3. Формы и этапы проведения контроля
Формами контроля являются мониторинг и оценка.
Мониторинг - это процесс описания или наблюдения за тем, что происходит систематическим образом.
Оценка подразумевает определение ценнности совершенных действий.
Мониторинг осуществляется в несколько этапов.
Этапы процесса мониторинга (как основные элементы контроля) включают:
Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля. (стандартов)
Создание модели системы управления, с указанием контрольных точек.
Измерение фактически достигнутых результатов и определение отклонений от установленных величин (стандартов).
Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.
Установление стандартов. Контроль трудно осуществлять, если цели не являются конкретными. В этом случае возникает опасность несогласия относительно того, является ли деятельность работника результативной: работник будет убежден, что выполнил все, что от него требуется, тогда как руководитель довольно придерживаться иного мнения. Чтобы избежать этого, необходимо как можно более четко определять цели и делать это таким образом, чтобы было легко установить, выполнены ли задания.
Сопоставление достигнутого за некоторый период с тем, что было запланировано. Если цели хорошо определены, то всегда можно сказать, в какой степени они были достигнуты. Кроме того, это приносит возможность судить о том, можно ли считать работу выполненной. Хорошо сформулированные цели помогают определить, что еще необходимо сделать;
Указание на способы исправления ошибок. Если программа не выполнена, необходимо определить, что еще следует сделать. Иногда на этом этапе приходится пересмотреть стандарт, поскольку требования не всегда бывают реалистичными. Контроль не всегда повергает к обнаружению отклонений. Если же это произошло, необходимо каким-то образом влиять на ситуацию.
Существует две основные формы согласования плана и реального положения:
1) изменение программы и его подгонка под реальные обстоятельства;
2) ужесточение требований с целью выполнения плана.
Каждый из этих вариантов имеет как достоинства, так и недостатки. И подлинно , попытка снова войти в сроки, установленные в плане, — это проявление твердости и целеустремленности. Однако обычно такой путь требует привлечения дополнительных ресурсов, которые можно было бы направить на достижение других целей. Изменение плана — более реалистичный шаг, однако он также может привести к осложнениям (потере времени и ресурсов, расторжению договора с заказчиком, штрафам, выплате неустоек и т. д.). Поэтому выбирать способ избавления от обнаруженных отклонений необходимо с учетом ситуации, на основе анализа возможных путей развития событий.
Единые элементы технологии контроля отражают структуру и содержание работ по организации системы контроля на предприятии. Создание организационного механизма реализации функции контроля связано с проведением определенной совокупности работ, выполнение которых является обязательным (или настоятельно рекомендуемым) при создании конкретной системы контроля, в том числе:
1. Определение (выбор) концепции контроля: система контроля, процесс или процессы контроля, частные проверки тех или иных показателей.
2. Определение области контроля, включая качество продукции, производительность труда, себестоимость продукции и т.д.
3. Определение целей и структуры органов контроля.
4. Определение и учет общих требований и норм контроля (этические, правовые, производственные и т.п.).
5. Определение объема контроля — полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и другие возможности.
6. Методы контроля — качественные, количественные, визуальные, инструментальные, автоматизированные, неавтоматизированные, разрушающие, неразрушающие.
Контроллинг
В настоящее время все большее и большее распространение получает концепция контроллинга.В соответствии с этой концепцией функция контроля должна быть выделена в виде особого подразделения. Любое предприятие нуждается в постоянной оценки того, как действует предприятие в целом, а также его подразделения и отдельные сотрудники (как руководители, так и подчиненные). Особенно важно, насколько деятельность предприятия в целом и любого его сегмента соответствует стратегическим целям, стоящим перед предприятием. Это особенно важно, поскольку любые отклонения от стратегических целей могут привести к серьезным последствиям.
Контроллинг — это система, позволяющая осуществлять такой контроль и своевременно принимать решения для того, чтобы стоящие перед предприятием стратегические цели были достигнуты независимо от изменений, происходящих в хозяйственной условия .