Раздел 3 методика проведения отбора персонала

3.1. Сбор, анализ документов и интервьюирование потенциальных работников.

Отбор персонала является естественным завершением процесса подбора работников в соответствии с потребностями в человеческих ресурсах.

В

6. Анализ решения и подготовка материалов для найма

5. Медицинский контроль

4. Проведение освидетельствования на профессиональную пригодность, включая деловые и личные качества

3. Проведение собеседования

2. Анализ рекомендаций и послужного списка

1. Оформление анкетных данных и автобиографических

есь процесс отбора персонала можно разбить на следующие основные этапы:

Рис. 3.1. Процесс отбора персонала [13].

Вакхически процесс отбора начинает сотрудник, ответственный за набор персонала. Он получает рекомендации, анкеты и другие автобиографические данные, а также профессиональные резюме, которые широко распространены в зарубежной практике. Однако наши работодатели не пользуются данным способом сбора информации о кандидатах, а если и пользуются, то лишь немногие. Структура типового профессионального резюме выглядит следующим образом:

Таблица 3.1-

Структура профессионального резюме [20]

[Имя]

[Индекс, Область/ Республика, Город]

[Адрес]

тел. (###) ### #### (Р) (###) ### #### (Д)

Цель: [описание целей кандидата]

Профессиональный опыт:

[Название организации] Месяц Год до настоящего времени

[Область/ Республика, Город]

[Занимаемая должность]. [Обязанности, подробно]

[Название организации] Месяц Год до Месяц Год

[Область/ Республика, Город]

[Занимаемая должность]. [Обязанности, подробно]

Образование:

[Название учебного заведения] Год до Год

[Область/ Республика, Город]

[Степень/Звание]

Собрав данные о кандидатах необходимо провести первичное сравнение их с требованиями, выявленными ранее при экспертизе вакансии.

Важное место в процедуре отбора занимает проверка представленных кандидатом документов и информации, изложенной в резюме или анкете. Недопустимо судить о желающем поступить на работу только по его собственным словам: он мог плохо справляться со своими обязанностями на протяжении долгих лет, и фирма, на которой он работает будет рада избавиться от него. Практически бесполезно пытаться поверять информацию у лиц, которых кандидат назовет в качестве своих рекомендателей, так как они, естественно, лишь подтвердят то, о чем вам сообщит сам кандидат. Поэтому минимально, что надо сделать – это пытаться связаться со службой персонала последнего места работы кандидата и прояснить ситуацию. Если повезет, то вы получите информацию по телефону, если нет – можно договориться о встрече. Далее приблизительные вопросы для проверки рекомендаций [10]. Общие вопросы.

1. Какими были обязанности и ответственность работника?

2. Какую работу он выполнял наилучшим образом?

3. Для какой работы он наименее способен?

4. Какой период времени работал?

5. Какую получал заработную плату?

6. Взяли бы вы его на работу снова?

7. Если нет, то почему?

Вопросы, относительно личностных качеств работника

8. Были ли у него какие-либо особенности, на которые необходимо обратить внимание?

9. Употребляя ли он наркотики или алкоголь?

10. Насколько он ладил с другими работниками?

11. Как часто работник не выходил на работу (прогуливал)?

12. Был ли он пунктуальным?

13. Был ли инициативным?

14. Входило ли в его обязанности контролировать других?

15. Как воспринимал оценку своей работы со стороны других? и т. д.

Учитывая современную украинскую специфику, бывает полезно уточнить подлинность документов об образовании, сведения о регистрации кандидата и т. д. к проверке данных кандидата может быть подключена и служба безопасности компании, имеющая собственные каналы информации. Однако следует помнить, что проверять данные можно только на основании письменного согласия кандидатов [13].

После завершения срока подачи резюме, проанализировав предоставленные документы и согласовав с руководителем структурного подразделения, в котором имеется вакансия, работник, отвечающий за набор персонала, приглашает отобранных кандидатов на собеседование.

В практике проведения собеседовании выделяют пять основных стилей организации беседы с кандидатом [8]. При этом у каждого стиля собеседования есть как сильные стороны, позволяющие достичь цель, стоящую перед руководителем-интервьюером, так и результат. Рассмотрим каждый из пяти более подробно.

