Лекции по курсу «Корпоративные информационные системы»
Лекция 1. Понятие о корпоративных информационных системах. Структура корпораций и предприятий в контексте процесса управления ими.
КОРПОРАТИВНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ – ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Корпоративной информационной системой (КИС) принято называть совокупность специализированного программного обеспечения и вычислительной аппаратной части, реализующую некоторый набор средств, автоматизирующих отдельные функции управления предприятием. Под этими функциями, как правило, понимается управление бизнес-процессами предприятия таким образом, чтобы увязать деятельность отдельных подразделений с движением финансовых и товарных потоков по всей технологической цепочке управленческих процедур.
Как следует из данного определения, корпоративная информационная система всегда существует в контексте некоторого конкретного бизнес-процесса предприятия. Под бизнес-процессом обычно принято понимать общую модель деятельности предприятия, выраженную в терминах внутренних и внешних связей. В рамках бизнес-процесса отображаются все объекты (сущности), процессы, правила выполнения операций, существующая стратегия развития, а также критерии оценки эффективности функционирования системы. Форма представления бизнес-процесса и уровень её детализации определяются целями моделирования и принятой точкой зрения.
Основой концепции современных КИС является схема, включающая комплексное управление финансовыми и товарными потоками, себестоимостью продукции и персоналом предприятия в разрезе этапов стратегического и оперативного планирования, управленческого и оперативного учета с выходом на бухгалтерский учет. Управление финансовыми потоками в стратегическом плане - это планирование доходов и расходов по разным периодам, планирование получения, распределения и поглощения привлеченных средств с учетом влияния внешних параметров (уровня инфляции, курсов валют, стоимости кредитов, ставки рефинансирования и т.д). Оперативное планирование представляет собой формирование совокупности финансовых планов и бюджетирования направлений деятельности. На этапе стратегического планирования управление товарными потоками представляет собой план выпуска и сбыта продукции для производственного предприятия или маркетинговый план закупок и продаж для оптовых торговых фирм. На уровне оперативного планирования товарных потоков концепция предусматривает увязку заключения договоров на поставку с планами запуска производства или осуществления закупок на основе системы календарей движения товарных и финансовых потоков. При этом товарные потоки рассматриваются с позиции всех точек продвижения, что позволяет моделировать любые схемы хозяйственной деятельности, вплоть до многоходовых бартерных сделок и оперативного управления движением по складам.
Основное назначение корпоративных информационных систем - оперативное предоставление непротиворечивой, достоверной и структурированной информации для принятия управленческих решений. Такие системы образуют единое информационное пространство всей деятельности предприятия, которая обеспечивается соответствующими его подразделениями или отдельными людьми, выполняющими определенные функции. В их числе - финансовый отдел, сбыт и снабжение, обслуживание клиентов, складское хозяйство и логистика; производственные подразделения. Часто к ним добавляются отделы кадров, планово-экономические и договорные службы предприятия, делопроизводство, бухгалтерия и т.д. Наличие в корпоративных системах управления встроенных средств и механизмов позволяет персонифицировано контролировать выполняемые операции, а также осуществлять доступ к информации и ее использование.
Основные задачи, выполняемые КИС в разрезе понятий стратегического и оперативного планирования, оперативного и бухгалтерского учёта, можно представить следующей таблицей.
|
Функции Этапы |
Управление финансовыми потоками |
Управление товарными потоками |
Управление себестоимостью |
Управление персоналом |
|
Стратегическое планирование |
Финансовое планирование, бюджетирование |
Товарный план закупок и продаж |
Бизнес-планирование |
Бизнес-планирование |
|
Оперативное планирование |
Финансовое планирование по контрактам |
Товарный календарь по контрактам |
Технико-экономическое планирование |
Персонификация деятельности по исполнителям |
|
Оперативный учёт |
Исполнение финансовой части контрактов |
Исполнение товарной части контрактов |
Мониторинг себестоимости |
Табельный учёт, наряды, учёт контрактов |
|
Бухгалтерский учёт |
Бухгалтерское разделение финансов |
Материальный учёт |
Учёт фактических затрат |
Расчет заработной платы |
Механизмы и особенности выполнения перечисленных задач зависят от модели бизнес-процесса, принятого на конкретном предприятии. Внедрение КИС имеет целью не только автоматизацию деятельности предприятия, но и изменение способа ведения дел, его модернизацию. В процессе внедрения КИС вся организация приобретает новое понимание своего бизнеса и отношение к нему.
Несмотря на различие моделей бизнес-процесса на различных предприятиях понятие КИС несёт в себе и ряд универсальных аспектов. Их легко понять, рассмотрев нижеследующие разделы данной лекции.
