Upravlenie_dannymi / Консп. лекций / ЛЕКЦИЯ 21

Лекция 21. Управление данными в Microsoft Access (часть 7).

План лекци

1. Создание и выполнение запросов в MS Access

2. Выбор данных из таблиц с помощью запросов.

3. Простой запрос на выборку.

4. Использование мастера запросов для построения запроса на основе главной и связанной таблицы.

5. Поиск повторяющихся данных.

6. Что такое повторяющиеся данные?

7. Создание запроса на поиск повторяющихся записей.

8. Анализ результатов запроса.

Создание и выполнение запросов в MS Access

Ипользуется учебная БД, состоящая из трех таблиц: “Сотрудники” “Клиенты” и “Заказы” . БД, образованная из этих трех таблиц, предназначена для регистрации заказов товаров, поступивших от клиентов и оформленных с помощью сотрудников.

На рис. представлена схема данных учебной БД.

Выбор данных из таблиц с помощью запросов

В Access для формирования простейших запросов используется мастер запросов, который последовательно запрашивает наименования таблиц, используемых в запросе, перечень полей таблиц и некоторые дополнительные параметры. Преимуществом мастера запросов является возможность быстрого получения результатов при минимуме знаний о механизме их получения.

Простой запрос на выборку -это объект базы данных, который служит для отображения данных в режиме таблицы . Запрос может получать данные из одной или нескольких таблиц, из существующих запросов или из комбинаций таблиц и запросов. Таблицы или запросы, используемые для получения данных, называются источниками записей.

Пример. Предположим, что необходимо получить фамилии сотрудников и их должности, т.е. данные находятся в одной таблице. Для создания такого запроса выполните следующие действия:

• На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

• В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

  
  

• В группе Таблицы и запросы выберите таблицу, содержащую нужные данные. В данном случае это таблица Сотрудники. Обратите внимание на то, что в качестве источника данных можно использовать другой запрос.

• В группе Доступные поля дважды щелкните поля Фамилия, Должность. При этом они добавляются в список Выбранные поля. После добавления всех полей нажмите кнопку Далее.

• Присвойте запросу имя Должнности сотрудников, а затем нажмите кнопку Готово.

• Этот запрос можно вывести в режиме SQL. ЩПКМ по заголовку запроса.

Как видно из примера, SQL-запрос состоит из двух основных частей: оператора SELECT, перечисляющего все поля, включенные в запрос, и оператора FROM, перечисляющего таблицы, содержащие эти поля.

Использование мастера запросов для построения запроса на основе главной и подчиненной таблицы

Создадим запрос, связывающий сотрудника с соответствующими заказами.

• Убедитесь, что для этих таблиц задано отношение в окне схемы данных.

• На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

• В диалоговом окне Новый запрос выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Открывается окно Создание простых запросов.

  В поле Таблицы и запросы выберите главную таблицу Сотрудники содержащую сведения, которые необходимо включить в запрос. Выбираем, например,поле Фамилия.

  Повторите то же самое для каждого поля этой таблицы, которое необходимо включить в запрос.

• В поле со списком Таблицы и запросы выберите подчиненную таблицу (Заказы) (связанную с родительской), содержащую дополнительные сведения, с помощью которых требуется расширить результаты запроса.

• Добавьте поля (ИД заказа, ИД клиента, Дата размещения)в список Выбранные поля . Они используются для расширения результатов запроса. Нажмите кнопку Далее.

  

• В группе Выберите подробный или итоговый отчет? выберите вариант Подробный . Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Далее.

• Нажмите кнопку Готово, чтобы просмотреть результаты.

Посмотрите на SQL-код.

Поиск повторяющихся данных с помощью запросов

Что такое повторяющиеся данные?

Одной из основных причин применения реляционных баз данных является стремление избежать повторения данных. Обычно устранение повторяющихся данных позволяет сэкономить на стоимости хранения информации и уменьшить количество ошибок. Уменьшение ошибок в данных, в свою очередь, позволяет повысить качество принимаемых решений.

Создание запроса на поиск повторяющихся записей

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.

   

2. В диалоговом окне Новый запрос выберите в списке строку Повторяющиеся записи и нажмите кнопку ОК.

   

3. В списке таблиц выберите ту, которая может содержать повторяющиеся данные (Клиенты), и нажмите кнопку Далее.

   

4. В списке имеющихся полей выберите только те, которые содержат повторяющиеся данные. Если используется таблица «Клиенты», добавьте поле «Город». Нажмите кнопку Далее.

5. В следующем списке имеющихся полей выберите поля, содержащие данные, которые требуется проверить. Если используется таблица «Клиенты», добавьте поля «Фамилия» и «Имя», поскольку данные в этих полях могут помочь обнаружить повторяющиеся значения и, возможно, найти причину, по которой эти значения были введены. Нажмите кнопку Далее.

6. Оставьте предложенное имя (Поиск повторений для «Клиенты») или введите другое, а затем нажмите кнопку Готово. Запрос будет выполнен. Если используется таблица «Клиенты», будут выданы следующие результаты.

   

Таблица не соответствует первой нормальной форме, т.к. присутствует повторение названий городов.

Список литературных источников

1. Хомоненко А.Д. и др. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко.– СПб.: КОРОНА принт, 2004.–736 с.

2. Управление данными в Microsoft Access: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. акад.; Сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2003. 36 с.

3. Управление данными в Microsoft Access 2007: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. ун.-т.; сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2010. -24 с.

4. Фуллер, Лори Ульрих, Кук, Кен, Кауфельд, Джон. Microsoft Office access 2007 для «чайников». : Пер. с англ.-- М. :ООО «И.Д. Вильямс», 2007.-384с.