Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

POSIBNIK_UMZPS

.pdf
Скачиваний:
138
Добавлен:
14.04.2015
Размер:
2.34 Mб
Скачать

Схема 1.13 – Етапи підготовлення ділової бесіди

 

 

 

 

Яку посаду займає?

 

 

Збирання

інфо-

Які риси характеру, інтереси, звички спілку-

рмації про май-

вання має? Що у вас спільного? Яким є його

бутнього

спів-

ставлення до вас і вашої організації?

розмовника

Наскільки зацікавлений в обговоренні питан-

 

 

ня?

 

 

 

 

 

 

Якою є мета бесіди? Який результат мене

Планування

задовольняє? Які альтернативні варіанти мо-

жуть виникнути? Які матеріали, документи по-

бесіди

трібно підготувати? Які прийоми впливу на

 

 

 

 

співрозмовника я буду застосовувати?

Підготовлення

Як

розпочати

розмову?

Як

сформулювати

предмет обговорення? Які пропозиції зроблю?

бесіди

Які запитання буду ставити я? Які питання мо-

 

 

 

 

жуть поставити мені? Які аргументи наведу?

 

 

Як завершити бесіду?

 

 

Схема 1.14 Етапи проведення ділової бесіди

 

 

 

Взаємне привітання учасників бесіди.

 

Вступна

Визначення мети бесіди.

 

Формулювання однієї зі сторін власної позиції з

частина бесіди

 

 

 

 

 

проблеми спілкування.

 

 

 

Активне слухання та взаємообмін думками.

Безпосередня

Наведення зрозумілих, точних та переконливих

аргументів.

 

 

розмова за

 

 

Спільне

знаходження

оптимального

способу

темою

розв’язання проблеми, постановка конкретних

 

 

завдань щодо наступних дій.

 

 

Узагальнення підсумків обговорення, формулю-

 

вання остаточного рішення.

 

Завершення

Висловлювання про наміри на майбутнє (взаємо-

розуміння, співпрацю, зустріч тощо).

 

спілкування

 

Подяка, побажання взаємних успіхів та прощан-

 

 

ня.

 

 

 

61

Переговори – це вид спільної з партнером діяльності, спрямованої на розв’язання проблем.

Порада

Чинники, що впливають на ефективність ділової бесіди:

студентам

 

1.Забезпечення емоційно-психологічного контакту між співрозмовниками на початку бесіди. Це може бути здійснено вербальним способом — через «ефект перших фраз», а також невербальним — через зустріч поглядів, посмішку і т. п.

2.Дотримання специфічних риторичних прийомів вступної частини (наприклад, презентація свого довір'я та симпатії протилежній стороні, зрозуміле і яскраве висвітлення суті проблеми, взаємодомовленість щодо тривалості розмови тощо).

3.Уміння слухати і правильно ставити уточнювальні запитання, які допомагають розкрити думки співрозмовника і правильно визначити його погляди. Усі запитання, які ви ставите в процесі бесіди, мають бути дуже конкретними й тактовними, не містити подвійного змісту й бути обґрунтованими.

4.Уникнення категоричних суджень. Ідеться про такі фрази, як тут кожному зрозуміло, тут не може бути двох думок, мене це не цікавить, які не лише не переконують, але й не сприяють доброзичливості бесіди.

5.Вибір правильних моментів для зауважень і формулювання їх у тактовній формі; терпляче вислуховування заперечень.

6.Забезпечення сприятливої атмосфери в кінці бесіди незалежно від взаєморозуміння чи відсутності останнього. Промовляючи прощальні слова, варто бути доброзичливим, привітним, поводитися так, щоб у партнера виникло бажання ще раз з вами зустрітися.

7.Дотримання етикетних норм поведінки.

Види переговорів. Як ефективно провести ділові переговори?

Цей вид ділового спілкування завжди передбачає двох чи більше учасників, інтереси яких частково збігаються, а частково – ні. Мета переговорів – знайти взаємоприйнятне рішення, уникаючи крайньої форми прояву конфлікту. Отже, призначення переговорів – обговорити проблему, яка викликає спільний інтерес, ухвалити спільне рішення.

