1.5. Создание прикладных документов
Создание таблиц с вычисляемыми полями и полями со списком
Создание вычисляемых полей в таблицах
В таблицах Word могут быть созданы вычисляемые поля (клетки).
Для создания вычисляемой клетки:
а) пометить клетку;
б) [Table] - [Formula…];
в) в окне ввода на панели “Formula” стереть формулу, предлагаемую по умолчанию, и ввести требуемую (рис. 11).
Рис. 11
Формула должна начинаться со знака "=" и может содержать числа, номера клеток таблицы, знаки арифметических действий (+, -, *, /, ^), %, операторы сравнения (=, <, >, >=, <=, <>).
Клетки нумеруются по горизонтали буквами (Внимание! В каждой строке порядок нумерации может быть свой, если произведено объединение ячеек!), а по вертикали - цифрами.
Сразу же после ввода формулы в клетке будет отображен результат. Чтобы посмотреть формулы в клетках таблицы, нужно пометить таблицу и нажать клавиши <Shift + F9>. Этой же комбинацией клавиш можно возвратиться к обычному изображению таблицы.
Внимание! При изменении содержимого ячеек с цифровыми данными вычисления по формулам автоматически не производятся! Для обновления содержимого вычисляемых ячеек - нажать <F9>.
Ниже приведен пример фрагмента платежного документа. Колонка «Сумма» в таблице Табл. 1 вычисляется по формулам.
Табл. 1
Создание полей со списком в таблицах
Поля со списком в таблицах дают возможность создавать серию документов с помощью одного шаблона, например, табл. 2.
Табл. 2
Для создания формы поля (клетки):
а) пометить клетку;
б) вызвать панель инструментов Forms (рис. 12):
[View] - [Toolbars] - [Forms],
затем выбрать в этой панели
[Drop - Down Form Field];
в) задать текст, который будет отображаться в клетке по умолчанию, если форма клетки - текстовое поле, и список, один из элементов которого будет отображаться по умолчанию, если форма клетки - поле со списком.
Рис. 12
Для ввода списка (например, названий или платежных реквизитов предприятий) в клетку, форма которой - поле со списком:
а) [View] - [Toolbars] - [Forms] - [Form Field Options];
б) ввести элементы списка в окно Drop Down Item (Рис. 13);
в) можно ввести текст справки, который будет появляться в строке состояния или вызываться клавишей F1 при обращении к полю со списком. В этой справке можно, например, привести список соответствия реквизитов и наименований предприятий.
Клетки, форма которой - поле со списком, нужно выделить затенением:
[View] - [Toolbars] - [Forms] - [Form Field Shading].
Далее нужно защитить остальные клетки таблицы от ввода:
[View] - [Toolbars] - [Forms] - [Protect Form].
В результате ввод будет возможен только в те клетки, форма которых - поле со списком.
Рис. 13
Создание документов путем слияния
Данный прием создания документов предназначен для ускорения создания серий однотипных документов, различающихся только отдельными элементами (например, ФИО и другими реквизитами адресата).
Для создания документов путем слияния нужно создать файл основного документа (например, письмо) и файл-источник данных (например, с реквизитами адресатов).
Создание таблицы-источника данных
Вызвать форму для создания полей источника данных. Для этого:
а) [Tools] – [Letters and Mailing] – [MailMerge];
б) [Starting Document] – [Select recipient] – [Type a new list] – [Create…];
в) во всплывающей панели " New Address List " выбрать «Customize…»;
г) во всплывающей панели " Customize Address List " (рис.14) выбрать нужные поля из предлагаемых и добавить недостающие, после чего щелкнуть левой кнопкой мыши на кнопке “OK”;
Рис. 14
д) в окнах всплывающей панели “New Address List” (рис. 15) заполнить поля источника данных;
Рис.15
д) сохранить созданную таблицу в файле на диске.
Создание файла основного документа.
а) создать текст документа, пропуская позиции, которые должны заполняться из файла-источника данных;
б) [Tools] – [Letters and Mailing] – [MailMerge];
Ввод полей слияния в основной документ
а) вызвать меню «Mail Merge»: [View] – [Toolbars] – [MailMerge];
б) устанавливать последовательно курсор в позиции слияния (в те места документа, которые должны заполняться данными из файла-источника данных);
в) выбирать пункт “InsertMergeFields” из меню “MailMerge” (рис.16) и в подменю этого меню соответствующий пункт.
В результате в документе появятся затененные названия полей слияния, взятые в кавычки (см. пример ниже).
Рис.16
Ответственному квартиросъемщику квартиры № «Номер_квартиры».
Уважаемый товарищ «Обращение»!
Напоминаем Вам, что срок уплаты за «Услуга» истек. Просим срочно произвести оплату.
Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К.
Слияние документов
а) в меню "MailMerge" выбрать кнопку "Merge to New Document". В результате поля слияния заполнятся данными из файла-источника данных.
Пример.
Ответственному квартиросъемщику квартиры № 13.
Уважаемый товарищ Сидоров С.С.!
Напоминаем Вам, что срок уплаты за газ истек. Просим срочно произвести оплату.
Председатель ЖСК 1234 Козлов К.К.
Бухгалтер Смирнова С.С.
При необходимости можно, используя элементы прокрутки в меню “MailMerge”, выбрать данные из любой строки файла-источника данных (и напечатать созданный путем слияния документ, если нужно). Выбором кнопки "Merge to Printer " меню " MailMerge " создается вся серия документов.