Создание столбца подстановок в режиме конструктора
Кроме режима таблицы, создание столбца подстановок доступно также и в режиме конструктора.
В области переходов щелкните правой кнопкой мыши таблицу (Сотрудник), к которой нужно добавить столбец подстановок, а затем в контекстном меню выберите пунктКонструктор.
В бланке таблицы найдите строку Номер отдела (это поле должно быть создано). После этого щелкните ячейку в столбцеТип данныхэтой строки, щелкнитестрелку раскрывающегося списка, а затем выберитеМастер подстановок.
Будет запущен мастер подстановок.
После нажатия кнопки Готовобудет создан столбец подстановок, свойства полей которого заданы на основе значений, выбранных в мастере подстановок. Можно просмотреть свойства поля в нижней области ркна конструктора (закладкаПодстановка).
Вставка в поле значения по умолчанию.
При создании таблицы в режиме конструктора используются свойства полей таблицы. Свойства Значение по умолчанию незаменимо в том случае, когда значения, содержащиеся в каком-либо из полей, часто повторяются. Часто повторяемое значение можно ввести в свойство поля. При каждом добавлении новой записи в это поле автоматически будет введено значение по умолчанию.
Свойство Обязательное полеуказывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значениеНет, то пустые (Null) значения в этом поле допускаются.
Допустимые значения поля
При попытке выйти из поля после ввода данных MS Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля.
Значение поля может оказаться недопустимым по следующим причинам:
значение несовместимо с типом данных поля;
данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значениеэтого поля;
в поле необходимо ввести данные, а была сделана попытка оставить его пустым.
Просмотр информации в длинном поле.Если в поле хранится текст большой длины и вы хотите видеть его целиком, установите курсор в данное поле и воспользуйтесь командойShift+F2.На экране откроется окно диалога “Область ввода”, содержащее всю информацию поля.
Поля, не допускающие изменения данных.Некоторые из типов полей MS Access не допускают изменения хранящейся в них информации:
Поля типа Счетчик.Если поле имеет типСчетчик, MS Access автоматически вводит в это поле в каждой добавляемой записи следующее по порядку число или не повторяющееся случайное число. При добавлении новой записи в это поле автоматически вводится значение, которое нельзя изменить.
Вычисляемые поля.В вычисляемых полях отображаются результаты расчетов, в которых обычно используются значения других полей таблицы. Эти результаты не сохраняются в таблице. Значение вычисляемого поля изменить нельзя.
Удаление записей из таблицы. В MS Access можно удалять в таблице одну или несколько записей, а при необходимости и все сразу.
Следует знать, что удаление информации из связанных таблиц может привести к нарушению целостности данных.
Для удаления одной или нескольких записей выделите удаляемые записи, после этого нажмите клавишу DeleteилиЩПКМ по записи выберитекомандуУдалить запись.
Список литературных источников
Хомоненко А.Д. и др. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений / Под ред. проф. А.Д. Хомоненко.– СПб.: КОРОНА принт, 2004.–736 с.
Управление данными в Microsoft Access: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. акад.; Сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2003. 36 с.
Управление данными в Microsoft Access 2007: Методические указания к лабораторным работам/ Рязан. гос. радиотехн. ун.-т.; сост. В.Е. Борзых. Рязань, 2010. -24 с.
Фуллер, Лори Ульрих, Кук, Кен, Кауфельд, Джон. Microsoft Office access 2007 для «чайников». : Пер. с англ.-- М. :ООО «И.Д. Вильямс», 2007.-384с.