Зазвичай переговори виконують різні функції:

Інформаційно-комунікативну, яка сприяє обміну інформацією, поглядами, налагодженню нових зв'язків. Ця функція обов'язково властива будь-яким переговорам,

62

однак якщо вони обмежуються лише нею, то такі переговори скоріше можна назвати консультаціями.

Координаційну, що спрямована на узгодження дій між учасниками переговорів, на встановлення взаємозв'язку між суб'єктами переговорного процесу.

Контрольну, яка передбачає перевірку виконання досягнутих раніше

угод.

Щодо відносин між учасниками зустрічі виокремлюють:

переговори, спрямовані на урегулювання конфліктних та спірних ситу-

ацій;

переговори, спрямовані на спільну діяльність.

Упроцесі переговорів можна виокремити три основних етапи:

підготовлення до переговорів;

проведення переговорів;

аналіз результатів та виконання досягнутих домовленостей.

Будь-які переговори починаються задовго до того, як сторони сядуть за стіл та їх учасники почнуть обговорювати проблему. Організаційна підготовка передбачає формування делегації, визначення місця переговорів, часу зустрічі, порядку дня засідання, погодження питань, що стосуються ведення переговорів.

Схема 1.15 – Початковий етап переговорів

 

 

 

Якої мети потрібно досягти під час перегово-

 

 

 

рів?

Підготовчий

етап

У чому полягають інтереси партнерів з перего-

 

передбачає

 

пошук

ворів, наскільки вони різняться від наших?

 

 

відповідей

на

такі

Яка небезпека може виникнути під час перего-

 

питання:

 

 

ворного процесу?

 

 

 

 

 

 

Які можливі варіанти розв’язання проблеми?

 

 

 

Які можливі шляхи узгодження інтересів?

 

 

 

Які документи потрібно підготувати?

Розглядаючи безпосередньо процес проведення переговорів, багато дослідників зазначають, що вони, залежно від завдань, які вирішують його учасники, можуть мати декілька етапів. Навіть у тих випадках, коли партнери прагнуть знайти спільне рішення проблеми, їм потрібно пройти ці етапи. Інакше іс-

63

нує небезпека або завершити переговори невдалим рішенням, або взагалі втра-

тити можливість домовитися.

 

 

 

 

Схема 1.16 – Етапи переговорного процесу

 

 

 

 

1.

Взаємне

приві-

 

тання,

представ-

 

лення сторін пере-

 

говорів.

 

 

 

2. Уточнення інте-

 

 

 

 

ресів, поглядів, по-

 

 

 

 

зицій учасників.

 

 

 

Переговорний

3. Обговорення про-

процес

блеми

(висунення

 

аргументів на підт-

 

римку своїх

погля-

 

дів, їх обгрунтуван-

 

ня).

 

 

 

4. Узгодження пози-

 

 

 

 

цій і вироблення до-

 

 

 

 

мовленостей.

 

 

 

 

5.

Взаємна подяка

 

учасників

перегово-

 

рів.

 

 

 

Аналіз результатів переговорів передбачає відповіді на такі питання:

Які дії сприяли успіху переговорів?

Які труднощі виникали, як вони долалися?

Чого не було враховано під час підготовлення до переговорів, чому?

Які несподівані ситуації виникали в ході проведення переговорів?

Якою була поведінка партнерів на переговорах, чому?

Які прийоми впливу на партнерів можна та необхідно використати на наступних переговорах?

64

Як ефективно провести ділову телефонну розмову?

Ділові люди великого значення надають телефонній бесіді. І це не випад-

ково, адже телефонне спілкування є найпростішим способом встановлення кон-

такту. Середня тривалість ділової телефонної розмови становить 5 – 6 хвилин.

Саме тому дуже важливо не лише стисло формулювати свої думки, але й швид-

ко перебудовуватися, реагуючи на різні теми.

Схема 1.17 – Етапи проведення ділової телефонної розмови

 

Чого я хочу досягти? Які цілі розмови є кінцеви-

Підготовлення

ми, а які проміжними?

Який час дзвінка є оптимальним?

 

телефонної

Які питання я хочу з’ясувати, в якій послідов-

розмови

ності (запис ключових слів, основних пунктів)?

