документа выделяют общие и специальные1. Ê общим функциям относятся:

информационная — любой документ создается для сохранения информации;

социальная — документ является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

культурная — документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплексах документов, на-

пример, исторических или дипломатических. Специальные функции документов:

управленческая — документ является инструментом управления; этой функцией наделены управленческие документы, специально создаваемые для реализации целей управления;

правовая — документ является средством закрепления и изменения правовых отношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты;

функция исторического источника — документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества; эту функцию документы приобретают после того, как выполнят свои оперативные функции и поступят

на хранение в архив.

Документы входят в систему документации в качестве ее элементов. Система документации представляет собой совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к ее оформлению.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на документы личного происхождения и официальные документы. Документы личного происхождения подразделяются на личную переписку, дневники, мемуары. Официальные документы в зависимости от обслуживания ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управлен- ческие, производственные, судебные и т.д.

11.2. Общие правила оформления документов

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа.

1 Ñì.: Организация работы с документами. Учебник. М.: ИНФРА-М, 1998.

364

Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Образец формуляра устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Набор реквизитов для любого из управленческих документов и их месторасположение устанавливаются на основе Государственного стандарта Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной информации». Всего установлено 29 реквизитов. Но так как их употребление зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораздо меньше.

Установлен следующий состав реквизитов

01. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, высших органов управления и др.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

04. Код организации

Код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа.

05. Код формы документа

Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

06. Наименование организации

Этот реквизит указывает в документе наименование организации, являющейся автором документа, оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименова-

365

нием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Все эти наименования даются в именительном падеже. Например:

Министерство финансов Российской Федерации Академия бюджета и казначейства

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

07. Справочные данные об организации

Этот реквизит указывают только в служебных письмах. Сюда могут входить: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телетайпа, телефона, факса, телекса. На письмах, относящихся к финансовым вопросам, может быть проставлен номер счета в банке.

08. Наименование вида документа

Этот реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами. Например: ПРИКАЗ, ÀÊÒ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ.

09. Äàòà

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 21 декабря 2007 года следует оформлять: 21.12.2007. Также дату можно оформлять в соответствии с международным стандартом: 2007.12.21.

В факсах, телеграммах и телефонограммах кроме даты проставляются часы и минуты.

10. Регистрационный индекс документа

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного письма. Оформляется следующим способом: на ¹ 02-13/36 от 04.09.2007. Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти копию инициативного письма.

366

12. Место составления или издания

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес.

Сокращение «г.» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

13. Гриф ограничения доступа к документу

Этот реквизит проставляется в случае, если документ содержит сведения ограниченного распространения, т.е. секретную или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки: «ДСП» («Для служебного пользования»), «Секретно», «Совершенно секретно», «Подлежит возврату вместе с ответом» и т.д. В коммерческих структурах на документах подобного характера обычно проставляются отметки «КТ» (коммерческая тайна) и «Конфиденциально».

14. Адресат

Реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке. Максимально этот реквизит может состоять из следующих составных частей:

(1)наименования учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);

(2)наименования структурного подразделения (в именительном падеже);

(3)указания должности получателя (в дательном падеже);

(4)фамилии, инициалов (в дательном падеже);

(5)почтового адреса.

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:

ООО «Тема» Отдел рекламы Начальнику отдела Иванову М.А. 117134 Москва ул. Строителей, 8.

15. Гриф утверждения

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор предприятия подпись Е.А. Тихонова 12.07.2007

367

16. Резолюция

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6 в следующем порядке:

Фамилия И.О. исполнителя Содержание поручения Срок исполнения Подпись руководителя Дата резолюции

Например:

Васильеву К.А. Подготовить проект контракта к 26.01.2007 подпись 11.01.2007

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

17. Заголовок к тексту

Реквизит обязателен для всех документов. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?» Например:

Приказ о приеме на работу Положение о бухгалтерии Протокол собрания акционеров

Должностная инструкция менеджера по кадрам

18. Отметка о контроле

Реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле — буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

19. Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательствами Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомен-

368

дации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Âраспорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующей на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

Âраспорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

Âсовместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа (приказываем, решили). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступали, постановили).

Âписьмах используют следующие формы изложения:

(1)от первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем на рассмотрение»);

(2)от первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

(3)от третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложений

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

21. Подпись

Подпись — это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

369

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Так же несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом слу- чае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования. Визы

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Оформляется следующим образом:

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись». Внутреннее согласование обычно называется визой. Виза состоит из

указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Например:

Но виза может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

370

23. Печать

Печати ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

24. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для придания ей юридиче- ской силы. Отметка о заверении копии состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно Инспектор личная подпись О.В. Белова 01.06.2007

25. Отметка об исполнителе

Реквизит необходим для оперативной связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров Иван Васильевич 924 45 67

26.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справоч- ных целях. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа.

Данный реквизит включает в себя слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ с указанием года.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

27.Отметка о поступлении документа в организацию

По возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:

АО «Эталон» Дата 27.06.2006 Вх. ¹ 14

28. Отметка для автоматического поиска документа

Реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные.

371