Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:

-прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителей (ответственных исполнителей);

-регистрацию документов;

-тиражирование документов;

-подготовку документов к отправке;

-сортировку документов;

-передачу документов.

Организация отправки писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок и т.п. за пределы предприятия осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всего надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправкой) производится проверка:

-соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

-правильности оформления документа;

-комплектности документа (в частности, на предмет наличия соответствующих приложений);

-наличия и достоверности сведений об адресате;

-наличия и достоверности листа рассылки.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат оперативной доработке исполнителями (ответственными исполнителями). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах предприятия контрольного экземпляра (копии) документа. При отправке в несколько адресов дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.

Последующая подготовка документов к отправке производится уполномоченными работниками службы ДОУ. При этом принимаются во внимание соответствующие положения Правил оказания услуг почтовой связи.

Документы, подлежащие отправке, должны, как это предусмотрено Типовой инструкцией по делопроизводству, быть подготовлены к отправке и переданы на почту в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня. Подготовка к отправке включает:

-простановку (наклейку) на конвертах (упаковках) адресных данных;

-фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) с соответствующими адресными данными;

-заклеивание конвертов (упаковок);

-маркировку конвертов (снабжение их знаками почтовой оплаты).

Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресам назначения. На заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах, один из которых затем передается вместе с подлежащими отправке документами на почту).

Завершает процедуру упаковка исходящей корреспонденции в транспортировочную тару (сумки, портфели, папки, мешки, коробки и т.п.). Упаковка производится в соответствии с результатами сортировки документов, подлежащих отправке.

Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно предприятием, производится с соблюдением ряда особенностей.

Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий, обеспечивающих соответствие указанных документов положениям Правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются уполномоченными работниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка предприятием исходящих телефаксограмм сопровождается, как это предусмотрено Нормами времени на работы по ДОУ, выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.

Отправка предприятием исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающим сведения об основном и запасном телефонных номерах и, если требуется, кодах междугородной (международной) связи). Отправка предприятием исходящих сообщений электронной почты, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки "Соответствует оригиналу".