Первым стилем собеседования, который мы рассмотрим будет «допрос». В данном случае интервьюер проявляет постоянную активность. Он задает вопросы, на чаще всего собеседник может ответить только «да» или «нет». Такие вопросы обычно называются «закрытыми». Интервьюер позволяет себе перебивать или обрывать собеседника и чаще всего делает это специально. Складывается четкое впечатление, что основное намерение интервьюера – уличить кандидата в некомпетентности или обмане. Все невербальное поведение (выражение лица, жесты, поза) интервьюера показывают превосходство над кандидатом. Атмосфера собеседования официальная и крайне напряженная. Чаще всего кандидату не предоставляется возможность задать какие-либо вопросы или пояснить ситуацию.

Такой стиль проведения интервью дает возможность проверить кандидата на стрессоустойчивость и выявить характерный тип реакции на сложную межличностную ситуацию общения.

При этом сценарии проведения интервью у кандидата не бывает возможности подробно описать опыт, соответственно у интервьюера не хватает достаточной информации для того, чтобы оценить кандидата по тем параметрам, которые действительно важны для работы на вакантной должности. В ходе подобного собеседования кандидат обычно не раскрывается и не показывает свое «истинное лицо». Кроме того, давайте вспомним о том, что на собеседовании кандидат не только подвергается испытанию, но и определяет, подходит ли ему ваша организация. При этом решение о принятии вашего предложения в большей степени зависит от тех эмоций, которые испытал кандидат при знакомстве с организацией. При собеседовании-допросе у вас есть большая вероятность потерять ценного специалиста, еще не успев его найти.

Оптимально применение элементов такого стиля, если вы знаете, что по роду своих должностных обязанностей или в силу характера вышестоящих руководителей на вакантном месте должен находится человек, психологически адаптированный к ситуациям давления или, не побоимся этого слова, унижения, то описываемая форма собеседования поможет вам выбрать того, кто не сбежит еще до конца испытательного срока. При этом нет гарантии что вы сами не уволите его за профессиональное несоответствие.

Следующий стиль собеседования – «игра в прятки». Этот стиль характеризуется явным стремлением интервьюера запутать кандидата, сбить его с толку, постараться ничего конкретного не сказать о своей компании, объясняя это самому себе тем, что он охраняет интересы фирмы от собеседника, намерения которого неясны, а решения о его «допуске» еще не принято. В ответ на вопрос кандидата о зарплате звучит фраза: «Это будет обсуждаться после того, как мы поймем, что вы нам подходите». Ответ на вопрос: «Чем занимается ваша компания?» может звучать приблизительно так: «Вообще мы работаем на финансовом рынке, но открываем новое направление, мне бы пока не хотелось подробно рассказывать об этом», и так до создания обстановки полной секретности. Один кандидат после такого собеседования в сердцах поделился с нами: «И чего темнили, все знают, чем они тут занимаются».

Такой стиль собеседования прекрасно действует на бывших военных, людей предпенсионного возраста и новичков на рынке труда. Очень они уважают такой серьезный подход к коммерческой тайне. Однако такое поведение сильно раздражает и настораживает опытных специалистов. Есть большая вероятность, что после такого собеседования вы больше не увидите подходящего по всем параметрам кандидата и его знакомых тоже. Игру в прятки следует избирать, если кандидат вам не подходит и не нравится, а уже начал настойчиво задавать вопросы.

Еще один стиль собеседования который следует рассмотреть, называется «соло». Для него характерно то, что после нескольких, чаще всего необязательных вопросов интервьюер начинает долго, подробно и пространно рассказывать о фирме, ее истории, ее планах, о должности, что надо будет делать и что надо для этого уметь, какие люди и как работают в компании и т.д. Даже начинающий специалист после такой подробной песни понимает, что и как надо сказать (если вообще спросят), чтобы создать благоприятное впечатление о себе. Этот стиль интервью производит неизгладимое первое впечатление на большинство кандидатов, особенно не искушенных в поисках работы. И если им поставить условие – принять решение сегодня, а приступить к работе завтра, то, скорее всего, у вас максимально быстро появится новый сотрудник. Однако после такого интервью почти обо всех навыках, умениях, характере, ожидания нового сотрудника приходится узнавать из практики. Элементы такого стиля уместно применить, если в последней трети собеседования вы предоставляете возможность кандидату задать вопросы о должностных обязанностях, фирме, особенностях взаимодействия между сотрудниками, льготах и компенсациях. В то же время необходимо избегать приема на работу тех, чьи ожидания расходятся с возможностями организации – чем раньше потенциальный работник и потенциальный работодатель поймут, что они не подходят друг другу, тем лучше для обеих сторон.

