Е.Ю. Заболотнова.ОРГАНИЗАЦИЯ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦ. ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА С ПРОГРАММОЙ MICROSOFT EXCEL.2000 Калиниград

Если условий много, записывать вложенные функции ЕСЛИ становится неудобно. В этом случае на месте логического выражения можно указать одну из двух логических функций: И (и) или ИЛИ (или).

Формат функций одинаков:

И(<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..), ИЛИ(<логическое выражение1>,<логическое выражение2>,..).

Функция И принимает значение «Истина», если одновременно истинны все логические выражения, указанные в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях Значение И – «Ложь». В скобках можно указать до 30 логических выражений.

Функция ИЛИ принимает значение «Истина», если истинно хотя бы одно из логических выражений, указанных в качестве аргументов этой функции. В остальных случаях значение ИЛИ – «Ложь».

Давайте рассмотрим, как работают логические функции, на примере. Создадим таблицу с заголовком «Результаты вычисления»:

Значение последнего столбца может меняться в завистимости от значения набранного бала. Пусть при набранном балле 21 абитуриент считается зачисленным, при меньшем значении – нет. Тогда формула для занесения в последний столбец выглядит следующим образом:

= ЕСЛИ (С2< 21, «не зачислен», «зачислен»)

Практическое задание 5.

Создать таблицу для расчета заработной платы:

Первые три столбца начисляются в свободной форме, налог рассчитывается в зависимости от суммы во втором столбце. Налог начислить по следующему правилу: если сумма начислений с начала года у сотрудника меньше 20000 руб., то берется 12% от налогооблагаемой суммы. Если сумма начислений с начала года больше 20000 руб., то берется 20% от налогооблагаемой суммы. Для ввода формулы начисления налога использовать Мастер функций.

24

Занятие 6. РАБОТА С ШАБЛОНАМИ

Для минимизации действий при создании стандартных документов удобно воспользоваться готовыми шаблонами. Чтобы воспользоваться ими, необходимо вызвать команду Файл – Создать; в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Решения и определить нужный документ. Заполнить поля документа. Сохранить созданный документ, используя ко-

манду Файл – Сохранить как.

Пользователь имеет возможность создать бланк любого документа, сохранив его в качестве шаблона. При этом создается заготовка для таблицы без исходных данных. Можно заранее определить формат данных для пустых ячеек. Ячейки сначала выделяются, а затем командой Формат – Ячейка определяются параметры форматирования.

Рассмотрим работу с шаблоном на примере.

Данные с каждой геологической станции заносятся в однотипную таблицу. Имеет смысл создать шаблон, содержащий заготовку таблицы данных.

1. Создадим пустую таблицу следующего вида:

Реестр геологических станций, выполненный лабораторией морской геоакустики и петрофизики в Балтийском море

2.Сохраним заготовку таблицы как шаблон; для этого в окне сохранения таблицы в файле в поле «Тип» выберем вариант ШАБЛОН или явно укажем расширение файла как .xlt.

3.После этого файл закрываем.

4.Чтобы заполнить шаблон данными для конкретной станции, открываем файл шаблона (если в окне папки имя данного файла отсутствует, то в окне открытия файла изменяем тип файла на ШАБЛОН).

5.Заполняем таблицу конкретной информацией.

6.Сохраняем файл под другим именем, при этом либо явно указываем расширение .xls, либо устанавливаем тип файла как «Книга Microsoft Excel».

Практическое задание 6.

Создайте шаблон следующего вида:

Квадрат № ________

Широта__________

25

Долгота __________

2.Занесите в таблицу названия месяцев и глубины (0, 5,10,15,20, 30, 40, 50, 60, 80, 100, 150).

3.Отформатируйте таблицу по своему желанию.

4.Сохраните таблицу в файле квадраты.xlt, закройте файл шаблона.

5.Откройте файл квадраты.xlt. Занесите в него значения температур, солености и плотности. В заголовок таблицы занесите данные о квадрате.

6.Сохраните файл под именем квадрат1.xls.

Занятие 7. ДЕЙСТВИЯ С РАБОЧИМ ЛИСТОМ

Рабочая книга состоит из нескольких рабочих листов. С рабочим листом можно выполнить следующие действия.

Для добавления в рабочую книгу нового рабочего листа используйте команду Вставка – Лист. Новый лист получит следующий свободный номер. Максимальное количество листов – 256.

Для удаления рабочего листа со всем содержимым выбираем команду Правка – Удалить лист. Рабочий лист удаляется со всем содержимым и восстановлению не подлежит.

Команда Формат – Лист – Переименовать позволяет присвоить рабочему листу новое имя. При этом возле старого имени на корешке листа появляется курсор. Старое имя нужно удалить, ввести новое и нажать клави-

шу <Enter>.

Чтобы убрать с экрана корешки рабочих листов, применяется команда Формат – Лист – Скрыть. Обратное действие выполняет команда Фор-

мат – Лист – Показать.

Копирование или перенос рабочего листа выполняется командой

Правка – Переместить/скопировать лист. При этом действия можно вы-

полнить как в текущей рабочей книге (файле), так и в другом открытом файле. Для выполнения операции копирования необходимо включить соответствующий флажок в окне диалога. Копия получит то же имя, что и исходный файл. В скобках будет указано (2), (3) и т.д.

Упражнение 6.1.

1. Переименуйте первый рабочий лист в «Исходные данные».

26

2.Переместите его в конец рабочей книги.

3.Создайте его копию в этой же рабочей книге.

4.Добавьте в открытую книгу еще два новых рабочих листа.

5.Скройте корешок 3-го рабочего листа, а затем снова покажите его.

Практическое задание 7.

