Японский и американский подходы к управлению персоналом организации

Критерии организации работа	Японский подход	Американский подход
Основа организации	Гармония	Эффективность
Отношение к работе	Главное – выполнение обязанностей	Главное – реализация заданий
Конкуренция	Практически нет	Сильная
Гарантии для работника	Высокие (пожизненный наем)	Низкие
Принятие решений	Снизу вверх	Сверху вниз
Делегирование власти	В редких случаях	Распространено
Отношения с подчиненными	Семейные	Формальные
Метод найма	После окончания учебы	По деловым качествам
Оплата труда	В зависимости от стажа	В зависимости от результатов

Постановка задачи. В чем заключается специфика российского подхода к управлению персоналом? Опишите основные черты такого подхода, используя критерии, приведенные в табл. 2.1 Приведите два варианта: в условиях СССР и настоящее время.

2.2. Методы построения системы управления персоналом

СИТУАЦИЯ

«ФУНКЦИОНАЛЬНО-СТОИМОСТНЫЙ АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ*

Описание ситуации. В работе отдела внешней кооперации и комп­лектации (ОВКиК) организации появились сбои, связанные с некачественным выполнением функций работниками. Ряд функ­ций выполняется нерациональными способами без применения современных технических средств, что приводит к неоправдан­ным трудозатратам и высокой стоимости их осуществления.

Постановка задачи. Проведите функционально-стоимостный ана­лиз (ФСА) деятельности отдела внешней кооперации и комплек­тации организации.

Методические указания. ФСА управления организацией - ме­тод технико-экономического исследования функций управления организации (подразделения) любого уровня иерархии, направ­ленной на поиск путей совершенствования управления и сниже­ния затрат на него на основе выбора экономических способов осуществления функций в целях повышения эффективности про­изводства и качества продукции (услуг).

ФСА управления организацией включает следующие этапы: подготовительный, информационный, аналитический, теоретический, исследовательский, рекомендательный, внедрения.

На подготовительном этапе проводится комплексное обследо­вание состояния производства и управления, выбирается объект анализа, определяются конкретные задачи проведения ФСА, со­ставляются рабочий план и приказ проведения ФСА.

На информационном этапе осуществляются отбор, систематиза­ция и изучение данных, характеризующих систему управления организацией или ее отдельными подразделениями, а также дан­ных по аналогичным системам.

На аналитическом этапе осуществляются формулировка, ана­лиз и классификация функций, их декомпозиция, анализ функци­ональных взаимосвязей между функциональными подразделения­ми в аппарате управления, а также дается стоимостная оценка функций. Определяется степень значимости функций, степень и причины несоответствия между значимостью функций, уровнем затрат и количеством их осуществления. Выявляются излишние, бедные, несвойственные и дублированные функции.

На аналитическом этапе выявляются резервы совершенствова­ния управления организацией и сокращения затрат на содержание аппарата управления на основе анализа состояния всех элементов системы управления. Этап заканчивается постановкой обоснованных задач по поиску идей и путей совершенствования управления.

На творческом этапе определяются способы выполнения функций управления, формируются на их основе варианты функций; пред­варительно оцениваются и отбираются наиболее целесообразные из них. Творческий этап наиболее ответственный и требует при­влечения высококвалифицированных специалистов-экспертов.

Для нахождения возможно большого количества вариантов совершенствования управления производством рекомендуется ис­пользовать методы творческого мышления, Методы поиска идей выбираются с учетом особенностей объекта анализа и конкретных ситуаций, сложившихся в процессе выполнения функций управ­ления.

Данный этап заканчивается предварительным отбором вариантов совершенствования управления организацией, При этом рекомен­дуется учитывать величину затрат на управление, уровни качест­ва осуществления функций управления и основные показатели работы организации.

На исследовательском этапе:

эскизно прорабатываются отобранные варианты (подробно опи­сывается каждый вариант с применением схем, графиков, моде­лей, оперограмм, функциональных диаграмм, проектов положе­ний о подразделениях и другой проектной документации);

дается сравнительная технико-экономическая оценка вариан­тов совершенствования управления, осуществляемая на основе зак­лючений экспертизы;

отбираются рациональные для реализации варианты, когда все предложения подразделяются на следующие группы: реальные и возможные к осуществлению; возможные к осуществлению, но в данных условиях нереализуемые; теоретически сложные, но пока практически нереализуемые; нереальные предложения.

На рекомендательном этапе рассматриваются и утверждаются рекомендации по совершенствованию управления и принимаются решения о их реализации.

На этапе внедрения ФСА ведется (поэтапно) социально-пси­хологическая, профессиональная, материально-техническая под­готовка работников аппарата управления, имеющих отношение к объекту анализа; разрабатывается система материального стимули­рования внедрения рекомендаций и оценивается фактическая экономическая эффективность от внедрения результатов ФСА управления организацией (подразделением).

Подробно методика проведения ФСА управления организации Iей описана в учебных пособиях: Кибанов А.Я. Комплектное проектирование систем управления в машиностроении. М.: МИУ, 1987; Организация управления в машиностроительной промышленности/Под. ред. А.Я. Кибанова. М.; МИУ, 1989.