СТРУКТУРА КОРПОРАЦИЙ И ПРЕДПРИЯТИЙ
В самом общем случае корпорация представляет собой совокупность следующих составляющих:
-
высшее административное руководство и топ-менеджмент;
-
менеджмент отдельных направлений деятельности корпорации;
-
структурные подразделения;
Корпорации, структурные подразделения которых представляют в значительной степени самостоятельные самодостаточные отдельные предприятия, называются холдинговыми.
Среди структурных подразделений производственных предприятий всегда выделяются следующие отделы:
-
отдел поставок комплектующих/сырья;
-
отдел организации производственной деятельности;
-
отдел сбыта.
На большинстве предприятий деятельность всех подразделений тесно связана между собой. При этом географически подразделения могут быть существенно разнесены.
Структурное деление предприятия неизбежно предполагает и разделение информационных потоков на нём. Другими словами, руководители подразделений различного уровня получают информацию о том или ином аспекте деятельности предприятия из разных источников, в связи с чем информация может существенно различаться. Это и определяет необходимость внедрения на предприятиях интегрированных информационных систем.
Несмотря на это, внедрение так называемых КИС «масштаба предприятия» вовсе не означает тотальную централизацию всех сфер деятельности. В каждом подразделении может функционировать своя информационная система, решающая специфические задачи подразделения. Смысл интеграции заключается лишь в том, чтобы информация, поступающая к руководителю того или иного уровня оставалась актуальной и проходила как можно меньше «посредников».
ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
Классический процесс принятия руководством предприятия решений весьма сложен и включает в себя, в частности:
-
сбор, проверку и анализ информации,
-
подготовку возможных вариантов решений,
-
выбор решения (с учетом стратегии компании, краткосрочных и долгосрочных возможных последствий этого решения),
-
организацию его реализации,
-
учет,
-
контроль реализации,
-
анализ результатов,
-
выработку корректирующих воздействий.
Для обеспечения эффективного управления на современных крупных предприятиях существует специальное подразделение – информационно-аналитический центр (собственно, КИС автоматизируют прежде всего именно его деятельность). Его деятельность характеризуется следующими аспектами.
1. Очень желательно, чтобы информационно-аналитический центр подчинялся непосредственно генеральному директору и был его "штабом". Информация и связи, базы данных – вещи стратегические (имея их, легко восстановить фирму при любых катаклизмах), поэтому стратегическое подразделение руководитель должен подчинить себе, держать "при себе" и уделять ему достаточно времени и внимания.
2. Информационно-аналитический центр должен иметь высокий статус (лучше всего, чтобы его руководитель был замом генерального директора) и быть наделенным не только проектными (технологию сбора, обработки, хранения и использования данных, естественно, надо разрабатывать), но и контрольными функциями. В частности, речь идет о контроле за исполнением решений руководства.
3. В идеале все руководители подразделений и филиалов должны предоставлять генеральному директору не просто перечень проблем, а краткий анализ ситуации вместе с вариантами решения. Руководитель должен выбирать из предложенных вариантов решение – с учетом имеющейся у него информации, стратегии предприятия и особенностей текущего момента. При этом директор должен отказаться от искушения решать самостоятельно все проблемы, нужно создавать и прорабатывать общую технологию выявления и решения проблем.
4. Информационно-аналитический центр даёт руководству принципиальную возможность «поиграть цифрами» - «что будет, если мы одни мощности заморозим, другие демонтируем, а третьи начнем развивать?». Работая в режиме жестокого стресса, высокого риска, крайней неопределенности и постоянного дефицита времени на раздумья, управленец просто не может не совершать ошибки. Единый информационный центр создает фундамент для того, чтобы можно было развернуть «игровое поле руководителя», давая ему возможность моделировать как уже произошедшие («а что было бы, если бы я...»), так и будущие («а что будет, если я...») события.
5. Информация, предоставляемая информационным центром должна быть:
- минимальной – чтобы представить картину происходящего, надо выделить стратегически значимые переменные и факторы,
-
своевременной и регулярной – чтобы успеть внести коррективы,
-
простой для восприятия,
-
должна фиксировать отклонения,
-
персонифицированной (подстроенной под конкретную личность и ее особенности).
6. Управление представляет из себя многоуровневый и многомерный нетривиальный процесс, который нуждается в информационной поддержке, но вовсе не исчерпывается ею. Поэтому основная цель информационной системы состоит не в генерации верных решений, а в создании базы для принятия как можно меньшего числа ошибочных решений.
Подводя итог, можно, таким образом, выделить следующие функциональные подсистемы КИС
-
систему управления документами
-
средства работы с бумажными документами
-
средства поддержки принятия решений
-
средства стратегического планирования