Якою може бути моя реакція на можливі варіан-

 

 

ти відповідей співрозмовника?

 

Які засоби для запису змісту бесіди слід підготу-

 

вати?

 

Взаємне привітання та представлення співроз-

Етапи

мовників (0,5 хв.)

 

телефонної

Інформування про мету дзвінка (до 1 хв.)

розмови

 

 

Обговорення суті справи (2-4 хв.)

 

Завершення розмови, прощання (0,5 хв.)

Дії після

 

завершення

Фіксування домовленості.

Оцінювання результатів розмови.

 

розмови

Планування наступних дій.

 

65

Порада

Як вести себе під час ділової телефонної розмови?

студентам

 

1. Знявши трубку, привітайтеся та відрекомендуйтеся. Відповідно до вимог ділового етикету, відповідаючи на дзвінок по зовнішньому телефону звичайно називають фірму (організацію) чи підрозділ, по внутрішньому – підрозділ і прізвище. Це дає змогу відразу виявити помилку набору номера, якщо це сталося.

2.Перед тим, як проінформувати мету дзвінка, з’ясуйте, чи є у співрозмовника час на розмову, чи краще перетелефонувати пізніше. Уточніть коли саме.

3.Якщо вам телефонують, а ви дуже зайняті, тоді краще підняти трубку й попросити, щоб вам зателефонували пізніше.

4.Навіть якщо ініціатива телефонної бесіди належить співбесіднику, підтримуйте розмову за допомогою фраз так; добре; я Вас розумію.

5.З’ясовуйте найважливіші моменти повідомлення співрозмовника (на-

приклад, вибачте; повторіть, будь ласка, останню фразу; погано чути, повторіть, будь ласка).

6.Намагайтеся надати своєму голосу приємної інтонації, періодично посміхайтеся, уникайте монотонності, змінюючи темп та інтонацію мовлення.

7.Щоб полегшити сприйняття інформації співрозмовником, її варто передавати частинами, роблячи між ними паузи. Це також дасть змогу іншому учаснику розмови висловити своє ставлення до обговорюваного питання.

8.Занотовуйте ключові моменти інформації співрозмовника.

9.Завершує розмову зазвичай той, хто телефонував, але якщо співрозмовник жінка або людина старша за віком чи службовим становищем, то така можливість надається їй.

Як звернутися до співбесідника у професійній ситуації? Які форми мовленнєвого етикету використовуються в усному професійному спілкуванні?

Існує чимало типових професійних ситуацій, котрі називаються етикетними, у них взаємини між тими, хто спілкується, стоять на передньому плані, Це ситуації вітання, знайомлення, прощання, вибачення тощо. У суспільному житті людини такі ситуації трапляються безліч разів. І було б нелегко, та й недоцільно, щоразу придумувати вислови, фрази для їх мовного оформлення. Че-

66

рез те, що ці ситуації мають стандартний, типізований характер, їхнє мовне «забезпечення» є стереотипним, тобто узвичаєним, усталеним. Немає потреби доводити, що такі стереотипи полегшують мовленнєве життя людини. Навіщо видумувати, як і що казати, коли існують готові фрази, словесні формули для кожної із типових ситуацій, і потрібно тільки зробити

вдалий вибір із цього набору. Однак ці мовні форми й

Мовленнєвий етикет-

особливості їх застосування необхідно добре знати.

–кетце –прийнятіце прийнятіу сусу-

суспільстві спеціальні-

 

Спілкування починається із звертання.

висловлюванняні вввііч-

У ситуаціях анонімного спілкування досить поши-

чливості, , аа також

реним є звертання громадянине і його жіноча форма гро-

правила їх викорис-

тання в різних ситу-

мадянко. Вживання цього звертання обмежене сферами

аціях спілкування.

законодавства, юриспруденції, охорони громадського порядку. У професійній діяльності його не використовують, через те, що воно має підкреслено офіційне забарвлення.

Звертання пане і пані є підкреслено ввічливими, вишуканими, є зручними для вживання у будь-якому випадку: для привітання знайомих і незнайомих людей (Доброго ранку, пані! Вітаю Вас, пане Савчук!); для встановлення кон-

такту з незнайомою людиною (Пане, Ви не могли б мені допомогти?); у професійному спілкуванні в поєднанні з іменем, прізвищем або назвою професії, по-

сади, звання (Пане директоре, я виконав Ваше доручення. Пані Ірино, Вам те-

лефонують). У спілкуванні з молодою дівчиною прийнято вживати звертання

панно.

