10.2. Основные требования к структуре документов

10.2.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов

Эффективность изучения и уяснения содержания управленческого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. В соответствии с предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ "Ведение делопроизводства в организации" наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастнаяструктура, предполагающая разделение текста навводную (констатирующую) иосновную(распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции.

Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты - части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и, если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется нецелесообразным, выполняется его членение на абзацы в составе нескольких (в некоторых случаях - только одного) предложений. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на рис. 20. Отдельные виды управленческих документов в силу специфики своего функционального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру.

┌──────────────────────────────────┐

│ Часть I │

└────────────────┬─────────────────┘

┌───────────────────────┴──────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Раздел I │ │Раздел II (и т.д.) │

│Общие положения │ └───────────────────────┘

└───────────┬──────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Глава 1 │ │Глава 2 (и т.д.) │

│Основы организации │ └───────────────────────┘

│деятельности .. │

└───────────┬──────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Параграф (статья) 1 │ │Параграф (статья) 2 │

│Сущность организации │ │(и т.д.) │

│деятельности │ └───────────────────────┘

└───────────┬──────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Пункт 1.1 │ │Пункт 1.2 (и т.д.) │

└───────────┬──────────┘ └───────────────────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Подпункт 1.1.1 │ │Подпункт 1.1.2 (и т.д.)│

└───────────┬──────────┘ └───────────────────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Абзац первый │ │Абзац второй (и т. д.) │

└───────────┬──────────┘ └───────────────────────┘

├──────────────────────────────────────────────┐

┌───────────┴──────────┐ ┌──────────┴────────────┐

│Первое предложение │ │Второе (и последующие) │

└──────────────────────┘ │предложения │

└───────────────────────┘

Рис.20. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа