Upravlenie_dannymi / Консп. лекций / ЛЕКЦИЯ 16

Управление данными в Microsoft Access (часть 2).

План лекции

1. Свойства полей.

2. Формат поля.

3. Маска ввода.

4. Подпись.

5. Значение по умолчанию.

6. Условие на значение.

7. Примеры.

Свойства полей

Формат поля

Свойство формат поля влияет только на вывод содержимого поля на экран. На хранение данных в таблице оно не влияет. Для различных типов столбцов используются различные способы форматирования. Средства форматирования не могут устранить ошибки вводимых данных. Однако они делают некоторые ошибки лучше различимыми. Предположим, что в поле типа Числовой нужно ввести значение «один миллион». Без форматирования это выглядит так:

1000000

Пробегая глазами, трудно заметить, сколько нулей содержит число: пять или шесть. Если же с помощью свойства форматирования задать вставку пробелов

1 000 000,

то лишние или недостающие нули будут заметны с первого взгляда.

Свойство «Формат » для типов данных «Текстовый» и «Поле МЕМО»

При создании пользовательских форматов с типами данных «Текстовый» и «Поле МЕМО» можно применять специальные символы в параметрах свойства Формат.

Ниже приведены примеры пользовательских форматов для полей типа «Текстовый» и «Поле МЕМО».

Значение	Данные	Отображение
@@@-@@-@@@@	465043799	465-04-3799
>	белов БЕЛОВ Белов	БЕЛОВ БЕЛОВ БЕЛОВ
<	белов БЕЛОВ Белов	белов белов белов

Свойство «Формат » для числового и денежного типов данных

В следующей таблице показаны встроенные значения свойства Формат для чисел.

Значение	Описание
Основной	(Значение по умолчанию) Числовые значения отображаются точно так же, как вводятся.
Денежный	Используется разделитель групп разрядов .
Евро	Используется знак евро.
Фиксированный	Отображается по меньшей мере одна цифра; .
С разделителями разрядов	Используется разделитель групп разрядов.
Процентный	Значение умножается на 100 и добавляется знак процента (%) .
Экспоненциальный	Используется стандартное экспоненциальное представление.

Справа отображается список вариантов формата Денежный.

Свойство «Формат » для типа данных «Дата/время»

Полный формат даты(Значение по умолчанию.) Если значением является только дата, то время не отображается; если значением является только время, то не отображается дата. Это значение представляет собой комбинацию краткого формата даты и длинного формата времени.

Свойство Маска ввода

Рассмотренное свойство Формат поля помогает быстрее распознать ошибку, но с его помощью невозможно запретить ввод неправильных данных.

Маски ввода выполняют значительную часть задач проверки данных, поскольку позволяют вводить данные только определенным образом. Это означает, что они могут предотвратить ввод пользователем неверных данных (например, телефонного номера в поле для даты). Кроме того, маски ввода помогают поддерживать единообразие вводимых данных. Это единообразие упрощает поиск данных и управление базой данных.

Можно добавлять маски ввода к полям таблиц там, где это логически обосновано. Например, можно добавить маску ввода к полю типа «Дата/время» в таблице . Однако не следует беспорядочно использовать маски ввода. По умолчанию применение масок ввода возможно к полям таблицы с типом данных «Текстовый», «Числовой» (кроме «Код репликации»), «Денежный» и «Дата/время».

Чтобы добавить маску ввода к полям таблицы, можно запустить мастер масок ввода или вручную ввести маску в свойство поля Маска ввода .

Запускаем мастер масок .

Проверяем маску в поле Проба. Щелкаем Далее.

Выбираем заполнитель:

Проверяем:

Щелкаем Далее, а затем Готово.

Отображается маска:

Маска ввода состоит из трех частей, которые разделены точкой с запятой.

Первая часть является обязательной, а две остальные — необязательными.

Маска ввода представляет собой набор текстовых констант и знаков маски, определяющий, какие данные и каким образом можно вводить.

Поместив фокус на поле , в котором содержится маска ввода, можно заметить, что разрешается заменять знаки местозаполнителей собственными значениями, но нельзя изменить или переместить текстовые константы или знаки-разделители.

Например, можно ввести дату, но нельзя изменить точки, разделяющие отдельные части даты: 09.01.2007.

Первая часть маски определяет строку маски и состоит из местозаполнителей и текстовых констант.

Вторая часть указывает, следует ли сохранять знаки маски вместе с данными в базе данных. Введите 0, если в базе данных необходимо сохранить маску и данные. Введите 1, если необходимо сохранить только данные.