Звертання пане, пані та панно не використовують з ім’ям по батькові (непра-

вильно: Пане Іване Дмитровичу).

Набули поширення і звертання добродію, добродійко. Їх можна вживати без додавання прізвища (в анонімному спілкуванні) і з прізвищем (коли спів-

розмовники знайомі): Добродію Шевчук, Ваш виступ викликав у мене чимало запитань.

Уформі множини звертання вживають під час переговорів з групою людей і в ситуаціях публічного виступу: Панове! Пані та панове! Шановні колеги!

Дорогі колеги! Вельмишановні пані та панове! Вельмишановні добродії! Панове делегати!

Упрофесійному спілкуванні, коли співрозмовники знайомі, найбільш поширене звертання на ім’я і по батькові, що ставляться в кличному відмінку.

Розглянемо найпоширеніші правила творення кличного відмінка в українській мові.

67

1.У кличному відмінку однини іменників першої відміни (це іменники жіночого та чоловічого роду із закінченнями -а, ) в офіційних звертаннях вживаються закінчення -о, -е, -є:

о мають іменники твердої групи: Ірино, Ганно Михайлівно, старосто,

колего;

е мають іменники м’якої та мішаної груп, є – іменники м’якої групи після апострофа та голосного: Ілле, працівнице, аудиторіє, Маріє, Ксеніє.

2.У кличному відмінку однини іменників другої відміни (це іменники чоловічого роду з кінцевим приголосним) вживаються закінчення (-ю), -е:

у мають деякі іменники з основою на шиплячий приголосний (крім ж):

читачу, слухачу, доповідачу, товаришу, Сергійовичу, Володимировичу;

е мають іменники, що закінчуються на твердий приголосний, на -ець

та з основою на ж: Іване, пане, друже, Петре, директоре, операторе, програмісте, хлопче, кравче (але: знавцю), стороже;

ю мають іменники м’якої групи: Андрію, вчителю, лікарю, Василю.

Узвертаннях, що мають форму множини, кличний відмінок не утворю-

ється: шановні колеги, дорогі друзі.

Узвертаннях, що складаються з двох власних назв – імені та по батькові, обидва слова мають закінчення кличного відмінка: Наталіє Сергіївно, Петре Степановичу.

Узвертаннях, що складаються з двох загальних назв, форму кличного відмінка мають обидва слова або друге слово може мати форму називного відмі-

нка: пане директоре (директор), товаришу асистенте (асистент).

Узвертаннях, що складаються із загальної назви та імені, форму кличного відмінка набуває як загальна назва, так і ім’я: пані Катерино, колего Степа-

не.

Узвертаннях, що складаються із загальної назви та прізвища, форму кличного відмінка має тільки загальна назва, а прізвище завжди виступає у формі називного відмінка: товаришу Осипов, добродійко Іванова.

Різноманітними в українській мові є етикетні форми вітання. Вони можуть уживатися відповідно до ситуації та стосунків між співрозмовниками. Найбільш поширеними є вислови:

Здрастуйте!

Радий Вас вітати!

Добрий день (ранок, вечір)!

Вітаю Вас!

Доброго дня (ранку, вечора)!

 

Радий Вас бачити!

 

ДозвольтеВас привітати!

 

