Вопрос 3. Сущность категории «управление проектом»
В соответствии с Законом Лерманалюбую техническую проблему можно решить, имея время и деньги. Однако следствие этого закона уточняет: «Вам никогда не будет хватать или денег, или времени»[Хилл П. Наука и искусство проектирования. – М.: Мир, 1973]. Для разрешения этой проблемы и была разработана методика управления деятельностью на основе проекта.
Если спросить управляющего проектом, в чём заключается его основное задание по выполнению проекта, он может ответить:
− Обеспечить его выполнение.
Возможен и такой ответ:
− Обеспечить выполнение работ в конкретные сроки и в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием.
Таким образом, управляющий проектом внимательно следит за тремя факторами:сроками, бюджетом и качеством работ. Эти факторы являются основными ограничениями проекта.
Для того чтобы учесть ограничения во времени, используют методы построения и анализа сетевых и календарных графиков работы. Ограничениями в затратах управляют с помощью методов формирования финансового плана (бюджета) проекта и контроля за ним. Для ресурсного обеспечения применяют методы управления людскими и материальными ресурсами.
Считается, что эффективное управление сроками работ – ключ к успеху по всем трём показателям. Ограничения проекта во времени являютсясамыми критическими. Если сроки выполнения проекта срываются, вероятными последствиями может стать перерасход средств и недостаточный уровень качества работ.Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за выполнением календарного графика.
«Управление проектами» – это синтетическая дисциплина, которая объединяет специальные и междисциплинарные знания.Специальные знанияотражают особенности той сферы деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, экологические, исследовательские, организационные и т.д.).Междисциплинарные знанияиспользуют такие приемы управления проектами, которые применимы во всех сферах деятельности общества, например методы планирования, технико-экономических расчетов, контроля, мотивации и другие.
Самостоятельной дисциплиной управление проектами стало благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых различных проектов.
Методы и средства УП позволяют:
Разработать и обосновать концепциюпроекта;
Оценить эффективность проектас учетом факторов риска и неопределенности;
Выполнить технико-экономическое обоснование (ТЭО)проекта и разработать егобизнес-план;
Осуществить системное планированиепроекта на всех фазах его жизненного цикла;
Определить источники финансированияпроекта;
Разработать смету и бюджетпроекта, соответствующие заданным ограничениям;
Подобрать исполнителейпроекта через процедуру конкурсных конкурсов (торгов);
Подготовить и заключить контрактына поставку ресурсов;
Организовать оптимальную процедуру закупок и поставок;
Организовать реализациюпроекта, в том числе подобрать так называемую команду проекта;
Обеспечить эффективный контрольи регулирование, а такжеуправление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта, на основе современных информационных технологий;
Организовать эффективное завершениепроекта;
Организовать системное управление качествомпродукции проекта;
Учестьтак называемый«человеческий фактор», нередко оказывающий решающее воздействие на эффективность проекта в целом.
Таким образом, можно дать следующее определение: «управление проектом − это деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях во времени, средствах (ресурсах) и качестве конечных результатов.
Специалисты Института управления проектами(США) предложили такуютрактовку термина«управление проектом»:это искусство управлять и координировать людские и материальные ресурсы в течение жизненного цикла проекта, использовать системы современных методов и техники управления и минимизации рисков для достижения определённых в проекте результатов по составу и объёму работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению его участников.[Мир управления проектами: Пер. с англ. / Под ред. Х. Решке, Х. Шелле. – М.: Аланс,1994.]
Из трёх основных ограничений проекта труднее всего контролировать ограничения по качественным результатам проекта. Для решения этих проблем используют методы управления качеством работ (будет рассмотрена ниже в отдельной теме).
В процессе управления проектами используют различные системы управления проектами, однако, наиболее распространёнными являются следующие три:
Основная система.Менеджером проекта является представитель заказчика, любая фирма-заказчик. Им может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление. Менеджер проекта не несёт финансовой ответственности за принимаемые решения. Он отвечает за координацию и управление разработкой и реализацией проекта, в контрактные отношения с другими участниками проекта (кроме заказчика) не вступает.
Преимущества основной системы состоит в объективности проект-менеджера, недостаток – в том, что ответственность за результаты проекта целиком возлагается на заказчика.
Система «расширенного управления». Менеджер проекта несёт ответственность за проект в рамках фиксированной (сметной) цены. Он обеспечивает управление и координацию процессов проекта по соглашениям между ним и участниками в рамках фиксированной цены. Менеджером проекта может быть любое юридическое или физическое лицо – участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам пред заказчиком, в частности это мжет быть подрядная или консалтинговая фирма (в отдельных случаях – инжиниринговая). Проект-менеджер управляет проектом, координирует процессы поставок и работы по инжинирингу. Отвечает за проект подрядчик.
Разновидностью системы расширенного управления является система «под ключ», когда менеджером проекта выступает проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с установленной стоимостью проекта.
