2.2. Поиск, замена, сортировка и фильтрация данных

2.2.1. Поиск и замена данных

Окно диалога «Поиск и замена». Для поиска данных в MS Access предназначено окно «Поиск и замена» (рис.2.4), которое открывается выбором команды Правка/Найти или нажатием клавиш Ctrl+F. Достоинством этого средства является то, что для поиска требуемой записи оказывается достаточно даже минимальных сведений.

В поле ввода Образец вводится то, что необходимо найти. Справа находится кнопка Найти далее. При первом нажатии кнопки осуществляется поиск первого вхождения. Если найденная запись, содержащая указанное значение, не является необходимой записью, то необходимо нажать кнопку ещё раз.

Раскрывающийся списокСовпадение содержит три установки, которые определяют тип сравнения данных с образцом, введенным для поиска:

С любой частью поля – осуществляется поиск по всему полю. Если значение, которое ищите, окажется где угодно в поле поиска, то поиск завершается успешно.

Поля целиком – образец поиска должен совпадать с полным значением поля, что позволяет существенно сузить поле поиска.

С начала поля – поиск завершается успешно только в том случае, если образец поиска находится в начале данного поля.

По умолчанию MS Access ограничивает область поиска текущим полем (то есть тем полем, в котором находится курсор). Об этом свидетельствует наименование поля, отображаемое в списке Поиск в. Это обусловлено тем, что при работе с большими таблицами поиск только в одном поле может потребовать сотни и даже тысячи сравнений, а поиск во всех полях займет много времени. Однако можно выполнять поиск во всех полях таблицы. Для этого нужно выбрать из списка Поиск в наименование таблицы.

В нижней части окна «Поиск и замена» расположена кнопка Больше, при нажатии на которую открывается нижняя часть окна, обеспечивающая доступ к дополнительным опциям поиска. Нажмите кнопку Больше, в результате чего окно «Поиск и замена» изменяет свой вид.

Раскрывающийся список Просмотр содержит опции, с помощью которых определяется направление поиска: Вверх, Вниз и Все.

В средней части окна диалога есть два флажка, которые определяют, как будет осуществляться сравнение значения поля с образцом поиска:

С учетом регистра. Этот флажок указывает на то, что сравнение осуществляется с учетом регистра букв, то есть прописные и строчные буквы будут восприниматься по-разному.

С учетом формата полей. Формат отображения значений, отображаемых на экране, может отличаться от формата, в котором значения хранятся в таблице.

Если осуществляется поиск во всех полях, MS Access всегда ищет данные в том виде, в котором они хранятся в таблице. При ограничении области поиска текущим полем становится доступным флажок С учетом формата полей, который позволяет сравнивать значения данных, отформатированных по-разному.

В MS Access можно производить поиск с использованием подстановочных символов, которые могут существенно ограничить число случайных ошибок. Основными подстановочными символами являются *, ? и символ номера (#).

Символ * соответствует любому количеству букв, цифр или других символов. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки. Например, *55* найдет значения 553-346, 123-551 и 187-155.

Подстановочный символ ? соответствует любому текстовому символу, а подстановочный символ # - любой цифре.

Замена найденного значения.Вторая вкладка окна диалога «Поиск и замена» предоставляет средства для замены найденных значений. Для открытия окна «Поиск и замена» можно воспользоваться командой Правка/Заменить. На вкладке «Замена» (рис.2.5) дополнительно присутствуют поле Заменить на и кнопки Заменить и Заменить все. Если выбрать Заменить все, MS Access заменит все вхождения, соответствующие образцу поиска, заданному в поле ввода Образец. Опция Заменить позволяет изменять образец поиска после каждого вхождения образца в таблице.