68

ЦЕ ЦІКАВО

Національні традиції вітання

Кожному народу, кожній соціальній групі властива своя манера вітання. Так, монголи та індокитайці проявом увічливості вважають потирання носа, а в Новій Зеландії вітають один одного торкаючись носами. Серед народів Нігеру проявом поваги є дотик лобом до підлоги, а ось жителі Тибету вітаючись знімають головний убір правою рукою, ліву закладають за вухо і при цьому висовують язик. Японців з дитинства привчають посміхатись, щоб нікому не псувати настрою своїм «кислим виглядом». Тому на обличчі японця завжди посмішка, і коли він пригнічений, і коли йому соромно чи боляче. В Японії застосовуються три види поклонів: найнижчий – сайкейрей, середній – під кутом 30° і легкий – під кутом 15°. У басейні ріки Конго існує звичай подавати один одному обидві руки і, схилившись, дути на них. У країнах Європи вітають один одного, трохи підіймаючи правою рукою капелюх і роблячи легкий уклін головою. Вітальні формули за своїм змістом у різних етномовних спільнотах дуже відмінні, іноді дивні з нашого погляду. Так, стародавні єгиптяни запитували: Як пітнієш? Античні греки закликали: Радуйся! А сучасні монголи з'ясовують: Як кочуєш? Як худоба? Такими фразами обмінюються й поважні люди, які, звісно, не кочують і здебільшого не мають худоби. Всім цим вітанням властива однакова спрямованість: засвідчити увагу до людини, своє ґречне ставлення, спитати, чи з нею все гаразд тощо.

У ситуації прощання найбільш уживаними і нейтральними є такі вислови:

До побачення!

До понеділка!

До (наступної) зустрічі!

Сподіваюсь, ми ще побачимось!

На все добре!

Радий буду Вас бачити!

Прощання може бути одночасно й побажанням:

Усього Вам доброго!

Щасливо!

Усього Вам найкращого!

Хай щастить!

Бувайте здорові!

Щасливої дороги!

Перш ніж попрощатися співрозмовники досить часто висловлюють своє

враження від зустрічі:

 

Ми приємно провели час.

Приємно було познайомитися.

Мені приємно було поспілкуватися з Вами. Я задоволений нашою зустріччю. Приємно, що ми знайшли спільну мову.

Чудово, що ми дійшли згоди у вирішенні питання.

Прощанню може передувати подяка за успіх ділової зустрічі:

Дякую, що вислухали мене. Дякую, що приділили мені увагу. Дуже вдячний Вам за цінні поради.

У ситуаціях професійного спілкування можливі ситуації, коли необхідно

вибачитися:

Вибачте, що затримав Вас. Вибачте, що забрав у Вас так багато часу. Вибачте, що потурбував Вас.

69

Вибір форм подяки також визначає ситуація спілкування. Найуживані-

шими є вислови:

 

Спасибі.

Дякую.

Спасибі за допомогу.

Дякую за пораду.

Дякую за те, що допомогли мені.

Я Вам вдячний.

Щиро Вам вдячний.

Велике Вам спасибі.

ЯВам дуже (щиро, глибоко, надзвичайно) вдячний.

Яхочу подякувати Вам за допомогу.

Яхотів би подякувати Вам.

Слова, що передають власне подяку, можуть супроводжувати вислови, які підсилюють вдячність мовця або містять комплімент:

Спасибі, Ви так мені допомогли. Дякую! Ви так багато зробили для мене. Дякую, Ви дуже люб’язні.

Спасибі, я Вам дуже зобов’язаний. Дякую, я зворушений Вашою увагою.

Етикет вимагає, щоб висловлена вдячність не залишалася без відповіді. Найчастіше вживають такі мовленнєві форми:

Будь ласка.

Мені приємно було допомогти Вам.

Прошу.

Завжди радий Вам допомогти.

Не варто.

Завжди до ваших послуг.

Немає за що.

 

Надзвичайно важливим у професійному спілкуванні є вдалий вибір форми вибачення. У різних типах спілкування найчастіше вживають такі вислови:

Пробачте.

Я хочу попросити у вас вибачення.

Вибачте, будь ласка.

Я повинен попросити у вас вибачення.

Прошу вибачення.

Я не можу не попросити у вас вибачення.

Дозвольте попросити у вас вибачення.

Разом з наведеними вище висловлюваннями вживаються фрази:

Яне хотів Вас образити. Я завдав Вам стільки турботи (хвилювань).

Язавинив перед Вами. Мені дуже прикро (неприємно, жаль),

Прошу Вас, не ображайтесь.

що так сталося.

Язавинив перед Вами. Я не хотів завдати Вам неприємностей.

Явідчуваю свою провину перед Вами.

Ми розглянули різноманітні висловлювання етикету, якими може супроводжуватися міжперсональне професійне спілкування. Як бачимо, мова надає

70

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]