КИС / Лекции / Лекция 10

Лекция 10. Структура бизнес-процессов торговых предприятий. Система 1С: Предприятие.

УЧЁТНАЯ ПОЛИТИКА ТОРГОВЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Одной из важнейших разновидностей корпоративных информационных систем являются системы, ориентированные на автоматизацию торговых предприятий. Такие системы позволяют в той или иной степени в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учёта, анализа и планирования торговых операций, обеспечив тем самым эффективное управление современным торговым предприятием. Такое управление ведётся в контексте:

• управления продажами;

• управления поставками;

• управления складскими запасами;

• управления заказами;

• управления отношениями с клиентами;

• управления товарооборотом предприятия;

• планирования продаж и закупок;

• анализа цен и управления ценовой политикой;

• мониторинга и анализа показателей торговой деятельности.

Системы, автоматизирующие торговлю, дают руководителям предприятий инструменты, позволяющие:

• оперативно получать полную и достоверную информацию о состоянии дел;

• принимать на основе анализа данных обоснованные решения;

• планировать свои дальнейшие действия;

• адекватно вмешиваться в процесс управления предприятием.

В России наибольшее число внедрений корпоративных информационных систем для мелких и средних торговых предприятий приходится на программные продукты фирмы 1С. В частности, система «1С: Предприятие» является универсальной системой для автоматизации учёта. Она может поддерживать различные системы учёта, различные методологии учёта, использоваться на предприятиях разных видов деятельности.

В системе «1С: Предприятие» особенности ведения учёта задаются в конфигурации системы с помощью настроек и встроенного языка. К этим особенностям относятся состав и структура используемых справочников, документов, отчётов, система хранения итогов и т.д.

Общая методика проведения торговых операций устанавливается соответствующими законодательными и подзаконными актами. К элементам такой методики относятся формы документов, последовательность их обработки, регистрации и т.п.

Центральное место в учётной политике занимает форма бухгалтерского учёта и технология обработки учётной информации. Эти элементы определяют техническую политику организации в области автоматизации бухгалтерского учёта. При значительных объёмах учётной информации обеспечить полноту, достоверность, своевременность и объективность информации можно лишь используя преимущества, предоставляемые информационными технологиями - специализированными корпоративными информационными системами.

В рамках настоящей лекции рассматривается методика проведения торговых операций, принятая на территории России и поддерживаемая специализированной системой «1С: Предприятие».

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

К основным типам торговых операций относятся

1. Покупка товара с предоплатой поставщику

2. Сквозной учёт заявок от покупателей

3. Продажа товара по заявке покупателя с предоплатой и резервированием товара на конкретном складе

4. Розничная торговля с выпиской товарного чека

5. Работа с удалёнными неавтоматизированными торговыми точками

6. Приём товара на реализацию

7. Передача товара на реализацию

8. Работа с подотчётными лицами

Покупка товаров с предоплатой поставщику. Суть данной торговой операции заключается в следующем: компания перечисляет поставщику аванс за покупку товаров, а спустя некоторое время поставщик доставляет товар. Таким образом, данную операцию можно разбить на 2 этапа:

• перечисление аванса поставщику;

• фиксирование поступления товара.

Перечисление аванса поставщику сопровождается первичными документами «Платёжное поручение» и «Строка выписки банка (расход)». Поступление товара на склад фиксируется документом «Поступление товарно-материальных ценностей» на основании первичных документов «Товарно-транспортная накладная» и «Счёт-фактура». Отчётность склада, на котором хранятся полученные товары, поддерживается специальными отчётами «Остатки товарно-материальных ценностей», «Ведомость по контрагентам», «Ведомость по партиям товарно-материальных ценностей».

Сквозной учёт заявок от покупателей. Данная торговая операция состоит в следующем. Клиент заказывает товар, при этом товара не имеется на складе, и его надо заказывать у поставщика. Поставщику оформляется заказ на поставку товара, заказ оплачивается. Клиент оплачивает счёт, и склад отслеживает тот факт, что как только от поставщика будет получен товар, он должен быть отгружен именно этому клиенту. Данная операция, таким образом, разбивается на следующие этапы:

• оформление заявки от покупателя

• оформление заказа поставщику

• оплата заказа поставщику

• получение денег за заказанные покупателем товары

• получение товара от поставщика

• отгрузка товара покупателю

Оформление заявки от покупателя и заказа поставщику производится согласно внутреннего регламента предприятия. Оплата заказа поставщику производится наличными (сопровождается первичным документом «Расходный кассовый ордер») или переводом денег на расчётный счёт поставщика (сопровождается первичными документами «Платёжное поручение» и «Строка выписки банка (расход)»). Получение денег также может происходить наличными (первичный документ «Приходный кассовый ордер») или через банк (первичный документ «Банковская выписка»). Получение товара от поставщика фиксируется складскими документами, аналогично предыдущей торговой операции. Отгрузка товара покупателю сопровождается первичными документами «Реализация товарно-материальных ценностей» и «Счёт-фактура».

