11.3.Культура оформления документов

âделовом общении

Высокую культуру необходимо соблюдать во всех видах делового общения, в том числе и письменных, т.е. в служебной документации. Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Точность составления, например, текста договора, закрепляет результаты деловых переговоров и оказывает прямое влияние на деловые отношения. Или другой пример — многословность в деловом письме заставляет читать лишнее, растрачивать попусту время, что не может не сказаться на отношении к автору письма, на оценке его деловых качеств.

При составлении документов нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: кг, км, руб., коп., и т.п.

При составлении деловых документов употребляется набор устойчивых синтаксических конструкций.

Деловые документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

справочно-информационная документация;

справочно-аналитическая документация;

отчетная документация.

Организационно-правовая документация

Организационно-правовые документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность.

Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждений. Цель разработки организационных докумен-

372

тов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации; положение об организации, положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание и должностные инструкции.

Рассмотрим составление и оформление отдельных видов ор- ганизационно-правовых документов.

Устав Это правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации и учреждения. В зависимости от деятельности организации текст устава может содержать следующие разделы:

1.Общие положения

2.Акционерный (уставной капитал)

3.Порядок деятельности

4.Управление

5.Учет и отчетность; распределение прибыли

6.Прочие накопления

7.Прекращение деятельности

ÂУстав также быть включены и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

ÂУставе указываются: полное и сокращенное официальные названия организации, ее статус, почтовый адрес, наличие филиалов и дочерних фирм, предмет и цели деятельности; определяются размеры вкладов каждого учредителя в уставной капитал, условия увеличения (уменьшения) уставного фонда; устанавливаются цели, виды деятельности, механизм отношений организации с другими организациями в вопросах финансовохозяйственной деятельности; регламентируется состав органов управления и их полномочия; устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, а также порядок распределения прибыли; устанавливается порядок ликвидации организации и его реорганизации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа «УСТАВ», место составления документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.

373

Положение Видом организационно-правовых документов, на основании которого действуют государственные бюджетные организации, является Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, правовые положения, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различаются Положения об организациях и Положения о структурных подразделениях (службах).

Текст Положения об организации включает разделы:

1.Общие положения

2.Основные задачи

3.Функции

4.Права и обязанности

5.Руководство

6.Взаимоотношения и связи

7.Контроль, проверка и ревизия деятельности

8.Реорганизация и ликвидация

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, «ПОЛОЖЕНИЕ», дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Должностная инструкция Для эффективной работы и оптимизации делового взаимодействия каждому работнику необходимо четко знать правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, и ответственности — должностную инструкцию.

Текст должностной инструкции включает следующие разделы:

1.Общие положения

2.Должностные обязанности

3.Права

4.Ответственность

5.Взаимоотношения

На основе должностной инструкции определяются: порядок назначения на должность и освобождения от нее, непосредственное подчинение работника, квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); устанавливается конкретное содержание деятельности работника и его полномочия, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей, а именно право принимать определенные решения, само-

374

стоятельно подписывать документы в рамках его компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю и т.д. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. Как показывает практика, расплывчатые формулировки должностных прав и обязанностей, а также элементарное незнание их работником часто служит предпосылкой конфликтных ситуаций в организации.

Задача должностных инструкций — максимальная конкретизация функций работников с учетом общего объема работы и оптимального распределения обязанностей между сотрудниками коллектива.

Методика составления должностных инструкций может быть различной, например следующей:

(1)первый этап — беседа с персоналом организации, в ходе которой выясняются функции каждого сотрудника (как он себе их представляет);

(2)второй этап — беседа менеджера с непосредственными руководителями о функциях;

(3)третий этап —анализ полученных материалов каждого сотрудника. Возможен и другой вариант, когда вначале опрашивается руководитель подразделения, а затем — подчиненный.

На практике нередко руководитель сам составляет должно-

стную инструкцию, учитывая индивидуальные способности работника. Если это не вакантная должность, целесообразно уча- стие самого сотрудника в проектировании инструкции. С одной стороны, этого требует профессиональная этика, а с другой — непосредственный исполнитель обычно лучше, чем кто бы то ни был, знает в деталях содержание своей деятельности.

Должностная инструкция дает возможность получить стати- ческую картину содержания труда работника. Однако не менее важно выяснить, как выглядят те или иные функции в действии, например, сколько рабочего времени занимает выполнение того или иного задания. Единственным способом получения подобной информации является фотография рабочего дня. Результат подобных исследований представляет особый интерес для решения проблемы рационального распределения рабочего времени.

Фотография (или самофотография) рабочего времени — это последовательная регистрация в специальной карте затрат времени на все рабочие операции и перерывы. Хронометрирование отдельных операций имеет важное значение для выработки оптимальных норм на их выполнение. Смысл этих документов — в постоянном и умелом применении.

375