10. Особенности подготовки документов предприятия

10.1. Основные требования к содержанию документов

10.1.1. Составляющие содержания. Роль содержания в эффективной реализации функционального назначения управленческих документов предприятия

Рассмотрение вопросов подготовки управленческих документов необходимо начать с освещения основных требований, предъявляемых к их содержанию. В ряде источников под содержанием управленческого документа понимается только его текст, отражающий основной смысл документа. Это не совсем так. Согласно соответствующему положению государственного стандарта ГОСТ Р6.30-2003 текст управленческого документа представляет собой лишь один из его реквизитов, или одну из составляющих содержания документа.

Таким образом, будет более верным рассматривать в качестве содержания управленческого документа не только собственно текст, посредством которого реализуется функциональное назначение того или иного документа, но и соответствующие сведения общего (служебного) характера. К числу таких сведений, в частности, следует отнести:

-сведения об авторе (отправителе) документа;

-сведения об адресате (получателе) документа;

-сведения, позволяющие идентифицировать документ как фрагмент общей документированной информации, используемой в процессе управления предприятием, в том числе дату и номер документа, заголовок к тексту, а в ряде случаев, кроме того, и наименование вида документа;

-сведения, обеспечивающие юридическую силу документа, в частности, подпись (подписи) должностного лица (лиц) с соответствующими полномочиями;

-сведения вспомогательного характера, включение которых в состав содержания документа обеспечивает наибольшее удобство в работе с ним  например, о наличии приложений к документу, о его непосредственных (технических) исполнителях, а также об электронной копии документа.

Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа представлены на рис.19.

┌─────────────────────┐

┌─────────────┤ Текст документа ├─────────────┐

│ └─────────────────────┘ │

┌─────────┴───────────┐ ┌─────────┴───────────┐

│ Сведения │ │ Сведения │

│об авторе документа│ │об адресате документа│

└─────────┬───────────┘ └─────────┬───────────┘

│ │

│ Содержание типового управленческого документа │

│ │

┌─────────┴───────────┐ ┌─────────┴───────────┐

│ Сведения, │ │ Сведения, │

│ позволяющие │ │ обеспечивающие │

│ идентифицировать │ │ юридическую │

│ документ │ │ силу документа │

└─────────┬───────────┘ └─────────┬───────────┘

│ ┌─────────────────────┐ │

│ │ Сведения │ │

└─────────────┤ вспомогательного ├─────────────┘

│ характера │

└─────────────────────┘

Рис.19. Сведения о составляющих содержания типового управленческого документа

Функциональное назначение содержания управленческого документа совпадает с одной из основных коммуникативных функций письменного делового языка и заключается в обеспечении информационного обмена между участниками письменной деловой коммуникации, нередко определяемой нами как переписка (внутренняя или внешняя), т.е. в обеспечении письменного делового общения.

В большинстве случаев, однако, посредством управленческих документов обеспечивается информирование, предполагающее сообщение по назначению строго определенной документированной информации, и воздействие, подразумевающее передачу и прием документированных управленческих решений. Эффективность реализации перечисленных функций в свою очередь зависит от того, насколько оптимально содержание управленского документа, т.е. насколько соответствует оно конкретной управленческой ситуации. Важной чертой содержания управленческого документа является его ясность и убедительность.