Порядок следования полей

Если окажется, что требуется выделить для фильтра значения несмежных полей, то их порядок можно поменять. Это можно сделать как в Конструкторе, переставив строки описания структуры, так и в открытой таблице, переставив столбцы. Эти два механизма независимы, то есть если поменять порядок полей в открытой таблице, порядок полей в структуре таблицы не изменится.

Изменение порядка полей в открытой таблице используется как для фильтрации, так и для сортировки данных. Удобно оно и для отображения данных в нужном порядке.

Расширенный фильтр

Более сложный фильтр можно создать при помощи Конструктора фильтров. Он вызывается через меню  Записи  Фильтр  Расширенный фильтр.

Открывается окно формирования фильтра. Его верхняя часть содержит графическое изображение таблицы, для которой устанавливается фильтр. Нижняя часть имеет вид таблицы и является по сути "бланком заказа" на отбор нужных Вам данных.

В каждом столбце таблицы-"бланка" задается одно поле. Верхняя строка таблицы содержит имена полей, которые участвуют в процессе фильтрации.

Следующая строка задает порядок сортировки. Сортировка будет изучаться в следующей работе.

Третья строка называется Условие отбора. За ней следует строка или. В строках, начиная с Условия отбора и ниже, записываются условия отбора данных. Например, для вывода только директоров и бухгалтеров требуется задать условия отбора в виде

Поле:	Должность
Сортировка:
Условие отбора:	Директор
или:	Бухгалтер

Илиздесь является логической операцией, связывающей два простых условия:

([Должность] = "Директор") Or ([Должность] = "Бухгалтер") .

В этой записи, выполненной в стандарте Access:

круглые скобки задают порядок вычислений, как в обычной арифметической формуле;

квадратные скобки определяют, что Должность является именем поля;

кавычки обозначают текстовую константу – образец для поиска;

Or– логическая операция или.

Результат этой формулы будет равен Истине (True), если выполняется хотя бы одно из простых условий в скобках. В противном случае результат имеет значениеЛожь(False).

Данная формула будет вычисляться для каждой записи таблицы. Если результат истинен, то запись будет показана.

Существует еще одна логическая операция – и.

Пусть требуется вывести не просто директоров, а директоров по фамилии Иванов. Задание для поиска будет иметь вид

Поле:	Должность	ФИО
Сортировка:
Условие отбора:	Директор	Иванов

Для отбора проверяется истинность следующего выражения:

([Должность] = "Директор") And ([ФИО] = "Иванов") .

Результат будет иметь значение Истинатолько тогда, когда выполняются оба простых условия.

Наконец, для выбора директоров Ивановых и бухгалтеров Петровых следует задать условие как

Поле:	Должность	ФИО
Сортировка:
Условие отбора:	Директор	Иванов
или:	Бухгалтер	Петров

Формула для проверки условия отбора будет иметь вид

(([Должность] = "Директор") And ([ФИО] = "Иванов")) Or

(([Должность] = "Бухгалтер") And ([ФИО] = "Петров")) .

В столбцах таблицы-образца можно указывать одинаковые имена полей. Если будет возможность, Access самостоятельно упростит вид фильтра.

Например, для вывода сведений о сотрудниках, родившихся после 31 декабря 1977, но до 1 января 1979 года, то есть в 1978 году, задается фильтр

Поле:	ДатаРожд	ДатаРожд
Сортировка:
Условие отбора:	> 31.12.77	<01.01.79

При вводе данных текст в Условии отбораизменяется: даты заключаются в символы#. Это означает, чтоAccess узнала во введенных символах дату и считает31.12.77константой типадата/время.

Для того, чтобы посмотреть на результат, щелкните по окну фильтра правой кнопкой мыши и выберите опцию Применить фильтр.

Если Вы снова откроете окно создания расширенного фильтра, то он автоматически изменится:

Поле:	ДатаРожд
Сортировка:
Условие отбора:	>#31.12.77# And <#01.01.79#

Внимание! Когда вводят условия, часто забывают о кавычках. Access пытается сама определить, что было введено: образец данных, который следует считать константой и выделять кавычками, или имя поля. К сожалению, она часто ошибается. Если появится ошибка, установите вручную: