Лекция 20. Управление данными в Microsoft Access (часть 6).

План лекции

1. Поиск записей

2. Переходы по записям.

3. Поиск и замена данных в таблице.

4. Сортировка данных.

5. Фильтрация данных.

Поиск записей

Фильтр. Аналогично поиску фильтрация включает задание условия . Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. Фильтр может быть включен или выключен, что упрощает переключение между отфильтрованными и неотфильтрованными представлениями одних и тех же данных.

Запрос. Требование на отбор данных, хранящихся в таблицах, или требование на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах. Запросы могут быть сохранены и использованы повторно, а также применены при построении форм.

(Форма. Объект базы данных, в котором разработчик размещает элементы управления, вопринимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях) .

Переходы по записям

Переход по записям представляет собой переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице. Есть несколько способов перехода по записям. Можно нажать клавишу TAB, чтобы перейти к следующей по порядку записи. При открытии таблицы можно использовать кнопки перехода по записям расположенные в навигаторе..

В зависимости от того, какая из этих кнопок используется, можно осуществить переход к первой, предыдущей, следующей или последней записи или к новой записи.

Если выбрать поле Текущая запись, то можно ввести номер нужной записи и нажать клавишу Enter для перехода к этой записи.

Кнопка индикатора фильтра показывает, был ли применен фильтр. Если фильтр не применен, она отображает значение Без фильтра. Чтобы убрать фильтр, щелкните эту кнопку, когда она отображает значение С фильтром. Аналогично, когда кнопка отображает значение Нет фильтра, щелкните ее, чтобы применить последний использованный фильтр.

При вводе текста в поле Поиск по мере ввода каждого символа первое совпадающее значение выделяется в режиме реального времени. Это средство можно использовать для быстрого поиска записи с совпадающим значением.

Поиск и замена данных в таблице

Поиск представляет собой задание условия и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми.

В таблице выделите поле или столбец для поиска. На вкладке Главная в группе Найти выберите команду Найти.

На рисунке показана эта команда:

Откроется диалоговое окно Поиск и замена.

Для поиска данных в диалоговом окне Поиск и замена перейдите на вкладку Поиск. В поле Образец введите строку образца для поиска.

При необходимости можно воспользоваться списком Поиск в:, чтобы сменить поле для поиска или выполнить поиск по всей таблице.

По умолчанию в поле Поиск в: содержится имя поля, выбранное на шаге 1. Для поиска по всей таблице выберите в этом списке имя таблицы.

При необходимости в списке Совпадение выберите пункт С любой частью поля. Это обеспечивает более широкий поиск. Проверьте, установлен ли флажок С учетом формата полей, и выберите команду Найти далее.

Туманов выделен.

Достоинством этого средства является то, что для поиска требуемой записи оказывается достаточно даже минимальных сведений.

В поле ввода Образец вводится то, что необходимо найти.

Справа находится кнопка Найти далее. При первом нажатии кнопки осуществляется поиск первого вхождения. Если найденная запись, содержащая указанное значение, не является необходимой записью, то необходимо нажать кнопку ещё раз.

Раскрывающийся список Совпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введенным для поиска:

С любой частью поля – осуществляется поиск по всему полю. Если значение, которое ищите, окажется где угодно в поле поиска, то поиск завершается успешно.

Поля целиком – образец поиска должен совпадать с полным значением поля, что позволяет существенно сузить поле поиска.

С начала поля – поиск завершается успешно только в том случае, если образец поиска находится в начале данного поля.

По умолчанию MS Access ограничивает область поиска текущим полем (то есть тем полем, в котором находится курсор). Об этом свидетельствует наименование поля, отображаемое в списке Поиск в. Это обусловлено тем, что при работе с большими таблицами поиск только в одном поле может потребовать сотни и даже тысячи сравнений, а поиск во всех полях займет много времени.

Однако можно выполнять поиск во всех полях таблицы. Для этого нужно выбрать из списка Поиск в наименование таблицы.

Замена найденного значения

Вторая вкладка окна диалога «Поиск и замена» предоставляет средства для замены найденных значений.