Продажа товара по заявке покупателя с предоплатой и резервированием товара на конкретном складе. Данная операция отличается от предыдущей тем, что товар на фирме уже есть, его не нужно заказывать, а нужно зарезервировать для конкретного покупателя. Например, в фирму звонит клиент, и заявляет о желании приобрести в скором времени товар, поэтому он просит отложить его для него (зарезервировать). Выписанный счёт отсылается клиенты по факсу. Клиент оплачивает счёт и по мере его оплаты оформляется отгрузка товара. Данную операцию, таким образом, можно разбить на 4 этапа:

• регистрация заявки покупателя

• оплата покупателем счёта

• резервирование товара на конкретном складе

• отгрузка товара покупателю.

Регистрация заявки покупателя производится согласно внутреннего регламента предприятия. Резервирование товара на складе может производиться как до, так и после оплаты покупателем счёта – как правило, исходя из максимальной суммы кредита, установленного для конкретного покупателя. Оплата покупателем счёта регистрируется на основании первичных документов «Приходный кассовый ордер» или «Строка выписки банка (приход)». Отгрузка товаров покупателю сопровождается первичными складскими документами «Реализация товарно-материальных ценностей» и «Счёт-фактура».

Розничная торговля с выпиской товарного чека. Розничная торговля обычно ведётся по следующей схеме: покупатель выписывает товарный чек, оплачивает в кассе покупку по этому чеку, кассир ставит отметку об оплате и по этому товарному чеку производится отгрузка товаров в торговом зале или на розничном складе. В данной схеме можно выделить следующие операции:

• перемещение товара на розничный склад или в торговый зал;

• выписка товарного чека;

• оплата в кассе;

• отгрузка товара.

Перемещение товара в торговый зал осуществляется с помощью первичного документа «Перемещение товарно-материальных ценностей». Покупателю выписывается товарный чек по установленной форме. Выручка кассы фиксируется первичным документом «Приходный кассовый ордер». Отгрузка товара сопровождается первичными складскими документами «Реализация товарно-материальных ценностей» и «Счёт-фактура».

Работа с удалёнными неавтоматизированными торговыми точками. При работе с удалёнными неавтоматизированными торговыми точками товар передаётся в неё для последующей продажи. Данная торговая точка является собственной торговой точкой и её продажи должны фиксироваться в соответствующих отчётах фирмы. В работе с такими точками принято выделять следующие операции:

• перемещение товара в неавтоматизированную торговую точку;

• приём выручки от неавтоматизированной торговой точки;

• проведение инвентаризации в неавтоматизированной торговой точке;

• фиксация факта продажи товара в неавтоматизированной торговой точке.

Перемещение товара в торговую точку фиксируется первичным документом «Перемещение товарно-материальных ценностей». Розничная продажа осуществляется с помощью неавтоматизированной (автономной) контрольно-кассовой машины (ККМ). В конце дня сдаётся отчёт о проданных товарах и кассовая лента, на которой пробиты соответствующие чеки, происходит приём выручки от ККМ (первичный документ «Приходный кассовый ордер». Иногда операция поступления денег и инвентаризация разнесены во времени - магазин каждый день передаёт выручку в кассу, а в конце недели или месяца проводит инвентаризацию и передаёт информацию об остатках товаров (первичный документ «Инвентаризация»), на основании которой оформляется первичный документ «Реализация». Отчётность по данной деятельности отражается установленной формой отчёта «Остатки товарно-материальных ценностей».

Приём товара на реализацию. Такая операция подразумевает комиссионную торговлю оптом или в розницу. С комитентом нужно при этом рассчитываться только за проданные товары. Данную операцию можно условно разбить на следующие этапы:

• поступление товарно-материальных ценностей на реализацию (первичный документ «Поступление товарно-материальных ценностей»;

• подведение итогов продажи товаров комитента;

• оплата комитенту;

• возврат товара комитенту.