Зачем же нужно управлять проектами?Сейчас в Украине происходят масштабные изменения в экономике, управлении, укладе жизни. Эти изменения не только масштабны, но и беспрецедентны – ни в одной другой стране за столь короткий срок не происходила коренная ломка одной экономической системы и формирование другой. Всё многообразие процессов, происходящих при этом, можно представить как совокупность социальных, технических, организационных, экономических проектов. Если научиться этими проектами управлять, используя профессиональную методологию управления проектами, можно утверждать, что проводимые в стране реформы будут идти успешнее.
Вместе с тем понятно, насколько сложно разработать и реализовать на практике систему управления, адекватную жизненным реалиям. Поэтому было бы преувеличением считать, что методология управления проектами является панацеей от всех сбоев в механизме реформ.
Отметим главные области изменений в Украине, являющихся предпосылками применения и одновременно потенциальной сферой интересов этой дисциплины:
изменение методов и средств управления, в частности переход к идеологии программного управления;
формирование рынка инвестиционных проектов, недвижимости, ценных бумаг, подрядных и других работ;
создание рынка инвестиционных компаний, инжиниринговых и консалтинговых фирм, предлагающих свои услуги в области экономической, управленческой, информационной поддержки проектов;
появление в инвестиционной сфере проектно-ориентированных структур, создаваемых на основе как государственных, так и частных компаний;
определённые изменения в психологии управленцев;
развитие новых информационных технологий;
активное привлечение к реализации инвестиционных проектов иностранных инвесторов и подрядчиков, которые традиционно широко используют методологию управления проектами.
Вместе с тем имеется ряд ограничений, существенно сдерживающих распространение новой методологии для управления как крупными проектами, так и комплексными программами. К ним относятся: неустойчивое функционирование экономики; недостаточная политическая стабильность (как дополнительный фактор риска); резкое сокращение государственных инвестиций; относительно высокая инфляция; недостаточная развитость финансово-кредитной и банковской системы, сдерживающая оборот инвестиций и капиталов; отсутствие надёжной системы обеспечения гарантий и льгот для инвесторов, в том числе иностранных.
Перспективы развития управления проектами. В странах с традиционно рыночной экономикой к началу ΧΧΙ века Управление проектами (УП) перестало быть только средством управления последовательностью и темпом выполнения работ с целью их своевременного завершения. УП стало чем то вроде голоса заказчика (клиента), побуждающего оптимизировать все усилия по проекту/продукту, предпринимаемые командами, интегрируясь с производителями, поставщиками, системой послепродажного обслуживания. Такой подход, помимо прочего, позволяет теперь с высокой степенью точности определять и, соответственно, снижать предстоящие затраты по проекту.
Компании и эксперты, работающие в этой области, образовали необходимые профессиональные структуры и создали «Мир управления проектами», куда входят национальные и международные организации – инвестиционные, промышленные, строительные, консалтинговые и инжиниринговые фирмы, где проводятся конгрессы и симпозиумы, издаются журналы, книги и учебники, где имеется свой рынок информационного обеспечения.
В настоящее время существует несколько крупных международных профессиональных организаций непосредственно занимающихся проблемами управления проектами. Крупнейшей международной организацией в области УП является ИПМА (IPMA–InternationalProjectManagementAssociation) – Международная ассоциация управления проектами, объединяющая более 20 национальных обществ Европы, а также других стран.
Второй крупной организацией является INTERNET– Международная ассоциация управления проектами, объединяющая более 30 национальных обществ Европы и других стран. С 1993 года ее членом стала Украинская ассоциация управления проектами (УкрНЕТ).
Институт управления проектами (PMI–ProjectManagementInstitute) – профессиональная ассоциация, насчитывающая более 90000 членов в 168 отделениях, расположенных в 39 странах (два из них находятся в России: в Москве и Санкт-Петербурге), не считая независимых сленов во многих других странах мира. Адрес в Интернет:http://www.pmi.org.
В рамках Института управления проектами существуют 18 тематических групп (SpecificInterestGroups) по:
аэрокосмической /оборонной промышленности;
автомобильной промышленности;
проектированию/закупкам/строительству (во всех отраслях экономики);
управлению рациоанльным использованием окружающей среды (имеется в виду борьба с загрязнением и предотвращение такового);
финановым услугам (банковкий сектор, инвестиции);
телекоммуникационным технологиям;
государственным структурам;
организации и проведению крупных мероприятий, таких как Олимпийские игры;
информационным системам;
международному развитию (инфраструктуре, сельсокму хозяйству, образованию, здравоохранению и т.д. в развивающихся странах);
производству;
маркетингу и сбыту;
разработке новых продуктов;
нефти, газу, нефтехимии;
фармацевтике;
розничной торговле;
услугам и субподрядам (покупка как альтернатива собственному производству);
коммунальному хозяйству (производство и передача электроэнегии, воды и газа).
Помимо указанных в Институте существуют другие тематические группы, основным предметом исследования которых являются отдельные аспекты управления проектами во всевозможных областях.
1Ральф Клайм, Ирвин Лудин. Ноев проект. Экономический роман. Секреты практического проектного менеджмента. – М.: Весь. 2003.