6.Информация и информационные сети в менеджменте
Информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний. Информация позволяет организациям:
осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
принимать обоснованные и своевременные решения;
координировать действия подразделений в достижении целей.
Данные– информация, низведенная до уровня объекта тех или иных преобразований.
Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.
Документооборот– система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Экономическая информация– совокупность сведений о социально-экономических процессах, служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.
Информационные ресурсы– весь имеющийся объем информации в информационной системе.
Информационная технология– система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Информационная система (ИС)– информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.
Виды информационных сетей
Можно выделить 3 вида коммуникационных сетей:
открытые,
замкнутые,
комбинированные.
В открытой сети поток управления информацией может быть остановлен либо потому что он попадает в тупик, т.е. к элементу управленческой структуры, находящемуся в конце канала и двигаться ему просто некуда, либо наткнувшись на посредника (контролера) – промежуточное звено в управленческой структуре, которое по каким-то личным соображениям может ему препятствовать (не только остановить, но исказить и отправить в другую сторону);
Замкнутые сети характеризуются либо отсутствием таких тупиков либо возможностью их обойти, но чаще всего, особенно в крупных организациях, коммуникативные .сети являются комбинированными, сочетающими в себе элементы открытых и замкнутых.
Типы коммуникационных сетей.
Сеть типа «Змея». Наиболее простой тип КС (открытой), линейная одноуровневая. Характеризуется тем, что элементы управленческой структуры находятся в ее тупиках, а промежуточный элемент выполняет роль не только посредника коммуникаций, но и может контролировать информацию. Такая сеть обычно имеет неформальный характер и соединяет работников 1 уровня иерархии или служит элементом более сложных структур.
Сеть типа «Звезда». – двух- или более уровневые сети, связывающие элементы формальных иерархических структур, имеющих центральное звено, служащие началом коммуникативного .канала. Число звеньев нижнего уровня иерархии не должны выходить за пределы диапазона контроля. Помогает быстро принимать и реализовывать управленческие решения, т.к. информация , сконцентрированная в центральном звене одновременно и в кратчайшие сроки поступает к исполнителю. Кроме того, отсутствуют посредники, способные создать помехи движению информации, а также неформальные каналы.
Сеть типа «Шпора». Характерна для крупных управленческих структур, где центральное звено уже не в состоянии управлять и осуществлять все коммуникации самостоятельно, поэтому появляется помощник, конкретизирующий. информацию и доводящий ее до исполнителей. Посредник имеет возможность «узурпировать» информацию в связи, с чем приобретает реальную власть в своей сфере.
Сеть типа «Тент» и ее модификации палатка и дом. Характерна для крупных многопрофильных функциональных структур. Наряду с вертикальными, официально допускаются горизонтальные каналы коммуникации, с помощью которых подчиненные могут напрямую решать стоящие перед ними проблемы, передавая руководителю взаимосогласованную информацию, что позволяет ему сосредоточиться на важнейших делах.