Стиль «испытание». После того как интервьюер задаст несколько обязательных вопросов, кандидату предлагается решить некую профессиональную или «поведенческую» задачу (или ряд подобных задач). В крайнем случае это может быть «домашнее задание» в маркетингового исследования или разработки какого-либо документа. Такая форма интервью часто применяется в западных компаниях. Такой стиль собеседования позволяет достоверно проверить практические и специальные навыки. Следует учитывать, что сложно придумать и воплотить задачу, которая помогла бы проверить сложные навыки и умения в управленческой деятельности, т.е. такая форма практически не применима для собеседования с кандидатами на руководящие должности. Кроме того, эта форма собеседования может отсеять хороших и перспективных специалистов, которым не хватает некоторых деталей или специфических знаний или умения для выполнения задания. При этом может оказаться, что получение необходимых знаний – дело нескольких дней.

Стиль «партнерские переговоры». Со стороны такой вариант очень часто выглядит как диалог двух хороших знакомых или друзей. В разговоре явно присутствует приблизительно одинаковое распределение времени для высказывания мнений. Вопросы задают оба собеседника и, как правило, преобладают «открытые», а не «закрытые» как при стиле «допрос». Цель таких вопросов – получить о кандидате или компании как можно больше информации. Именно стиль «партнерских переговоров» позволяет получить максимально полно необходимую информацию о кандидате и заложить хорошую основу для дальнейшего взаимодействия с новым сотрудником. Этот стиль целесообразно применять при отборе будущих членов управленческой команды.

Следует также отметить, что существует как минимум четыре вида собеседований [8]:

1. Индивидуальное собеседование. Наиболее распространенный вид собеседования «один на один», во время которого один представитель организации встречается с одним кандидатом.

2. Групповое собеседование, во время которого один представитель организации проводит собеседование одновременно с несколькими кандидатами. Особенностью данного вида собеседования является то, что у интервьюера есть возможность одновременно оценить несколько кандидатов и понаблюдать за ними в условиях конкурентной борьбы. При этом повышается вероятность обратить более пристальное внимание на самого коммуникабельного кандидата, и есть риск «не заметить» скромного гения. Такой вид интервью оптимален для отбора кандидатов на должность, где требуется умение расковано и свободно общаться.

3. «Приемная комиссия», когда несколько представителей организации собираются вместе для беседы с одним кандидатом. Участие нескольких интервьюеров повышает объективность оценки и качество самого собеседования, но создает дополнительный стресс для кандидата и увеличивает издержки организации за счет отвлечения нескольких сотрудников от текущей работы, как правило, руководителей организации или подразделения.

4. «Собрание» - несколько интервьюеров проводят собеседование с несколькими кандидатами.

Следует отметить, что присутствие нескольких человек с обеих сторон значительно увеличивает сложность процесса собеседования и требует тщательной подготовки и согласного поведения интервьюера. Чаще всего при таком виде собеседования заранее определяется ведущий интервьюер, который организует ситуацию, задает основные вопросы, предоставляет слово другим интервьюерам.

Определившись с видом и стилем проведения интервью необходимо помнить:

• именно вы проводите и контролируете собеседование;

• при правильной подготовке можно сделать собеседование полезным и для кандидата, и для себя;

• независимо от того понимаете Вы это или нет, кандидат тоже оценивает Вас. Частью Вашего задания должна быть «продажа» вакансии таким образом, чтобы наилучший кандидат захотел работать на Вас.

Следующие советы помогут вам успешно провести собеседование.

1. Выберите для этого спокойное место, где Вам не будут мешать. Сделайте так, чтобы кандидат чувствовал себя спокойно, расслаблено. Чем больше Вы снизите напряжение в разговоре с ним, тем содержательней оно будет. Пожатие руки и улыбка – хорошее начало для беседы.

2. Придерживайтесь своего плана. Последовательно задавайте вопросы и распределяйте время для проведения собеседования с каждым кандидатом.

3. Внимательно слушайте, поощряйте его говорить как можно больше (задавайте вопросы требующие развернутого ответа).

4. Не потеряйте высококвалифицированного специалиста только из-за его религиозных, этнических и других особенностей, которые не отвечают Вашим вкусам.

5. Выполните свои обязанности перед кандидатом исходя из данной Вами информации, он должен решить принимать предложение или нет [10].

При проведении собеседования необходимо иметь бумагу для заметок, бланки оценки кандидатов (формы), в которые будут занесены данные о претендентах (см. Приложение), тестовые материалы.