2.2.2.Сортировка данных

Данные в таблицы вводятся в произвольном порядке по мере их поступления. Просмотр таких данных затруднен. Для приведения данных в определенный порядок в базах данных используется понятие сортировки.

Можно сортировать записи в любом поле – это значит, что порядок записей устанавливается в соответствии со значениями величин, хранящихся в данном поле. После того как поле для сортировки выбрано, необходимо выделить столбец и выполнить команду Записи/Сортировка, а затем выбрать опцию Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Другой возможный способ запустить команду Сортировка – это нажатие соответствующей кнопки на панели инструментов: и .

Иногда может возникнуть необходимость упорядочить таблицу более чем по одному значению. В этом случае расположите в таблице сортируемые поля рядом (например, первым поле Должность, а вторым поле Зарплата). Затем одновременно выделите оба поля и нажмите кнопку сортировки.

2.2.3.Использование фильтров

При работе с таблицами в базе данных фильтр используется для того, чтобы видеть только значения, определяемые заданным критерием. Создать фильтр можно в любом режиме работы с таблицей, используя кнопки панели инструментов и команды меню. Команда меню Записи/Фильтр содержит 4 вида фильтров: Изменить фильтр, Фильтр по выделенному, Исключить фильтр и Расширенный фильтр. Рассмотрим применение этих фильтров.

Фильтр по выделенному. Этот фильтр наиболее прост и понятен. Его название определяет принцип его применения. Выделив информацию в таблице базы данных, вы тем самым задаёте критерий фильтрации.

Допустим, вам нужны все поставщики товаров из Москвы. Выберите слово «Москва» в поле Город, а затем нажмите мышью кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов или выполните команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному.

Гибкость этого фильтра относительно ограничена. Место и способ выбора значения фильтра определяют, какие записи будут отфильтрованы.

MS Access позволяет применить фильтр к отфильтрованной таблице, а также сортировать записи.

Исключить фильтр. Эта команда осуществляет фильтрацию данных с исключением выделенного значения данного столбца. То есть, возвращены будут только те записи, которые не были выбраны.

1. Откройте таблицу, которую нужно профильтровать, и выберите значения, которые будут служить критерием.

2. Из контекстного меню выберите команду Исключить выделенное.

Изменить фильтр. Данный фильтр является более мощным средством по сравнению с Фильтром по выделенному. Для задания критерия фильтрации этим фильтром необходимо выполнить команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр. На экране откроется окно диалога, представленное на рис.2.6.

Вверхней части окна установки фильтра расположены все поля текущей таблицы. В нижней части окна находятся ярлычки «Найти» и «Или». Если установить указатель в какое-либо из полей таблицы, появится кнопка раскрытия списка. При нажатии на эту кнопку открывается список всех возможных значений, которые встречаются в этом поле.

Рис.2.6. Окно диалога задания критерия фильтрации

В качестве критерия в окне «Фильтр» можно использовать любое выражение и подстановочные символы. Например, для выбора поставщиков из ближнего зарубежья, имеющих рейтинг >3, необходимо установить два критерия:

1. Нажать кнопку раскрытия списка в поле Страна, выбрать значение Россия и ввести перед ним символы <>.

2. Нажать кнопку раскрытия списка в поле Рейтинг, выбрать из него значение 3 и ввести перед ним символ >.

После установки критерия фильтрации нужно нажать на кнопку Применение фильтра на панели инструментов. В результате применения фильтра наименование кнопки изменится на Удалить фильтр.

В этом фильтре можно устанавливать критерии И и ИЛИ, а также использовать выражения. При использовании критерия И необходимо, чтобы выполнились все заданные условия сравнения. Для задания такого критерия необходимо, чтобы все условия сравнения находились в одной строке. Поэтому в поле Страны было помещено условие <> Россия, а в поле Рейтинг - > 3. При использовании критерия ИЛИ необходимо, чтобы выполнился хотя бы один из нескольких критериев. Для создания следующего критерия нажмите ярлычок ИЛИ. На экране откроется новая страница фильтра. В открывшемся окне создайте очередную строку условий сравнения.

Расширенный фильтр. Для задания критерия с помощью расширенного фильтра выполните команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр. Откроется окно диалога, представленное на рис.2.7, в верхней части которого расположен список полей фильтруемой таблицы, а в нижней – бланк формирования выражения для фильтра.

По сравнению с предыдущим фильтром данный фильтр позволяет проводить не только фильтрацию, но одновременно и сортировку по возрастанию или убыванию по нескольким полям одновременно. Для этих целей используется строка Сортировка. На рис.2.7 показаны условия для отбора поставщиков из Москвы или Тамбова, имеющих рейтинг >3.

Для сохранения фильтра необходимо выполнить команду Файл/Сохранить в режиме просмотра. Фильтр сохранится вместе с таблицей и будет действовать при следующем открытии таблицы.