Для открытия окна «Поиск и замена» можно также воспользоваться командой Заменить:

На вкладке «Замена» (рис.) дополнительно присутствуют поле Заменить на и кнопки Заменить и Заменить все.

Если выбрать Заменить все, MS Access заменит все вхождения, соответствующие образцу поиска, заданному в поле ввода Образец. Опция Заменить позволяет изменять образец поиска после каждого вхождения образца в таблице.

Сортировка данных

Обычно данные в таблицы вводятся в произвольном порядке по мере их поступления. Просмотр таких данных затруднен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется понятие сортировки.

Можно сортировать записи в любом поле. Необходимо выделить столбец и выполнить соответствующую команду

Другой возможный способ запустить команду Сортировка – это ЩПКМ по названию столбца и выбрать и

Иногда может возникнуть необходимость упорядочить таблицу более чем по одному значению. В этом случае расположите в таблице сортируемые поля рядом (например, первым -поле Должность, а вторым -поле Зарплата). Затем одновременно выделите оба поля и нажмите кнопку сортировки.

Фильтрация данных

Аналогично поиску фильтрация включает задание условия . Но, в отличие от поиска, фильтрация используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием. Фильтр может быть включен или выключен, что упрощает переключение между отфильтрованными и неотфильтрованными представлениями одних и тех же данных.

Фильтр можно создать в режиме работы таблицы.

Рассмотрим применение фильтров.

Фильтр 1.

Этот фильтр наиболее прост и понятен.

• Выделите столбец таблицы.

• Выполните команду Фильтр.

• Выберите в списке нужные данные:

Вы тем самым задаёте критерий фильтрации.

Фильтр 2. Фильтр по выделенному. Выделив информацию в таблице вы тем самым указываете критерий фильтрации.

Указываем дополнительное условие фильтрации (Выделение).

Результат:

Фильтр 3. Изменить фильтр. Данный фильтр является более мощным средством по сравнению с Фильтром по выделенному. Для задания критерия фильтрации этим фильтром необходимо выполнить команду Главная/Сортирова и фильтр/Дополнительно/ Изменить фильтр.

На экране откроется окно диалога, представленное на рис.

В верхней части окна установки фильтра расположены все поля текущей таблицы. В нижней части окна находятся ярлычки «Найти» и «Или». Если установить указатель в какое-либо из полей таблицы, появится кнопка раскрытия списка. При нажатии на эту кнопку открывается список всех возможных значений, которые встречаются в этом поле.

В качестве критерия в окне можно использовать любое выражение и подстановочные символы. Например, для выбора заказов по зеленому чаю в количестве более 17 единиц необходимо установить два критерия:

1. Нажать кнопку раскрытия списка в поле Товар, выбрать значение Зеленый чай .

2. Нажать кнопку раскрытия списка в поле Количество, выбрать из него значение 17 и ввести перед ним символ >.

После установки критерия фильтрации нужно нажать на кнопку Примененить фильтр (см. изображение воронки) .

В этом фильтре можно устанавливать критерии И и ИЛИ, а также использовать выражения. Для задания критерия И необходимо, чтобы все условия сравнения находились в одной строке.

При использовании критерия ИЛИ необходимо, чтобы выполнился хотя бы один из нескольких критериев. Группы условий сравнения должны находиться в разных строках. Для создания следующей группы условий нажмите ярлычок ИЛИ. На экране откроется новая страница фильтра. В открывшемся окне создайте очередную строку условий сравнения.

Фильтр 4. Расширенный фильтр. Для задания критерия с помощью расширенного фильтра выполните команду

Главная/Сортирова и фильтр/Дополнительно/Расширенный фильтр .

Откроется окно диалога, представленное на рис., в верхней части которого расположен список полей фильтруемой таблицы, а в нижней – бланк формирования выражения для фильтра.

По сравнению с предыдущим фильтром данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. Для этих целей используется строка Сортировка. На рис. показаны условия для отбора операций товаром (идентификатор 80- Сушеные сливы), с количеством >10.

Для сохранения фильтра необходимо выполнить команду Сохранить:

Фильтр сохранится вместе с таблицей и будет действовать при следующем открытии таблицы.