Поступление товаров на реализацию от комитента отличается от обычного поступления товаров тем, что долг перед поставщиком образуется только после продажи товара. Товары, принятые на реализацию, могут быть, в свою очередь, переданы на реализацию третьим лицам и проданы ими. Факт продажи товаров комиссионером фиксируется первичным документом «Отчёт комитенту». Оплата комитенту может быть оформлена как наличными, так и безналичным расчётом (первичные документы «Расходный кассовый ордер» и «Платёжное поручение», регистрируемое затем документом «Строка выписки банка (расход)»). Сумма комиссионного вознаграждения продавцу может рассчитываться по разным алгоритмам (как правило, это процент прибыли или процент от объёма продаж).

Передача товара на реализацию. В рамках этой операции подразумевается. Что товар передаётся на реализацию комиссионеру, после продажи товаров комиссионер передаёт фирме отчёт о проданных товарах, и реализованный товар оплачивается комиссионером. Требуется контролировать правильность оплаты.

Операция разбивается на следующие этапы:

• отгрузка товаров на реализацию комиссионеру;

• регистрация факта продажи товаров комиссионером;

• оплата реализованных комиссионером товаров;

• переоценка товаров комиссионера.

Передача товаров на реализацию оформляется первичным документом «Реализация товарно-материальных ценностей (комиссия)». Оформление факта продажи товаров комиссионером осуществляется первичным документом «Отчёт комиссионера». В том случае, если комиссионер сообщает не о количестве проданных товаров, а о количестве оставшихся у него на реализации, сначала оформляется документ «Инвентаризация комиссионера». Оплата комиссионером реализованных товаров может быть оформлена наличными документом «Приходный кассовый ордер» или безналичными документом «Строка банковской выписки (приход)». Переоценка товаров комиссионера производится в ситуациях, когда товар, находящийся на реализации, необходимо переоценить.

Работа с подотчётными лицами. Например, в компании имеется сотрудник, который периодически производит закупку мелких комплектующих или канцелярских материалов в магазинах. На приобретение этих вещей сотруднику выдаются деньги подотчёт. После закупки сотрудник должен отчитаться за потраченные средства и вернуть в кассу неизрасходованные средства. Данная операция состоит из следующих этапов:

• выдача денег подотчёт сотруднику;

• отчёт сотрудника о приобретённых комплектующих;

• возврат неиспользованных средств;

Выдача сотруднику денег из кассы оформляется первичным документом «Расходный кассовый ордер». Отчёт сотрудника о приобретённых предметах фиксируется документом «Авансовый отчёт». Возврат неиспользованных средств фиксируется документом «Приходный кассовый ордер».

АНАЛИЗ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С ПОКУПАТЕЛЯМИ. АВС – АНАЛИЗ.

ABC-анализ в общем случае предназначен для оценки доли вкла­да некоторого параметра деятельности предприятия в общее зна­чение. С помощью этого метода можно строить рейтинги товаров, которые будут показывать, например, валидность того или иного товара по некоторому выбранному для оценки параметру (доход, приносимый товаром, доля участия товара в товарообороте). Можно оценить вклад групп покупателей в объем выручки от продаж, в получе­нии прибыли. То есть независимо от сути объектов результатом ABC-анализа является группировка объектов по степени влияния на общий результат.

Идея метода ABC-анализа строится на принципе Парето: «за большинство возможных результатов отвечает относительно не­большое число причин», в настоящий момент более известном как «правило 20 на 80». Применение метода состоит из нескольких шагов:

1. Определение объектов анализа: анализ по товарам, поку­пателям, менеджерам продаж и т.д.;

2. Определение параметра, по которому будет производиться анализ и классифицироваться результаты: прибыль, вы­ ручка, стоимость продажи, и др.

3. Вычисление заданного параметра для каждого объекта анализа, сортировка объектов по значению параметра в порядке убывания значений.

4. Определение условий принадлежности объектов к классам. Условия задаются в процентном соотношении доли объекта к общей сумме параметра. Например, для А класса это объекты, сумма долей с накопительным итогом которых составляет первые 50% от общей суммы параметров; для группы В - от 50% до 80%; для С - от 80% до 100%.

Выбранный параметр анализируется за некоторый выбранный период совершения хозяйственных операций. Значения результатов по АВС-анализу с течением времени предоставляют динамику принадлежности объектов к АВС-классам.

В корпоративных информационных системах, автоматизирующих бизнес-процессы торговых предприятий для ABC-анализа покупателей, могут быть использова­ны такие параметры оценки как сумма выручки и сумма прибыли.