Решение ситуации осуществляется в такой последовательности;

1.На подготовительном этапе определяются конкретные задачи проведения ФСА, составляются рабочий план и приказ о проведении ФСА, проводится комплексное обследование состояния про­изводства и управления организацией, в результате которого вы­ являются узкие места в функционировании системы управления n, в частности, в работе ОВКиК.

Выбор этого подразделения в качестве объекта анализа объяс­няется его ролью в обеспечении данного предприятия материаль­ными ресурсами (удельный вес комплектующих изделий в себестоимости товарной продукции составляет 65 - 70%) и наличием больших резервов в его работе.

Важнейшие задачи анализа управления ВКиК: совершенствование технологий управления ВКиК, совершенствование организационной структуры ОВКиК, уточнение функций отдела и его работников, повышение качества выполнения функций, рационализация взаимосвязей отдела с другими подразделениями и внешними организациями, совершенствование кадрового, информационного, технического обеспечения ОВКиК, снижение расходов на выполнение функций управления ВКиК.

2. На информационном этапе ведутся сбор, систематизация и изучение данных, характеризующих деятельность ОВКиК, его функции, а также показателей по аналогичным передовым предприятиям.

Источниками информации при анализе служат отчеты и справки Е по комплектации, типовые положения об отделе, должностные инструкции, организационная структура ОВКиК, штатное расписание отдела, схемы документооборота: формы, документы, данные, исходящие и поступающие в ОВКиК, данные бухгалтерской отчетности, анкетный и устный опрос всех работников отдела и сельского хозяйства.

3. На аналитическом этапе формулируются, анализируются и классифицируются функции, осуществляется их декомпозиция, определяется стоимость выполнения функций, а также оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.

Аналитический этап отличается выраженными особенностями применительно к объекту анализа (системе управления), поэтому следует более подробно остановиться на описании методики его проведения. функции управления необходимо подразделить на главные, основные и вспомогательные.

Главная функция - это функция, для осуществления которой дано анализируемое подразделение аппарата управления организацией. Для ОВКиК главной функцией является обеспечение производства кооперированными поставками.

Основные функции необходимы для реализации главной функ­ции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.

Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.

Выявление основных функций и отделение их от вспомога­тельных необходимы потому, что среди последних находятся из­лишние или не свойственные отделу функции - важный источ­ник избыточных затрат и, следовательно, резерв снижения сто­имости выполнения совокупности управленческих функций.

Классификация функций позволяет построить функциональ­но-стоимостную диаграмму (диаграмму FAST), представляющую собой графическое изображение функций аппарата управления или его отдельного подразделения (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Функционально-стоимостная диаграмма деятельности отдела внешней кооперации и комплектации организации

Все функции ОВКиК располагаются на диаграмме между дву­мя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная ли­ния находится между анализируемой основной функцией и фун­кцией более высокого уровня (главной- функцией отдела). Основ­ные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной фун­кцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспо­могательные функции располагаются либо над основными функ­циями, либо под ними. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.

При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции должны отвечать (по направлению слева направо) на вопрос «Как?», а по направлени­ям справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные фун­кции должны отвечать на вопрос «Когда?» («Когда возможно осуществление основной функции?»). В случае необходимости ко­личество тестов можно увеличить.

Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.

В табл. 2.2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции определения потребности в комплектующих изделиях.

Затраты на выполнение этой функции определяются следую­щим образом.

При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхование и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники что составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.

Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет 4500 руб. (2000+2500). Срок службы оргтехники при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные, отчисления составят 450 руб. .(4500/10). Месячный фонд рабочего времени одного работника составляет в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит 38 руб. (450/12).

Затраты труда на выполнение функции в месяц составят 2750 руб. (1500+1250).

Данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят 2530 руб. [2750 (160/173,4)]. Отчисления на социальное страхование равны 1024,6 руб. (2530 · 0,405).

Затраты на выполнение функции составят 35 926 руб. (2530 + 1024,6 + 38). Округлим с точностью до целых и получим 3593 руб.

Подобным образом и рассчитываются затраты на осуществление I всех остальных функций ОВКиК.

Таблица 2.2

Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК

Полное наименование функций ОВКиК	Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции	Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции	Подразделение или организация, откуда поступаю документы, формы или исходные данные	Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции	Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных	Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции	Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный склад, руб.	Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество (когда)	Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года, ч.	Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование, руб.
Определение потребности в комплектующих изделиях	Годовые расчеты потребности	Производственная программа нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета	ПЭО, ПДО, ОГТ, ОГК, цехи, склады	Вышестоящие организации	Счетная машинка, печатная машинка	1 шт. 2000 руб. 1 шт. 2500 руб. 38 руб.	Ст. экономист – 1500 руб. Экономист – 1200 руб.	Ежегодно, 1 раз.	160 160	3593

Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, сведены в табл. 2.3.

Для расчета затрат на выполнение функций данные устанавливаются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела.

Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение стоимостей по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму избыточных затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.

При помощи диаграммы FAST были выявлены излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.

Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях (трудозатраты - 3000 руб. в год).

Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также считается излишней: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.

Таблица 2.3