти реквизиты - пусть и с известной долей условности - можно разделить на три функциональные группы:

1-я группа - реквизиты, применяемые в составе бланков;

2-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их подготовке;

3-я группа - реквизиты, применяемые в составе документов при их рассмотрении.

К первой функциональной группе следует отнести:

-изображение герба Российской Федерации, субъекта РФ, эмблемы предприятия (организации, учреждения) или ее товарного знака (знака обслуживания) (01, 02, 03);

-наименование предприятия (организации, учреждения) (08);

-отметку о дате документа (11);

-отметку о месте составления (издания) документа (14);

-код предприятия (организации, учреждения) согласно ОКПО (04);

-основной государственный регистрационный номер предприятия (организации, учреждения) (ОГРН) (05);

-идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

-справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (09);

-наименование вида документа (10).

Применение последнего реквизита 10 в совокупности с другими реквизитами является обязательным только для бланка конкретного вида документа (за исключением бланка письма), а применение реквизитов 04, 05, 06 и 09 - для бланка письма. Для общего бланка состав реквизитов является минимальным (включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11 и 14).

Ко второй функциональной группе следует отнести:

код формы документа в соответствии с ОКУД (07);

отметку о регистрационном номере документа (12);

ссылку на регистрационный номер и дату документа (13);

сведения об адресате (15);

гриф утверждения документа (16);

заголовок к тексту документа (18);

текст документа (20);

отметку о наличии приложения (21);

подпись (22);

гриф согласования документа (23);

визы согласования документа (24);

оттиск печати (25);

отметку о заверении копии (26);

отметку об исполнителе (27);

идентификатор электронной копии документа (30).

К третьей функциональной группе следует отнести:

резолюцию (17);

отметку о контроле (постановке документа на контроль исполнения) (19);

отметку об исполнении документа и направлении его в дело (28);

отметку о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) (29).

Заключение

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития организации.

Регламентация работы с документами в организации должна исходить из принципа "необходимости и достаточности", поскольку излишняя формализация может затруднить работу. При этом важно отметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы документооборота внедряются, тем более пристальное внимание следует уделять вопросам нормативно-методического обеспечения.

Система документооборота должна поддерживаться также корпоративной культурой организации и ее фирменным стилем. Регулирующая функция корпоративной культуры проявляется в формировании стиля работы и форм поведения, характерных для данной организации. Вместе с тем корпоративная система документооборота сама является важным средством формирования корпоративной культуры и повышения качества менеджмента.