Сумма выручки берется равной общей сумме продажи, включая все начисленные налоги. Сумма прибыли исчисляется как сумма продажи минус себестоимость, которая сложилась у партии на момент продажи. Это означает, что если строить АВС-анализ по продажам в течение месяца, то использовать параметр суммы прибыли для анализа некорректно, так как для ряда пар­тий продукции себестоимость будет рассчитана только в конце месяца.

ABC-анализ по продажам представляет интерес для следующего вида объектов: покупатели, номенклатура проданных товаров и менеджеры.

АНАЛИЗ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ С ПОКУПАТЕЛЯМИ. XYZ – АНАЛИЗ.

Взаимоотношения с покупателями, с точки зрения объема про­даж, можно классифицировать на стадии. Стадии могут быть сле­дующие: потенциальный покупатель, разовый покупатель, постоянный покупатель, потерянный покупатель.

Присвоение стадий взаимоотношениям с покупателями зависит от:

• анализа результатов взаимоотношений за некоторый период;

• стадии взаимоотношений, которая была зафиксирована на начало анализируемого периода.

Стрелками на схеме показаны возможные направления переходов из одного состояния в другое.

Стадия «Потенциальный покупатель» присваивается покупателю в самом начале работы с ним, когда никакой предварительной истории взаимоотношений с ним не было.

В стадию «Разовый покупатель» можно перейти только из стадии «Потенциальный покупатель» при условии, что количество про­изведенных им закупок за анализируемый период будет удовлетворять заданному для этой стадии диапазону значений. Напри­мер, от 3 до 10 закупок. Стадию «Разовый покупатель» можно миновать, если по данным финансового показателя продаж мы прошли порог вхождения в стадию «Постоянный покупатель». Если же ни в одну из стадий перейти не удалось покупатель остается в прежнем ста­тусе.

Стадия «Постоянный покупатель» характеризуется не количест­вом произведенных покупок, а более сложными условиями. Для покупателей стадии «Постоянный покупатель» применяется бо­лее детальная классификация по методу XYZ-анализа. Соответст­венно, необходимым (но не всегда достаточным) условием для перехода в эту стадию является принадлежность параметра XYZ-анализа одному из классов.

Основная идея XYZ-анализа состоит в группировке объектов анализа по мере однородности анализируемых параметров (по коэффициенту вариации). Таким способом можно оценить, на­пример, надежность клиента, равномерность покупок, стабиль­ность.

— значение параметра по оцениваемому объекту за i-ый пери­од,

— среднее значение параметра по оцениваемому объекту анали­за,

п — число периодов.

Значение квадратного корня есть не что иное, как стандартное отклонение вариационного ряда. Чем больше значение стандарт­ного отклонения, тем дальше от среднеарифметического значения находятся анализируемые значения. Стандартное отклонение - это абсолютная мера рассеивания вариантов ряда. Если стандарт­ное отклонение равно 20, то при среднеарифметических значени­ях 100 и 100 000 это будет иметь совершенно разный смысл. По­этому при сравнении вариационных рядов между собой исполь­зуют коэффициент вариации.

Применение метода состоит из нескольких шагов:

1. Определение объектов анализа. В данном случае XYZ-анализ применяется только к покупателям.

2. Определение параметров для анализа. Возможные варианты параметров в системе для этого, например, сумма выручки или сумма прибыли.

3. Определение периода и количества периодов, по которым будет проводиться анализ. Данный метод анализа имеет смысл если количество анализируемых периодов больше трех - чем больше количество периодов, тем более показательными будут результаты. При этом сам период должен быть не меньше, чем горизонт планирования продаж.

4. Определение коэффициент вариации для каждого объекта анализа, сортировка объектов анализа по возрастанию значе­ния коэффициента вариации. Присвоение объектам классов согласно значениям по XYZ-классификации.

Например, получив статус постоянного покупателя, клиент может, оставаясь в этой стадии, переходить из класса в класс XYZ-классификации в зависимости от значения параметра распределения. Например, если покупки постоянного покупателя упали до значений поку­пок разового покупателя, то стадия взаимоотношений может пе­рейти в состояние Z-класса постоянного покупателя, которое по смыслу можно определить как покупатель на стадии прекращения взаимоотношений.

В стадию «Потерянный покупатель» клиент может перейти либо если показатель XYZ-анализа не удовлетворяет ни одному из классов, либо за весь период не было ни одной покупки.