Вывод на печать

Для вывода на печать нужно последовательно выбрать пункты текстового меню:

OFFICE - [Печать]- [Печать].

Базы данных

Таблица с заголовками столбцов, размещенными в одной строке, может использоваться в качестве базы данных. Для работы с таблицами, имеющими такую структуру, предусмотрены удобные средства просмотра, добавления и обновления записей, средства сортировки записей и средства поиска и отбора записей по задаваемому пользователем критерию.

Сортировка

1. пометить таблицу вместе с заголовками столбцов;

2. #Данные# - [Сортировка и фильтр] - [Сортировка];

3. во всплывающем диалоговом окне «Сортировка» указать столбец, в котором должна производиться сортировка, и задать ключ сортировки.

Поиск в базе данных по нескольким критериям

1. пометить таблицу включая заголовки столбцов;

2. #Данные# - [Сортировка и фильтр] - [Фильтр];

3. задать условия поиска в нужных столбцах (рис. 26).

Рис. 26

При выборе «Настраиваемый фильтр…» можно задавать условия с ограниче-

ниями (рис. 27):

Рис. 27

Результаты поиска можно скопировать на свободную область листа, на другой лист или в другую книгу.

Для того, чтобы вернуть исходный вид таблицы:

#Данные# - !Сортировка и фильтр! - [Фильтр] – [Очистить].

Анализ данных

Анализ данных рассмотрим на примере базы данных (табл. 3) о сбыте продукции в течении месяца фирмой-производителем нескольким фирмам-потребителям.

Табл. 4

Анализ данных в Excel 2007 позволяет автоматизировать процесс подведения итогов по категориям, например, по фирмам-потребителям:

• количество товара, отгруженного каждой фирме за месяц;

• стоимость отгруженного товара за месяц;

• полученные за поставленный товар денежные суммы за месяц;

• остаток невыплаченных средств за месяц

и по датам. В этом случае требуется отобразить количество денежных средств, полученных фирмой-производителем по датам.

В исходной таблице (базе данных) должны быть представлены необходимые для этого анализа данные:

• дата;

• наименование фирмы - потребителя;

• количество отгруженного товара, может быть, по категориям;

• стоимость отгруженного товара;

• количество денежных средств, выплаченных фирмой-потребителем за товар;

• остаток невыплаченных денежных средств (долг фирмы-потребителя).

Формирование отчета по фирмам-потребителям

1. #Данные# - [Сортировка и фильтр] - [Сортировка]– [Сортировать по] - [Наименование организации];

2. #Данные# – [Структура] - [Промежуточные итоги] и далее нужно сделать необходимые установки в окнах ввода панели «Промежуточные итоги»:

При каждом изменении в: ..............................Наименование организации

Операция: ……................................................Сумма

Добавить итоги по: ....................................Кол-во 0,5, Кол-во 1,0¹²и т. д., Всего, Оплата, Остаток

закончить установки щелчком левой кнопки мыши на кнопке «OK».

3. выделить из всей таблицы только итоги щелчком левой кнопки мыши на кнопке 2 уровней структуры.

В результате можно получить более наглядный для анализа документ (рис. 28). Столбцы, не содержащие данных (D,E,G,H,J), скрыты. Для скрытия столбцов нужно пометить столбцы, затем вызвать контекстное меню и выбрать пункт «Скрыть».