На первом рабочем листе создайте таблицу следующего вида:

Основные морфометрические характеристики отдельных морей

1.Назовите первый рабочий лист «Моря Аталантического океана».

2.Создайте копию данного рабочего листа, поместите ее в конец фай-

ла.

3.Остальные рабочие листы (Лист2 и Лист3) сделайте невидимыми.

4.Снова высветите корешок рабочего листа с номером 3.

Занятие 8. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ИЛИ РАБОТА СО СПИСКАМИ

В Microsoft Excel в качестве базы данных можно использовать список. Список — это способ представления данных, при котором данные в таблице взаимосвязаны и структура таблицы определяется заранее. При выполнении обычных операций с данными, например, при поиске, сортировке или обработке данных, списки автоматически распознаются как базы данных, при этом курсор должен находиться в любом месте внутри табли-

цы.

Если таблицу считают базой данных, то:

1)столбцы списков становятся полями базы данных;

2)заголовки столбцов становятся именами полей базы данных;

3)каждая строка списка преобразуется в запись данных.

Все действия со списками (базой данных) выполняет команда главного меню ДАННЫЕ.

27

Рекомендации по созданию списка на листе книги.

1.Размер и расположение списка.

•На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

•Между списком и другими данными листа необходимо оставить по меньшей мере одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет Microsoft Excel быстрее обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

•В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает идентификацию и выделение списка.

•Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка; после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

2.Заголовки столбцов.

•Заголовки столбцов должны находиться в первом столбце списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.

•Шрифт, выравнивание, формат, шаблон, граница и формат прописных и строчных букв, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от формата, присвоенного строкам данных.

•Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

3.Содержание строк и столбцов.

•Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

•Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

•Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Команда ДАННЫЕ ФОРМА.

Форма — это способ представления данных из таблицы, когда на экране представлено содержимое только одной записи. Окно формы показано на рис. 8.

С помощью формы можно:

1)заносить данные в таблицу;

2)просматривать или корректировать данные;

28

3)удалять данные;

4)отбирать записи по критерию.

Рис. 8. Окно формы для занесения, просмотра, удаления и поиска записей

Вставка записей с помощью формы.

1.Укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи.

2.Выберите команду Форма в меню Данные.

3.Нажмите кнопку Добавить.

4.Введите поля новой записи, используя клавишу TAB для перемещения к следующему полю. Для перемещения к предыдущему полю используйте сочетание клавиш SHIFT+TAB.

Чтобы добавить запись в список, нажмите клавишу ENTER. По завершении набора последней записи нажмите кнопку Закрыть, чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Примечание.

Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Чтобы отменить добавление записи, нажми-

29

те кнопку Вернуть перед нажатием клавиши ENTER или кнопки Закрыть. Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.

Поиск записей в списке с помощью формы.

Для перемещения на одну запись нажмите на стрелки полосы прокрутки в диалоговом окне. Чтобы переместиться на 10 записей, нажмите полосу прокрутки между стрелками.

Нажмите кнопку Далее для перехода к следующей записи списка и Назад — для перехода к предыдущей.

Чтобы задать условия поиска или условия сравнения, нажмите кнопку Критерии. Введите критерии в форме. Чтобы найти совпадающие с критериями записи, нажмите кнопки Далее или Назад. Чтобы вернуться к правке формы, нажмите кнопку Правка.

Практическое задание 8.

1.В первой строке нового рабочего листа наберите головку таблицы со следующими названиями граф:

– номер студента,

– фамилия, имя,

– специальность,

– курс,

– домашний адрес,

– год рождения.

2.Через команду Данные – Форма занести информацию о 10 студен-

тах.

3.Hayчитесь просматривать, записи, корректировать и удалять записи из таблицы.

4.Отберите записи из списка, которые удовлетворяют следующим критериям:

– студенты с определенным годом рождения,

– студенты определенного курса.

5.Сохраните созданную базу в файле Студенты.xls в каталоге, указанном преподавателем.

Занятие 9. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ, ИЛИ РАБОТА СО СПИСКАМИ (ПРОДОЛЖЕНИЕ)

Команда ДАННЫЕ – СОРТИРОВКА.

Данная команда позволяет отсортировать данные из списка по одному или нескольким полям. При этом строки таблицы сортируются как записи

30

базы данных. Если указана сортировка по нескольким полям, то первое поле считается основным. В этом случае все записи сортируются по первому указанному для сортировки полю. Поля, в которых первый параметр для сортировки имеет одинаковое значение, внутри данной группы сортируются по второму параметру и т.д.

Чтобы выполнить сортировку списка, делаем активной любую ячейку внутри списка, затем выбираем команду «Данные – сортировка», определяем поле для сортировки и ее порядок. Возможны два варианта сортировки – по возрастанию и по убыванию. Для текстового поля это означает в алфавитном порядке и наоборот. Окно команды «Данные-Сортировка» представлено на рис. 9.

Рис. 9. Окно сортировки данных в списке

31

Упражнение 9.1.

Список студентов пересортируйте в алфавитном порядке по специальности и фамилиям студентов.

Команда ДАННЫЕ – ИТОГИ.

Команда позволяет рассчитать промежуточный и общий итоги. При этом определяется поле, которое будет суммироваться (конечно, операция имеет смысл только для числовой информации). В окне команды определяем операцию («Сумма») и поле, под которым будут располагаться значения промежуточных сумм. В нижней части списка будет находиться итоговое значение по выбранному полю.

Рис.10. Окно команды Данные-Фильтр-Автофильтр

Команда ДАННЫЕ – ФИЛЬТР.

Команда «Данные-Фильтр» (рис. 10) является удобным инструментом для создания запросов по одному или нескольким критериям. Особенно удобным и наглядным является подрежим «Автофильтр». При включении данного режима (при вызове его должна быть активна любая ячейка внут-

32