10.2.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов

Для структуры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты - аналогичной нумерацией с применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случаях точками. Структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.

Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о предприятии (организации, учреждении) предусматривает наличие следующих разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о структурном подразделении в составе предприятия включает следующие разделы: общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности и права); ответственность; взаимоотношения; заключительные положения.

Более многообразной представляется структура текстов организационно-распорядительных документов предприятия. Рассмотрим в этой связи наиболее показательные варианты структуры, применяемые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной инструкции и приказа.

Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятельности предусматривает наличие следующих разделов: общие положения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим); общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вида деятельности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая - из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.

Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности - контрактов (соглашений) предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон; срок действия контракта (соглашения); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия; порядок разрешения споров между сторонами; юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.

Коротко остановимся на структуре текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.

Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и основную части: первая формируется из отдельных предложений, вторая - из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещания, заседания и т.п.).

Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы.

Менее устойчивой в сравнении с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма. Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части - вводную, основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста делового письма предусматривает наличие двух частей - вводной и основной.

Рекомендуемая структура текста справки социально-правового характера  - одночастная, поскольку функциональное назначение данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).