Третья часть определяет местозаполнитель, который служит для обозначения позиции данных. По умолчанию в Access используется знак подчеркивания (_). Если нужно использовать другой знак, введите его в третью часть маски. По умолчанию позиция принимает только один знак или пробел.

В маске ввода используется цифра 0. Она обозначает обязательность ввода цифр . Цифра 0 во втором разделе указывает на то, что знаки маски должны сохраняться вместе с данными, что упрощает чтение данных. Наконец, в третьей части в качестве местозаполнителя указан символ (#), а не знак подчеркивания (_).

Свойство Подпись - определение текста, отображаемого по умолчанию в надписях для форм, отчетов или запросов. С помощью ее можно переименовать название поля.

Свойство Значение по умолчанию - автоматическое назначение значения по умолчанию полю при добавлении новых записей.

Свойство Условие на значение - задание выражения, которое должно быть истинно при каждом добавлении или изменении значения в этом поле.

Условие на значение поля используется для проверки значения, введенного в поле, при выходе из поля. Предположим, что имеется поле даты, и для свойства Условие на значение задано значение

>=#01.01.2007#.

Это условие требует ввода даты не ранее 1 января 2007 года. При вводе даты, предшествующей 2007 году, и попытке поместить курсор в другое поле в приложении Access нельзя перейти к другому полю, пока ошибка не будет исправлена.

Условия на значение могут содержать выражения. Например, выражение может проверять наличие одного значения из ряда, например

"Токио" Or "Москва" Or "Париж" Or "Хельсинки".

Выражения также могут выполнять математические операции. Например, выражение

<100

требует ввода значений, меньших 100. Выражение

([ДатаРазмещения] - [ДатаИсполнения])

вычисляет количество дней между датой размещения заказа и датой его исполнения.

Условие на значение	Сообщение об ошибке
<>0	Введите значение, отличное от нуля.
>=0	Значение не должно быть отрицательным. -или- Введите положительное число.
0 OR >100	Значение должно быть либо равно 0, либо больше 100.
<#01.01.2007#	Введите дату, предшествующую 2007 г.
>=#01.01.2007# AND <#01.01.2008#	Дата должна быть в пределах 2007 года.
М OR Ж	Введите М для мужского пола, Ж - для женского.
[ДатаНазначения]<=[ДатаЗаказа]+30	Заказ должен быть исполнен не позже чем через 30 дней.
[КонечнаяДата]>=[НачальнаяДата]	Конечная дата не должна быть раньше начальной.

Синтаксис используемых условий на значение

При создании выражений помните следующие правила.

• Имена полей таблицы следует заключать в квадратные скобки:

  [ДатаНазначения]<=[ДатаЗаказа]+30.

• Даты следует заключать в знаки решетки (#):

  <#01.01.2007#

• Текстовые значения следует заключать в двойные прямые кавычки:

  IN ("Токио","Париж","Москва").

  Кроме того, обратите внимание на то, что элементы следует разделять запятыми, а списки заключать в круглые скобки.

В следующей таблице приведены примеры стандартных операторов .

Оператор	Функция	Пример
BETWEEN	Проверка на принадлежность к диапазону значений. Необходимо использовать два значения для сравнения — верхний и нижний пределы — и разделять эти значения с помощью разделителя AND.	BETWEEN 100 AND 1000 (то же, что >=100 AND <=1000)
AND	Указывает, что все перечисленные условия должны выполняться для вводимых данных или что данные должны находиться в указанном диапазоне.	>= #01.01.2007# AND <=#03.06.2008# Примечание. Можно также использовать оператор AND для объединения условий на значение. Например: NOT "КНР" AND LIKE "*Р".
OR	Указывает, что для данных должно выполняться хотя бы одно из перечисленных условий.	"Январь" OR "Февраль"
<	Меньше
<=	Меньше или равно.
>	Больше.
>=	Больше или равно.
=	Равно.
<>	Не равно.

Список литературных источников

1. Хомоненко А.Д. и др. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко.– СПб.: КОРОНА принт, 2004.–736 с.

2. Управление данными в Microsoft Access: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. акад.; Сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2003. 36 с.

3. Управление данными в Microsoft Access 2007: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. ун.-т.; сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2010. -24 с.

4. Фуллер, Лори Ульрих, Кук, Кен, Кауфельд, Джон. Microsoft Office access 2007 для «чайников». : Пер. с англ.-- М. :ООО «И.Д. Вильямс», 2007.-384с.