2. Microsoft Access 2007

Приложение ACCESS позволяет создавать простые базы данных (БД) в виде таблицы и реляционные базы данных и работать с ними (производить сортировку, фильтрацию, формировать многокритериальные запросы к БД и получать ответы на запросы в форме отчетов).

Для создания реляционной БД с помощью ACCESS необходимо выполнить следующие действия:

1. Выполнить аналитическое проектирование информационно - логической модели данных, результатом которого должно стать представление БД в форме набора взаимосвязанных таблиц.

2. Создать и сохранить файл базы данных.

3. Сформировать структуру таблиц, составляющих БД (Ввести названия и типы всех полей).

4. Установить связи между таблицами.

5. Создать формы для удобного заполнения и редактирования таблиц БД.

6. Заполнить таблицы БД данными с помощью созданных форм.

7. Спроектировать необходимые запросы и отчеты.

4.1. Объекты Access

Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся: таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений: формы, отчеты, макросы, модули.

Основными объектами Access являются таблицы.

Запуск программы Microsoft Access в WINDOWS XP/NT можно произвести из главного меню:

[Пуск] – [Программы] – [Microsoft Office] – [Microsoft Office Access 2007].

В результате откроется окно Access (рис. 40).

Доступ к объектам базы данных (таблицам, формам, отчетам, запросам, макросам и другим объектам) производится из Области переходов окна Microsoft Office Access 2007 (рис. 41).

Рис. 40

Рис. 41

Основными объектами базы данных Microsoft Office Access 2007 являются:

1. таблицы (Tables);

2. формы (Forms);

3. отчеты (Reports);

4. запросы(Queries);

5. Макросы (Macros);

6. Модули (Modules);

Для чего нужны таблицы?

Таблицы являются средствами хранения данных

Для чего нужны формы?

1. формы представляют собой более удобное и наглядное средство для ввода и редактирования данных в больших таблицах;

2. формы позволяют вводить и просматривать данные сразу не из одной, а из нескольких связанных таблиц;

3. формы, в отличие от таблиц, позволяют просматривать содержимое полей MEMO и OLE.

Для чего нужны отчеты?

1. отчет может быть составлен на основе данных из нескольких связанных таблиц;

2. при создании отчета можно использовать разнообразные средства графического оформления.

Для чего нужны запросы?

1. запросы обеспечивают простой доступ к определенному подмножеству записей одной или нескольких таблиц;

2. в запросе можно создать вычисляемые поля, которых нет в таблицах, указать условия сортировки и отбора записей;

3. на основе запроса можно производить не только выборку, но удаление и обновление записей.

Для чего нужны макросы?

Макросы предназначены (их удобно использовать) для автоматизации исполнения последовательности рутинных операций с БД, например:

1. автоматического открытия и/или печати нескольких форм и отчетов;

2. автоматического экспортирования каких-либо данных из БД в другой формат, например, в Dbase;

3. командой макроса RunCode <имя функции> можно запускать на исполнение функции, написанные на языке VBA;

Макросы могут запускаться "по кнопке" или при возникновении события.

Для чего нужны модули?

Модули (функции, написанные на языке VBA) позволяют существенно расширить количество программируемых действий с базой даных, в том числе:

1. получать и вносить в базу данных данные из файлов;

2. запускать на исполнение .exe модули (команда Shell “<полное имя EXE-файла>”), что позволяет, например, управлять аппаратурой измерения и управления, соединенной с компьютером с помощью интерфейса, и вносить в базу данных данные, полученные с помощью этой аппаратуры.