8. Требования к управленческой информации

Требования к документам, которые должны быть полноценным источником информации:

1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.

2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указаниям вышестоящих органов.

3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и содержать конкретные и реальные позиции или указания.

4. Документ должен быть составлен в установленной форме.

5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.

Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины, корпоративной культуры и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно – значит, в учреждении низкая культура труда.

БЛАНК - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами, содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.

"Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка". Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфическая работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и абсолютной грамотности напечатанного текста.

В современных условиях с ростом требований к обоснованности управленческих решений существенно возрастает роль информации. В связи с этим предъявляются и новые требования к уровню организации информационной работы. Что такое информация? Информация - это новые сведения, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач. А смысл информационной работы состоит в том, чтобы собрать данные и преобразовать их в информацию, т.е. отобрать из них новые и полезные, а также придать им такую форму, при которой они будут усвоены полностью и в кратчайшее время.

Требования к управленческой информации, с которой работает руководитель:

• высокая степень ее надежности;

• достоверность;

• своевременность поступления;

• минимальность объемов.

Каждый документ должен отвечать определенным требованиям, придающим ему юридическую силу и повышающим оперативность его составления и обработки.

Вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий относятся к такой специфической деятельности, как делопроизводство.

Чем выше ранг руководителя, тем более обобщенной и интегрированной должна быть необходимая ему информация.

Делопроизводство, находясь в зависимости от определенных видов и форм работы аппарата, само активно влияет на них. От того, как поставлено делопроизводство, зависят оперативность, экономичность, организация, культура и уровень механизации труда руководителя, что в конечном счете влияет на качество и своевременность основного акта управления -управленческого решения.

Хорошая организация делопроизводства в аппарате управления характеризуется быстротой и четкостью документооборота; наличием рациональной технологии обработки документов с минимальным количеством операций; механизацией основных делопроизводственных операций и централизацией технических служб документационного обеспечения; своевременным обеспечением специалистов информацией; наличием и строгим соблюдением требований инструкции по делопроизводству; рациональной организацией и оборудованием рабочих мест делопроизводственного персонала.

Наиболее распространенный недостаток организации делопроизводства в аппарате управления, снижающий темп прохождения документов, - децентрализация и многоступенчатость их регистрации, отсутствие перечней регистрируемых и нерегистрируемых документов.

На практике часто применяется журнальная система регистрации документов. О ее недостатках много говорят, однако она еще является единственной в некоторых предприятиях и структурных единицах.

Рекомендуется для входящих, исходящих и внутренних документов использовать карточную систему регистрации, которая упрощает справочно-информационную работу, поскольку в карточке отражается движение документа, решение по нему, исполнение и место хранения.

Регистрация документов является важнейшей функцией делопроизводства, тесно связана с контролем исполнения, формированием дел организацией, хранением и поиском документов.

Другой недостаток организации делопроизводства связан с несистематической и неквалифицированной группировкой документов, что приводит порой к невозможности отыскать необходимый для справки документ.

Оперативность и точность получения справок по документам полностью зависят от уровня организации делопроизводства на участках регистрации, оперативного и архивного хранения документов.