7. Документооборот и его составляющие. Особенности управления входящими, исходящими и внутренними документами

Рассмотрим организацию оперативного управления документацией предприятия. Уточним, что оперативное управление - это управление, осуществляемое документами с момента их создания (поступления на предприятие) до момента окончания сроков их текущего хранения.

В этой связи речь пойдет прежде всего о документообороте предприятия и его составляющих. Согласно стандартному определению документооборотпредставляет собой упорядоченное перемещение документов предприятия - от момента их создания (поступления на предприятие) до момента помещения на текущее (оперативное) хранение.

В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов.

Один из этих потоков обеспечивает поступление документов на предприятие, которые могут быть обозначены нами как входящиедокументы.

Два других потока берут свое начало на предприятии. Их образуют исходящие(т.е. направляемые за пределы предприятия) ивнутренниедокументы (т.е. документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Особенности организации управления входящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

-организацию доставки (получения) документов;

-первичную обработку документов;

-предварительное рассмотрение документов;

-регистрацию документов;

-рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) предприятия;

-организацию исполнения документов.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, фельдъегерской (курьерской) либо электрической связи. Подобным образом производится доставка на предприятие писем (в том числе заказных), телеграмм (телетайпограмм), а также бандеролей, посылок, почтовых карточек и подписных изданий.

Получение отдельных видов документов (предназначенных преимущественно для обмена документированной информацией ограниченного объема, имеющей оперативный характер) может быть организовано непосредственно на предприятии при наличии соответствующих технических средств коммуникации.

К числу таких документов относятся, в частности, телефонограммы, телексограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail.

Организация первичной обработки документов, доставленных на предприятие по каналам почтовой, курьерской или электрической связи, включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок).

Как правило, прием входящей корреспонденции, за исключением телеграмм, производится уполномоченным работником предприятия (службы ДОУ) в соответствующем почтовом отделении по доверенности.

Доставка на предприятие заказной корреспонденции, а также телеграмм осуществляется почтальонами или специально уполномоченными лицами (курьерами, фельдъегерями). Их прием обычно производится по реестру и (или) под роспись в уведомлении о вручении адресату.

Предварительное рассмотрение документов включает следующее распределение поступивших документов:

-подлежащие передаче непосредственно руководству предприятия или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов;

-регистрируемые и нерегистрируемые.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным на предприятии порядком, при этом, как правило, не регистрируются доставляемые (поступающие) периодические издания, рекламные материалы и т.п.

Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение регистрационных форм (карточек, книг, журналов, входящей корреспонденции).

Рассмотрение документов руководством предприятия (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение содержания входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов исполнителям (ответственным исполнителям).

Управление входящими документами, получаемыми непосредственно предприятием, имеет ряд особенностей.

Так, в соответствии с Нормами времени на работы по ДОУ получение предприятием факсограмм сопровождается выполнением следующих действий: получение текста, его деление на листы формата А4, регистрация, передача по назначению (на рассмотрение руководителю предприятия или непосредственно на исполнение). Получение телеграмм включает: вручение под роспись с отметкой о дате и времени доставки, регистрацию, передачу по назначению.

Содержание входящей телефонограммы записывается (печатается) уполномоченным работником предприятия на бланке (в журнале (книге) входящих телефонограмм), с указанием даты и времени приема, после чего передается по назначению. Сообщения электронной почты, как и другие документы, доставляемые на предприятие в электронном виде, подлежат копированию на автономный машинный носитель и распечатыванию. После сличения с оригиналом на предмет соответствия копия документа регистрируется и передается по назначению.